大數(shù)據(jù)時代對檔案管理發(fā)展的思考

姚君

【摘要】在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，越來越多先進技術和設備應用其中，促使檔案管理逐漸數(shù)字化發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，加強檔案管理數(shù)字化改革，積極面對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，有助于構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，提升檔案管理效率同時，促使檔案管理原有價值充分發(fā)揮。本文就大數(shù)據(jù)時代下檔案管理相關工作進行分析，明確新時期檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，提出合理的改革措施。

【關鍵詞】檔案管理;大數(shù)據(jù);檔案服務;數(shù)字化管理

引言

現(xiàn)代社會進步和發(fā)展下，信息技術以其獨特的優(yōu)勢廣泛應用到各個行業(yè)，在促進社會發(fā)展同時，也在很大程度上增加行業(yè)數(shù)據(jù)量，逐漸進入大數(shù)據(jù)時代。檔案管理作為企業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)人工檔案管理方式局限性較大，嚴重影響到檔案管理效率，不利于檔案資料潛在價值發(fā)揮。故此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，推動檔案管理數(shù)字化發(fā)展，可以降低人工勞動強度，提升檔案管理效率，為企業(yè)戰(zhàn)略管理提供可靠依據(jù)，帶來更大的經(jīng)濟效益。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)分析

（一）機遇

在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了不同程度上的變化，人們開始認識到檔案管理重要性，為新時期檔案管理事業(yè)注入了新的活力和生命力。隨著檔案資源類型多元化，檔案管理人員日常工作量隨之增加，如果仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案管理效率偏低，難以滿足企業(yè)管理和決策需要?；诖?，檔案管理部門應該充分履行自身職責，尋求合理措施和技術，從海量數(shù)據(jù)中挖掘有價值信息，提升檔案管理效率和質(zhì)量。

檔案管理人員應該提高大數(shù)據(jù)技術認知和重視，借助此項技術來輔助檔案管理工作開展，豐富檔案管理內(nèi)容同時，切實提升檔案管理效率。設立專門的檔案管理系統(tǒng)，對檔案資料分析管理，強化檔案管理部門職能，同時，降低工作成本，提升檔案管理效率。

（二）挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)企業(yè)單位檔案管理工作受到強烈沖擊，相較于西方國家而言起步較晚，適合采用傳統(tǒng)檔案管理模式，而在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作量大大增加，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被淘汰。尤其是電子檔案資料，無法使用人工管理模式，在一定程度上加劇檔案數(shù)據(jù)信息丟失，影響檔案管理效率。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案資料逐漸以電子文件為主，在信息技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)字化技術支持下，新時期檔案管理安全性面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。如果對電子檔案文件管理不嚴謹，可能受到外界不法分子入侵，病毒入侵系統(tǒng)，導致重要數(shù)據(jù)信息丟失，嚴重情況下可能帶來不可估量的損失。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的改革措施

（一）擴大大數(shù)據(jù)時代檔案管理宣傳范圍

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作發(fā)生了不同程度上的轉(zhuǎn)變，為了可以提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，首要一點是轉(zhuǎn)變檔案管理理念，依托于信息技術、網(wǎng)絡技術來推動檔案管理數(shù)字化改革，擴大大數(shù)據(jù)檔案管理教育宣傳范圍。通過宣傳，提升檔案管理人員的檔案數(shù)字化管理意識，深刻認識到大數(shù)據(jù)價值所在，推動檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展。定期組織檔案管理人員參與培訓活動，邀請專家進行演講，組織知識競賽活動，了解大數(shù)據(jù)技術基礎上，促使檔案管理人員可以養(yǎng)成良好的信息素養(yǎng)，提升檔案管理效率。此外，強化檔案管理部門職能，積極與其他部門溝通交流，明確大數(shù)據(jù)重要性，切實提升檔案管理信息化水平。

（二）推行云存儲和云服務

檔案管理中，積極迎合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，積極推行云存儲和云服務，可以改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，推動檔案管理更高層次發(fā)展。推動檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展，與其他企業(yè)積極建立合作關系，并增加資金投入力度，設立云存儲服務器，強化數(shù)據(jù)處理能力。與此同時，發(fā)揮云服務交互性，提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動檔案管理服務模式多元化發(fā)展。檔案管理云存儲和云服務同步發(fā)展，在網(wǎng)絡授權(quán)方式支持下，結(jié)合人們個性化需求選擇不同的管理方式，落實責任到實處，充分調(diào)動人員工作積極性，實現(xiàn)檔案資源的充分開發(fā)和利用，為企業(yè)管理和決策提供可靠依據(jù)。

（三）構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理數(shù)字化管理難度隨之提升，檔案信息資源種類多樣，依托于先進技術建立檔案信息資源平臺，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享和利用。結(jié)合企業(yè)實際需要，依托于前沿技術來改善檔案信息資源共享平臺的不足，及時有效整合檔案資源，豐富檔案信息資源共享平臺，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務。同時檔案管理數(shù)字化改革，從海量數(shù)據(jù)信息中挖掘有價值信息，納入檔案信息資源共享平臺，切實提升檔案管理工作效率。需要注意的是，明確新時期企業(yè)檔案管理需求，借助大數(shù)據(jù)技術挖掘有價值信息，并進一步分類處理，形成更具特色的智能化檔案服務，改進傳統(tǒng)檔案管理中的不足同時，切實提升檔案管理服務水平。只有這樣，才能實現(xiàn)檔案管理服務精確化處理，改善傳統(tǒng)粗放式管理模式不足，提升檔案管理效率和質(zhì)量，推動檔案管理事業(yè)朝著更高層次發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作發(fā)生了不同程度上的變革，面對大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇和挑戰(zhàn)，應該進一步推動檔案管理模式創(chuàng)新，在現(xiàn)代化技術支持下建立檔案信息資源共享平臺，降低人工勞動強度同時，切實提升檔案管理效率和質(zhì)量。