淺析如何做好辦公室的文秘工作

李玲梅

【摘要】辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)實(shí)際工作情況，而文秘工作水平和企業(yè)內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系，低效的辦公室文秘工作，會(huì)直接降低企業(yè)內(nèi)部管理水平。對(duì)此，企業(yè)要加大對(duì)辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當(dāng)前力公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質(zhì)，保證各項(xiàng)工作的順利開展，提高企業(yè)綜合管理水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性健康發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下，探究辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文秘工作;措施

辦公室在機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位中占據(jù)重要地位，在日常工作中，既要完成領(lǐng)導(dǎo)層面命令和要求的傳達(dá)，又要將基層工作開展情況反饋給領(lǐng)導(dǎo);既要對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，還要完成領(lǐng)導(dǎo)指派的對(duì)外交往任務(wù)。辦公室文秘是辦公室主要工作人員之一，其工作效果對(duì)機(jī)關(guān)單位的運(yùn)營(yíng)影響嚴(yán)重。因此，各單位應(yīng)注重辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提升。

一、企業(yè)辦公室文秘工作的重要意義

企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作進(jìn)行過程中，辦公室文秘崗位所開展的眾多工作事務(wù)，是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作順利開展提供鋪墊。辦公室文秘日常工作進(jìn)行中，需要做好會(huì)議的前期籌備工作、會(huì)議服務(wù)工作、信息收集和處理工作、督促檢查工作、公文寫作工作，為領(lǐng)導(dǎo)積極開展相應(yīng)的工作發(fā)揮良好的參謀助手作用。同時(shí)辦公室文秘積極開展各項(xiàng)工作，需要強(qiáng)化和領(lǐng)導(dǎo)的溝通，了解到領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求，充分有效推進(jìn)文秘工作的順利開展，同時(shí)還能夠有效延伸和拓展領(lǐng)導(dǎo)工作。比如說，當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出相應(yīng)的決策之后，辦公室文秘需要從會(huì)議的實(shí)際情況出發(fā)，草擬出相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)決策文件，并針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容進(jìn)行全面細(xì)致分析，采用書面形式進(jìn)行準(zhǔn)確的表達(dá)，在得到領(lǐng)導(dǎo)明確指示之后，向各單位、各部門下發(fā)決策內(nèi)容。同時(shí)辦公室文秘還需要針對(duì)各個(gè)單位、部門的意見和建議進(jìn)行全面充分的收集和反饋，為后續(xù)開展相應(yīng)的處理工作提供良好的參考。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的原則

作為辦公室中重要的工作人員，文秘工作的開展應(yīng)遵循以下工作原則：第一，遵循職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)自身工作提出嚴(yán)格要求，在對(duì)待煩瑣的日常工作時(shí)應(yīng)耐心、謹(jǐn)慎，認(rèn)真履行文秘工作的工作職責(zé)。第二，努力實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)道德素質(zhì)和工作技能的提升，有針對(duì)性地對(duì)辦公室工作進(jìn)行合理安排，提高工作效率。第三，堅(jiān)決服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)命令，做好上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)和溝通工作，確保辦公室內(nèi)部工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果每位辦公室文秘工作人員都能遵守各項(xiàng)規(guī)章制度和工作要求，辦公室文秘的工作質(zhì)量會(huì)得到大幅度提升。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

（一）提升學(xué)習(xí)能力

要樹立文秘良好的外在形象，講究文秘禮儀，提升學(xué)習(xí)能力是必不可少的。社會(huì)不斷變化發(fā)展，企業(yè)加快更新步伐，知識(shí)更是日新月異。做企業(yè)文秘如果死守原有經(jīng)驗(yàn)，就只能故步自封，逐漸被時(shí)代所淘汰。提升學(xué)習(xí)能力，一是要更新文秘相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。業(yè)務(wù)知識(shí)對(duì)任何職場(chǎng)人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。企業(yè)的發(fā)展是思路的更新，大到企業(yè)制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷發(fā)展變化的。作為辦公室文秘，只有接受新的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷更新才能真正做好企業(yè)的日常工作。二是學(xué)習(xí)政策理論?？梢哉f一個(gè)不熟悉國(guó)家方針政策，不了解時(shí)事行情，不清楚行業(yè)動(dòng)態(tài)的人是做不好企業(yè)文秘工作的。為此有些企業(yè)專門設(shè)立了理論研究部門，針對(duì)國(guó)家大政方針、宏觀調(diào)控動(dòng)向，為企業(yè)自身發(fā)展尋求更好道路和方向。企業(yè)辦公室文秘作為企業(yè)管理的助手，就是要懂政治、講經(jīng)濟(jì)、知法規(guī)，更要做到擅觀察、?？偨Y(jié)、勤分析。三是學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)管理。企業(yè)辦公室文秘作為日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領(lǐng)導(dǎo)思想的傳達(dá)者，很多時(shí)候需要“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”看待問題，這時(shí)就需要學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)“參謀”。

（二）獎(jiǎng)懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎(jiǎng)罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎(jiǎng)懲制度的合理完善，工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)將會(huì)被徹底激發(fā)，文秘人員對(duì)工作的自我要求和追求性也會(huì)得到提升。另外，獎(jiǎng)懲制度具有很強(qiáng)的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對(duì)今后工作的開展也能起到良好的促進(jìn)作用。在中央機(jī)關(guān)辦公室中，獎(jiǎng)懲制度的具體制定可根據(jù)工作人員的工作效能和實(shí)際效率來進(jìn)行，在獎(jiǎng)懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學(xué)性和合理陛，在制度制定完成之后，可進(jìn)行為期一個(gè)月的試用期，并對(duì)其進(jìn)行多次評(píng)測(cè)。

（三）激發(fā)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是企業(yè)不斷發(fā)展的原動(dòng)力，為了提高辦公室文秘工作質(zhì)量，要激發(fā)出辦公室文秘的創(chuàng)新意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，這主要是因?yàn)檗k公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機(jī)應(yīng)變，避免按部就班，要實(shí)現(xiàn)思想和行為的創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新意識(shí)，并體現(xiàn)在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵(lì)和引導(dǎo)文秘人員在實(shí)際工作中大膽創(chuàng)新，加大上下級(jí)之間的溝通和交流，營(yíng)造輕松和諧的創(chuàng)新環(huán)境;另一方面則是發(fā)揮出上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，將創(chuàng)新理念應(yīng)用到辦公室工作中，啟發(fā)和帶動(dòng)文秘人員的創(chuàng)新，進(jìn)而提高辦公室文秘工作的綜合質(zhì)量水平。

（四）關(guān)注辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)處理

企業(yè)辦公室文秘工作具有點(diǎn)多面廣、紛繁復(fù)雜的特點(diǎn)?！凹?xì)節(jié)決定成敗”是辦公室文秘工作的金玉良言。因此，辦公室文秘人員必須在日常工作過程中，在面臨復(fù)雜問題的情況下做好細(xì)節(jié)處理，這是提升辦公室文秘工作水平的關(guān)鍵所在。作為企業(yè)的辦公室文秘人員，首先要端正工作態(tài)度，在謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)下扎實(shí)而認(rèn)真地開展相關(guān)工作，在正確對(duì)待多樣化辦公室文秘工作的前提下，堅(jiān)持對(duì)辦公室文秘工作細(xì)節(jié)的全面關(guān)注，做到對(duì)辦公室文秘工作質(zhì)量的先決性保障。其次，辦公室文秘人員要采取“身體力行”的方式認(rèn)真對(duì)待工作的過程、細(xì)節(jié)和關(guān)鍵，帶動(dòng)辦公室文秘的同事和相關(guān)人員形成關(guān)注工作細(xì)節(jié)的“小氣候”和工作習(xí)慣，在辦公室文秘工作范圍內(nèi)建立起嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)的工作作風(fēng)，進(jìn)而為辦公室文秘工作的開展、企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理工作的順利進(jìn)行提供基礎(chǔ)性、細(xì)節(jié)性的支持。最后，辦公室文秘人員要正確對(duì)待企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交付于自己的工作。

（五）把握辦公室工作的重點(diǎn)

辦公室文秘工作需要和多個(gè)部門、單位人員進(jìn)行溝通和交流，為充分開展相應(yīng)的協(xié)作工作，提供良好的前提條件。文秘人員往往自身缺乏良好的服務(wù)意識(shí)，影響到書面日常事務(wù)的實(shí)際處理效果，并且在日常工作過程中找不到工作重點(diǎn)，無法在短時(shí)間內(nèi)迅速掌握工作信息，這樣會(huì)影響實(shí)際工作質(zhì)量。文秘工作人員需要從實(shí)際工作出發(fā)，盡可能尋找到工作重點(diǎn)，具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，在實(shí)際工作中主動(dòng)服務(wù)。

（六）創(chuàng)建文秘升職考核制度

在提高文秘工作質(zhì)量的方式上，創(chuàng)建文秘升職考核制度是十分必要的。辦公室文秘人員工作內(nèi)容關(guān)系著整個(gè)政府組織機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)隋況，對(duì)政府組織機(jī)構(gòu)發(fā)展有很重要的影響。在文秘人員繁忙的工作中，工作量多且按部就班的工作內(nèi)容對(duì)文秘人員工作態(tài)度具有消極作用。政府組織機(jī)構(gòu)應(yīng)為文秘人員創(chuàng)造自身職業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)，在對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)后使他們?cè)谟邢薜臅r(shí)間內(nèi)保證完成工作。通過員工工作態(tài)度與工作質(zhì)量對(duì)其進(jìn)行考核，給予文秘人員升職的機(jī)會(huì)，將考核設(shè)置為半年左右一次，使文秘員工主動(dòng)提高自身工作水平。政府組織機(jī)構(gòu)針對(duì)考核結(jié)果選出綜合能力較強(qiáng)的文秘人員，賦予他們更加重要的工作崗位，增加員工自信，有效提高文秘人員工作積極性，使他們?cè)诓粩嗯嘤?xùn)考核的過程中提高工作水平，為政府組織機(jī)構(gòu)創(chuàng)造更多價(jià)值。

結(jié)語

關(guān)于如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量本文已給出具體的策略，首先要從文秘人員自身思想素質(zhì)出發(fā)，提高其對(duì)工作重視程度。政府組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵(lì)文秘工作，并適當(dāng)對(duì)文秘崗位進(jìn)行政府組織機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)工作效率。利用現(xiàn)代信息化建設(shè)推進(jìn)文秘工作模式，使政府組織機(jī)構(gòu)發(fā)展符合科技進(jìn)步。文秘工作作為政府組織機(jī)構(gòu)辦公室重要工作崗位，要不斷提升其職業(yè)素養(yǎng)與工作水平，加強(qiáng)工作責(zé)任感，協(xié)助政府組織機(jī)構(gòu)各部門工作快速發(fā)展。