關于人社局檔案管理工作的實踐與認識探討

孫明陽

摘 要：隨著經濟社會的快速發展，我國的事業單位也正在向良好的方向發展，而屬于事業單位其中之一的人社局也呈現出了良好發展的態勢。然而，發展得越好，所暴露出來的問題就越來越多，如何提高檔案管理的工作效率和水平，為群眾提供高效、優質、便捷的一站式服務，是新時期人社檔案工作發展的新理念和新目標。本文將從人社局的現狀開始展開討論，并找到方法順利解決問題。

關鍵詞：人社局;檔案管理;專業素質;信息化;數字化建設

人社局指的就是人力資源和社會保障局，主要就是保障我國人民的各種社會福利，促進我國人民的就業工作，把為人民服務作為宗旨。而其檔案管理工作則是進行民生服務的工作重心所在，檔案管理主要指的是人事資源的匯總，能夠通過該單位聯系各個企業，然而問題的暴露直接制約了人社局檔案管理工作的有效開展。人社局最重要的職責之一就是要對其眾多的檔案進行歸納與整理，只有在整理好的基礎上，才能夠清晰明了地找出問題并為人民更好地排憂解難。而目前來看，對于檔案整理這一事情，仍存在著很多的問題，這急需我們能比較準確地找到問題所在并根據問題做出相應的對策。

一、人社局檔案管理工作的現狀與問題

1.檔案管理工作比較分散

由于人社局所要保管的檔案非常多，因此檔案室的數量十分龐大，并且都分散在不同的地方。由此，而引發出了第一個問題：人社局的檔案不能進行集中地統一管理。在查詢資料的時候，會顯得非常的混亂，沒有頭緒，使得檔案人員無從下手。同時，每一個檔案室都配備了電腦、除溫機、檔案用具等設備，這也便存在著重復管理、重復投資、重復建設等等問題，造成了資源的嚴重浪費。除此以外，檔案室所需要的房間數量特別多，從而導致辦公用房有些緊張，人社局有時候甚至需要去外面租賃檔案室。

2.檔案管理工作尚未進入數字化階段

當前，基層人社部門檔案管理主要還是對紙質實體檔案進行整理歸檔，多為手工檢索。在如今，信息化的時代已經到來，伴隨著計算機的大面積普及與應用，檔案管理也逐漸從以前傳統的人工檢索演變成現在的計算機檢索。但是，目前人社局的檔案目錄數據庫的建設依舊缺乏一個能夠統一規范的標準。某些地方的人社局采用的是從市面上買來的辦公軟件，而有的人社局采用自己開發的軟件，不管是哪一種，都沒有達到全數字化的管理，這對于使用者來說，非常不利于開展檔案查找的工作。

3.檔案管理人員專業素質較低

人社局的檔案管理工作是一項具有政策性、技術性與專業性的工作，因此，這就要求檔案管理人員需要具備良好的專業素質。人社部門，檔案管理專職人員較少，從業人員多為兼職，缺乏專業的檔案管理經驗，制度建設、人才培養等方面明顯滯后。一般來說，人社局都會配備專職的檔案管理人員與兼職檔案管理人員，而兼職檔案管理人員在其中占據了很大一部分的比例。然而，兼職檔案管理人員只有有限的幾個名額，并且對于應對其他的日常事務有些力不從心，并沒有足夠充足的時間與精力能夠仔細地完成檔案整理的工作，因此，在檔案管理的過程中很容易會出現問題。在大多數的情況下，對于有待整理的資料一般都采取突擊的方式，再加上兼職檔案管理人員都是實習大學生，檔案管理又比較枯燥無聊，工作量又極大，因此歸檔工作一般都是草草了事，無法保證檔案管理的質量。

二、加強檔案管理工作的有效措施

1.加強基礎設施建設，集中檔案的統一管理

整合人社系統各業務經辦機構的檔案室，按照“統一管理、分類保存”的原則，在縣局級層面上建立人社系統標準化檔案室，對從業人員、設備、場所等資源進行整合，對所有檔案實行統一管理。人社局要重視檔案管理這一工作，加大其檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會都意識到檔案管理的重要性，努力并且積極地爭取市委、市政府以及編制部門對檔案管理工作的重視，從而市委或市政府就會給予一定的資金以及人力支持，從根本上解決檔案管理該工作當中所存在的人員、資金、庫房的緊缺問題。與此同時，人社局可以爭取成立一個大型的綜合檔案室，這有利于檔案的統一管理，并且也能避免出現重復管理、重復投資、重復建設的現象，杜絕資源浪費的行為。

2.加強數字化建設，實現檔案管理資源共享

人社局需要對檔案目錄數據庫的建設建立一個能夠統一規范的標準，要加強制度建設，實現檔案的規范管理。人社局可以建立一個操作性比較強并且具有科學性的檔案管理系統，該系統能夠有利于檔案的形成、整理、保管與利用等等工作環節的順利進行，有效地加快檔案管理信息化建設的腳步，這離檔案管理全數字化的目標又近了一大步。

3.加強培訓，提高檔案管理人員的專業素質

人社局首先要配備足夠的檔案管理人員，專門進行檔案管理的工作，分工明確。人社局應該定期組織對檔案管理人員的培訓與學習，讓這些檔案管理人員能夠更好地掌握檔案管理所要具備的知識。與此同時，人社局不僅要教會檔案管理人員如何開展工作，更重要的是要培養他們的責任意識，讓他們清楚地認識到這份工作的重要性，提高檔案管理人員的工作熱情，端正工作態度，只有這樣，才能夠提高人社局檔案管理的效率。

三、結論

我們要重視人社局的檔案管理，經過對人社局檔案管理的現狀與問題探討，從而找到了相應的解決辦法。只有在完善了人社局的檔案管理之后，才能夠更好地為人民服務，在人民有問題的時候，及時將檔案整理出來，了解情況并做出相應的處理，給人民一個滿意的答復。這不僅符合時代發展的必然要求，并且很好地履行了人社局的宗旨，更好地服務于大眾。

參考文獻：

[1]王冠一.淺談現代化檔案管理的創新[J].赤子（上中旬），2017（01）：166

[2]劉芹.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].黑龍江檔案，2012（03）：108

[3]侯安文.基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討[J].蘭臺內外，2019

[4]賈洪慧.論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管[J].辦公室業務，2014