淺議大數據時代高校檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

文/王青干

以人工智能、社交媒體等為典型表現的信息時代，對當下社會生活帶來了顛覆性的影響，這其中，大數據起到了核心作用。高校檔案工作應當以大數據時代為契機，創(chuàng)新發(fā)展思路，積極參與學校信息化建設，充分發(fā)揮館藏檔案資料的信息優(yōu)勢，為學校發(fā)展和社會進步提供智力支持

在人類文明的進程中，作為以人類經驗總結、規(guī)律認識、歷史延續(xù)等為主要內涵和特征的檔案事業(yè)發(fā)揮了重要作用。在大數據的時代大背景下，作為高新科學技術發(fā)展的搖籃和實驗室的高等院校，自然也應該站在這個時代的前列。近年來，高校在人才培養(yǎng)、學科建設、科學研究及社會服務方面產生的信息數據呈現指數級增長。這些數據體量巨大、種類繁多、更新快速，給高校管理部門，尤其是作為歷史記錄和信息資源采集的檔案部門和檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，也提供了發(fā)展的機遇。

第一，創(chuàng)新思維方式，從整體、全局的思路出發(fā)，用發(fā)展的眼光制定檔案部門的發(fā)展戰(zhàn)略

大數據時代背景下，構成高校主要組成部分的學生、教師、教輔人員，都會在工作過程中產生大量的信息數據。其中學生的學籍、選課、成績、圖書館利用和服務、網絡服務（微博、微信等社交媒體以及互聯(lián)網教育）等依靠數據信息作為基礎；教師的基本信息、網絡教學方式等等也離不開數字數據的支撐；而保證教育教學活動順利開展的業(yè)務單位和服務單位等教學輔助機構，也需要數據信息作為依據和手段。換句話說，當下高校各項工作的開展都是以數據作為最基本的資料，因此數據信息龐博而雜亂，難以用傳統(tǒng)的分類方式進行處理。

為此，作為重要信息、數據永久保存的檔案部門和檔案工作者，一定要轉變思維方式和工作方式，樹立大檔案、大數據、大資源的思想意識。即資料信息的保管要從館庫實物存儲轉向數據、信息資料倉庫；從提供資料查閱轉向提供數字資訊服務；從管理紙質實物資料轉向數據信息處理等等。

在具體工作方式上，要統(tǒng)籌協(xié)調。大數據不但技術涉及多個學科和部門（不僅數據需要不同部門的技術支持，而且數據資料資源來源于不同部門），更重要的是數據資源的挖掘、分析、存儲和利用也涉及到方方面面的利益。因此，高校必須明確檔案部門、信息化部門等不同部門之間的職責和任務，提供必要的條件使它們對數據資源的采集和利用做到暢通無阻。為此，學校各個職能部門應密切合作，協(xié)作配合，避免出現信息孤島的消極現象。具體說來，應以檔案部門為中心之一，開展數據信息資源的共建共享，共同建構高校大一統(tǒng)的信息資源體系，為學校的發(fā)展提供有力的智力支撐和信息保障。

第二，以供給、需求為雙導向，充分挖掘檔案資源和用戶資源，用更優(yōu)質的資源，更好地服務高校與社會發(fā)展

長期以來，傳統(tǒng)檔案館（包括高校檔案部門）采取的都是“供給導向”的工作模式。在保密思維模式的影響下，檔案部門和檔案工作者往往從自身業(yè)務供給的角度出發(fā)為用戶提供服務。換句話說，就是有什么樣的內容就提供什么樣的服務，這就造成了用戶常常面臨著“提供的服務不需要，需要的服務找不到”的尷尬境地。隨著大數據在社會領域應用優(yōu)勢的不斷凸顯，無論對于檔案部門的檔案供給還是用戶需求，都提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

如果將檔案部門及檔案工作者和檔案用戶比作市場經濟中的供給方和需求方，則我們不僅要進行供給側的改革，還要進行需求方的培養(yǎng)，這樣才能激活檔案事業(yè)的活力，更好地為學校教育的發(fā)展和社會的進步提供更好的服務。對于檔案部門和檔案工作者來說，如果工作業(yè)務不能向數據分析、數據挖掘方向轉移，做好館藏海量資源的分析與處理，那么檔案事業(yè)將會失去未來的發(fā)展機會，甚至會失去存在的意義，從而日益在學校職能部門中不斷被邊緣化、被遺忘。另外，檔案部門和檔案工作者的服務理念還要實現從供給導向到需求導向的轉變。檔案部門和檔案工作者借助大數據技術，通過對檔案用戶身份記錄、信息檢索和利用記錄等結構化數據及存儲行為、搜索方式、行為軌跡等數據進行分析，有效發(fā)現用戶的需求信息和需求趨勢，可以實現檔案的多元化和個性化服務。因此，檔案部門和檔案工作者的服務理念要實現“以用戶的需求為導向”，充分挖掘和利用各方面的資源和能力來滿足用戶的需求。為此，檔案館要確立用戶在其服務體系中的主體地位，以用戶為中心，以需求為導向，利用大數據對用戶行為中的信息進行挖掘，尋找其隱性需求，從而實現資源密集型向服務主導型的轉變，更好地配合學校各項教育教學以及科學研究等各項工作的開展。

大數據時代的到來，不可避免地沖擊著傳統(tǒng)檔案部門和檔案工作者的生存模式和發(fā)展空間，如何在急劇的社會轉型過程中密切配合并在一定意義上積極參與高校的信息化建設，這是高校檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵所在，也是所有檔案工作者必須要正視的一個問題。