大數據時代背景下的檔案管理工作探討

摘要：隨著社會的不斷發展，大數據時代來臨，檔案工作者每天面臨著紛繁復雜的數據，數據管理變成了一項艱巨的任務。檔案管理行業以保存社會原始數據為己任，為社會各界及時提供有用的數據。但是由于大數據時代下，社會每天產生龐大的信息數據，數據的種類也越來越多。那么，如何在大數據背景下將檔案管理工作做好，是我們今天需要討論的問題。

關鍵詞：大數據 信息技術 檔案管理 信息安全監管

傳統的檔案管理辦法是由檔案管理員將得到的數據進行整理、分類、做好標記，再將同一類數據放在一起保存。但是當前時代下，我們所得的數據不一定是單一的，而依靠傳統的檔案管理辦法，有一些重疊性數據就無法進行分類。所以，我們必須想出新辦法來進行檔案管理工作。傳統的檔案管理辦法一般都是紙質的，利用檔案袋分門別類地區分開來。而現如今，我們獲得的數據大多數是圖片、音樂、視頻等電子內容，要想對這些數據進行保存和管理，紙質版的管理辦法不可取，只能利用新的檔案管理手段。

一、大數據技術及其引入檔案管理的必要性

城市建設離不開檔案管理，企事業單位的發展離不開檔案管理。檔案館作為檔案的保存地，它儲存著大量的信息資源，而這些信息資源可以助力社會發展和企業壯大。但是，由于管理模式比較落后，人才的欠缺等問題，檔案館里很多優質的資源沒有被開發。就拿企業來說，檔案管理至關重要。比如某企業的廠房需要進行維修，這時候只要將該廠房建造時，把之前幾次維修時候的數據拿出來，就能迅速查漏補缺。但是，很多時候，因為傳統的檔案管理手段比較粗糙，又多是利用紙質版的圖紙等內容進行儲存，很可能需要數據的時候難以找到，這時就需要引入電子設備。大數據背景下，需要查找的內容很多，如果靠以前人工翻閱查找，效率非常低，但是如果利用辦公軟件，想要查找數據，是非常方便的。所以，大數據時代下，利用電子技術來幫助檔案管理是非常有必要的。

二、大數據時代背景下的檔案管理工作策略

（一）利用網絡打造平臺，提升檔案管理信息安全

大數據時代背景下的檔案管理，必須依靠網絡平臺。打造一個管理者能共同使用和管理的共享中心是非常有必要的。首先，將需要進行檔案管理工作的單位進行數據化改造，搭建數據平臺，將該單位的工作內容電子化，并上傳到公共平臺上。其次，將平臺開放給檔案管理工作者，使他們能夠快速地查閱平臺上的數據內容，也方便將新的數據進行分類再歸入到平臺上。同時，平臺的安全必須得到保證，非管理人員需要獲得權限才能進入信息中心，這樣能有效保證信息不外泄。

（二）嚴格大數據背景下檔案管理的準入制度及管理機制

檔案管理是對數據的保存和利用，是勞動者的勞動結晶。所以，針對大數據背景下的檔案管理，其準入條件應該提高。檔案管理的數據平臺并不是所有人都可以進入的，應該提高準入標準。在進行檔案管理的同時，應該為平臺安裝防火墻，警惕黑客的網絡入侵，不能讓數據泄露出去。將平臺上的數據進行法律責任的劃分，如果出了問題需要找到責任人來解決，這種問責機制可以讓管理人員更加用心地去保存和保護數據。

（三）建立有效的大數據背景下檔案管理監管體系

針對大數據背景下的檔案管理工作，政府部門應該加大對檔案管理工作的投入，包括硬件和軟件內容的投資，同時，也應該加強培養檔案管理人才，加強檔案管理人才的儲備力量，不斷擴充管理人才隊伍，對管理人員進行定期的培訓和教育。檔案管理人員更應該加強互聯網和電子技術的學習能力，利用先進的科學技術來為檔案管理做出貢獻。建立有效的監管體系，可以幫助挖掘檔案中數據所蘊藏的巨大寶藏和潛力。

三、結語

我們要明白，在大數據時代進行檔案管理，是想從大數據中得到什么，否則，為什么要花這么多人力物力來進行數據管理。檔案資源豐富，如果沒有明確的目標，很容易變得迷茫。同時，檔案信息的資源開發很可能會導致數據的泄露和丟失，所以我們在進行檔案管理的時候一定要注重對數據的保護，更要嚴格大數據背景下檔案管理的準入制度，明確法律責任的劃分，使得檔案數據為我們所用，利用數據來挖掘更多有用的知識和內容。

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（作者簡介：張麗杰，女，本科，內蒙古興安盟科爾沁右翼前旗委員會巡察領導小組辦公室，中級館員，研究方向：檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）