淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與問(wèn)題

趙勁松

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化的時(shí)代。傳統(tǒng)繁冗大量的檔案整理工作也不再適合信息高速發(fā)展的今天，因此，如何進(jìn)行檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，為檔案整理工作帶來(lái)便捷的同時(shí)又能夠減輕檔案工作人員的工作壓力，是檔案管理部門應(yīng)該思考的問(wèn)題。本文基于檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，分析了檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的問(wèn)題，以及檔案數(shù)字化建設(shè)的必要，最后針對(duì)建設(shè)工程中出現(xiàn)的問(wèn)題簡(jiǎn)單地談?wù)勛约旱挠^點(diǎn)與建議。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；問(wèn)題；意義

信息化時(shí)代的到來(lái)，要求著許多傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型，以便能夠適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展。對(duì)于檔案整理工作來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)是創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案整理模式，利用科技將實(shí)體化的檔案數(shù)字化建設(shè)，既能夠適應(yīng)這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，又有利于檔案的保存。對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，并解決檔案數(shù)字化建設(shè)工程中遇到的問(wèn)題。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

所謂數(shù)字化，是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，或把語(yǔ)音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的一種綜合性技術(shù)[1]。數(shù)字化建設(shè)檔案的整理工作，主要有以下幾點(diǎn)意義：

1.1 有利于實(shí)體檔案的安全保存

檔案文件的數(shù)字化建設(shè)后，所有實(shí)體的檔案文件都被數(shù)字化形式傳輸至網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)體檔案可以直接封存起來(lái)，保證其不被損壞或遺失。

1.2 檔案的便捷式管理

以數(shù)字化形式將檔案保存在計(jì)算機(jī)中，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在數(shù)字化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化的檔案管理[2]，方便檔案管理人員的隨時(shí)調(diào)取、遷移以及整理。減少了工作人員的工作量，提高了檔案管理工作的效率。

1.3 建立檔案信息庫(kù)

檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以使每個(gè)檔案館借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)建立自己的檔案信息庫(kù)，有利于各檔案館之間的檔案資源共享。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)工作中遇到的問(wèn)題

盡管現(xiàn)在科技手段已經(jīng)比較成熟了，但在檔案數(shù)字化建設(shè)的工作過(guò)程中，或多或少的遇到了一些問(wèn)題。

2.1 數(shù)字化檔案存在安全隱患

檔案的數(shù)字化工作是一項(xiàng)大工程，由于之前缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，在數(shù)字化建設(shè)中，許多的紙質(zhì)文件可能因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏漏沒(méi)有被記錄在網(wǎng)絡(luò)上，造成一些資源的缺失，再加上檔案館數(shù)字化是將紙張上的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，電子信息遠(yuǎn)比紙張上的信息容易大面積的轉(zhuǎn)移[3]。一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上可能會(huì)被盜取用于其他用途。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才

由于多數(shù)檔案整理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)模式下的檔案整理工作，對(duì)于檔案的數(shù)字化管理缺乏一定的專業(yè)理論知識(shí)，對(duì)于數(shù)字化管理的軟件操作流程會(huì)不太熟悉，容易造成工作人員在管理檔案時(shí)出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)失去了原有的意義。

2.3 數(shù)字化建設(shè)依賴于科學(xué)技術(shù)

檔案的數(shù)字化建設(shè)會(huì)使檔案的整理工作對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)依賴性增強(qiáng)。由于當(dāng)前的軟件發(fā)展速度非常之快，軟件需要常常的更新，修復(fù)其中的漏洞。這對(duì)檔案的管理工作來(lái)說(shuō)有一定程度的影響，并且會(huì)加大檔案對(duì)于技術(shù)的依賴，遇到一些斷網(wǎng)或者斷電的突發(fā)情況時(shí)，管理系統(tǒng)無(wú)法使用，檔案管理工作不得不停止。

3 有效解決檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的措施

3.1 加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程消除安全隱患

檔案的數(shù)字化建設(shè)工作總體上來(lái)看是一項(xiàng)深化檔案利用作用的有益工作，是一項(xiàng)構(gòu)建檔案共享的有效措施。因此，加快檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程對(duì)于檔案館的發(fā)展有一定程度的影響。檔案管理部門可以在檔案的數(shù)字化建設(shè)上投入大量資金，請(qǐng)專業(yè)的軟件系統(tǒng)研發(fā)人員，根據(jù)檔案館的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)一套適用于檔案管理工作的系統(tǒng)，重點(diǎn)保障系統(tǒng)的安全性能，并開(kāi)始在多地區(qū)開(kāi)始進(jìn)行試點(diǎn)工作，記錄檔案數(shù)字化建設(shè)后的工作，在這項(xiàng)工作取得較成功的經(jīng)驗(yàn)后，可以在各地開(kāi)始全面試點(diǎn)。

檔案管理系統(tǒng)的安全性是研發(fā)人員在開(kāi)發(fā)軟件中，要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。在數(shù)字化建設(shè)前期的硬件工作做好后，在進(jìn)行實(shí)體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)，嚴(yán)格規(guī)范工作流程，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。只有從思想上重視檔案的安全問(wèn)題，才能夠在實(shí)際工作中順利開(kāi)展對(duì)于檔案信息的保密。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案專業(yè)管理人才的培養(yǎng)

首先，檔案館應(yīng)該投入一定的教學(xué)資金邀請(qǐng)專業(yè)的數(shù)字化管理人員為檔案館的工作人員進(jìn)行管理方面的培訓(xùn)工作。讓適應(yīng)于傳統(tǒng)檔案管理工作的人員從思想上開(kāi)始轉(zhuǎn)變，讓工作人員意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，以及檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案管理工作帶來(lái)的益處。與此同時(shí)，也能夠?qū)W習(xí)到專業(yè)的數(shù)字化管理知識(shí)，并對(duì)檔案數(shù)字化管理的工作流程有所認(rèn)識(shí)與學(xué)習(xí)。

其次，檔案館可以加強(qiáng)對(duì)工作人員的實(shí)際系統(tǒng)操作培訓(xùn)，定期檢測(cè)工作人員的檔案管理系統(tǒng)實(shí)際操作，保障每一位工作人員都能夠使用檔案管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行日常的工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合全文來(lái)看，在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，如果檔案管理工作要想長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須得跟上時(shí)代的步伐。檔案的全面化數(shù)字建設(shè)是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。因此，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)提起重視，加快檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，重點(diǎn)關(guān)注檔案信息的保密安全性，加大對(duì)檔案數(shù)字化管理專業(yè)人員的培訓(xùn)，從而能夠使檔案數(shù)字化建設(shè)充分發(fā)揮出它的作用與優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作的工作效率，使各檔案館所的檔案資源能夠共享，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]周映艷.檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].城建檔案，2018（05）：21-22.