關于機關檔案室文書檔案整理中存在的問題分析及解決方法探討

陳思穎

摘 要：文書檔案指的是已經(jīng)辦理完結束，在機關活動中形成的文件材料。整理指的是將辦理結束的，具有使用價值的文書檔案以件或者卷的形式對其進行分類、編號、排列等，讓其成為有順序的過程，文書檔案最關鍵的環(huán)節(jié)就是收集上乘的文件材料，保管以及利用下續(xù)的文書檔案。本篇文章主要介紹了在機關檔案室文書檔案整理過程中所存在的問題，并給出相應的解決對策。

關鍵詞：文書檔案；整理檔案；解決對策

國家檔案局在2016年進行發(fā)布并修訂了歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015），（以下簡稱《規(guī)則》），《規(guī)則》是對基礎性檔案工作行業(yè)的進一步規(guī)范和整理，它借鑒了傳統(tǒng)立卷方法、在合理做法的基礎上，從機關工作的實際出發(fā)，規(guī)定了文書檔案保存的整理規(guī)則，規(guī)定文件整理的保存模式要以件為單位。作為機關檔案室工作的一員，應結合當前工作現(xiàn)狀和大家一起對檔案室檔案整理中遇到的常見問題進行全面分析，并給出相應的解決對策。

1 機關檔案室文書檔案整理中的常見問題

1）檔案歸檔范圍不明確。首先，由于一些單位檔案員工作崗位不穩(wěn)定，且有些并不是檔案專業(yè)的工作人員，對本單位編制的《文書檔案保管期限表》的內容也不是十分了解，對所需歸檔的資料和文件不太明確，導致整理工作量龐大。此外，上級機關對本單位的意見與批復在整理過程中較為混亂，導致有些重要的文件丟失，查找不到。

2）部分文件跨年度歸檔。在檔案資料上會標注有多種類型的時間，如批準日期、成文日期、收發(fā)日期等，對于年初和年底下發(fā)的文件應當格外注意，部分單位在年初所下發(fā)的文件，實際上批準的時間缺位去年的年底，這樣有時會讓工作人員誤認為是新一年的歸檔文件。

3）文件頁碼編寫不準確。新的歸檔文件通常以件為單位，本身就標有固定的頁碼，因此在歸檔時采用的是原頁碼，檔案的背面不在進行重新標注。而有些資料是按照奇數(shù)頁或是偶數(shù)頁標注的方式進行歸檔的，對于紙張較大的檔案資料來說，有時還要根據(jù)實際情況，修訂原有頁碼，重新進行標記，這樣一來就容易引起錯號、漏號和跳號的問題。

4）不規(guī)范的檔案裝訂。文書檔案包括的內容有很多，如：文件審批單、文件正本、副本等，在對這些檔案資料進行裝訂時，有時會由于工作人員的疏忽，會將原本裝訂在檔案資料上的訂書針、曲別針等不符合檔案整理規(guī)定的材料落在檔案中，甚至為了方便直接用夾子進行檔案整理，這些做法都是不符合檔案整理規(guī)定的。

5）未采用備考表。有些工作人員認為填寫備考表不過流于形式，對填寫備考表持消極態(tài)度，另外，其認為當前的檔案是很完整的，在備考表上填補填寫都無關緊要。

2 機關檔案室文書檔案整理中存在問題的解決措施

1）規(guī)范檔案整理的范圍。可以在整理過程中按根據(jù)本單位的在辦文件，已發(fā)文件，批示文件，其他等四類進行歸納。具體如下：在本單位的文件務必全部歸檔，必須要本單位去辦理的文件需要按照單位相應的管理模式由公文管理部門整理后歸檔。另外，上級領導對本單位事物的批示以及本單位領導直接所批示的有關材料也需要全部歸檔。還有其他類的文件（除了辦公件和批示件）。還有下面的文件材料也需要全部歸檔。首先是本單位的會議記錄和一些珍貴的記錄本；其次是本單位已經(jīng)發(fā)出的沒有來得及編號的文件、信息等；然后是本單位召開的重大活動指南、重要會議、領導講話稿、簽到表、總結等相關的文件材料；四是與本單位相關的重要協(xié)議、合同以及各類有關人事的證明、工資表等材料，五是本單位用印登記冊、年度收發(fā)文件冊、以及與本單位相關的新聞報道等，六是本單位認為一些很有保存價值的文字和表冊。

2）對一些跨年度的檔案合理的分類。一份文件往往的時間特征是有很多個的，正常是以正文的落款日期為準的，以簽發(fā)日期為準的大多包括年度的總結、計劃、統(tǒng)計報表等。例如；2014年的《2013年工作總結》歸入2014年中的，2015年上報的《2014年檔案統(tǒng)計年報表》歸入2015年中；針對一些時間久遠的研究課題，大多以頒發(fā)證書日期及課題結束日期為準。

3）對文件總頁數(shù)統(tǒng)計時需要編寫文件頁碼。一般從總頁數(shù)就能知道一份文件所含的具體內容是否經(jīng)過領導審批等，因此在編寫頁碼過程中，大多在圖標或者文字每頁材料正面的左上角、背面的左上角用油筆寫上大寫的一開始進行標號，每份文件的流水頁也是不同的。一些空白頁，無需編頁號。那么針對很大紙張的文件，如果這個內容是完整的，需要在紙上的右上角或者左上角上編寫相應的頁碼，不用考慮是否折疊，都可以算上一頁。

4）歸檔文件需要符合相應的檔案要求。在對機關工作室的文書檔案進行整理時，一定要特別注意不利于檔案保護的材質，如大頭針、訂書針、回形針等，這些材質對紙質檔案來說具有一定的破壞性，是不符合檔案整理規(guī)范的，因此，應當采用不銹鋼書釘來裝訂文書檔案，盡可能保護檔案材料得完整性。

5）填寫備考表。備考表一直以來都被用于機關工作室的檔案整理工作中，可以說在某種程度上對于改善歸檔文件的管理工作是十分有效的，備考表的使用能夠充分保證檔案信息的保密性。在填寫備考表時，應選用墨汁或者耐久性良好的藍黑墨水，以防止由于時間過長導致的筆記模糊。備考表是對檔案盒內檔案資料的簡要介紹。例如；本卷有多少件文件材料，在這之中，有多少文字材料，還有需要說明光盤和圖紙等情況，對負責整理檔案的人員要在整理人一欄中認真填寫，負責的領導要在檢查人這一欄中填寫，要填寫整理結束的時間。

3 機關檔案室文書檔案整理工作的人員管理

1）改善員工工作態(tài)度，健全檔案管理制度。對于機關檔案室的檔案整理工作，最根本的就是要從人員抓起，讓員工的思想觀念得以轉變，對檔案整理工作能夠引起足夠的重視，工作做到盡職盡責，保持良好的工作態(tài)度，文書檔案的整理工作不僅僅是單一的檔案整理，還對整個政府機關開展其他工作起到重要作用，因此各級領導應起到帶頭作用，對自己部門的工作及時監(jiān)督、上交高質量的檔案材料。同時，各個機關單位在文書管理方面也需要及時創(chuàng)新，文書檔案整理機制也需要完善。

2）建立專業(yè)隊伍，加強內部管理。機關檔案室的文書檔案整理工作專業(yè)性較強，因此需要專業(yè)的人員來進行整理檔案。同時，還要加強機關檔案室內部的管理工作，具體應從以下幾個方面入手：第一，應多渠道引進從事檔案管理的優(yōu)秀人才。檔案管理工作本身是較為繁雜的，需要多環(huán)節(jié)的相互支持和配合，是一個較為龐大的系統(tǒng)，具體包括檔案的收集、分類、整理再到開發(fā)利用，只有工作人員對各項工作十分熟悉和了解，才能最大程度的提升工作效率。由此可見，引入專業(yè)檔案管理人員是十分必要的；第二，應定期對機關檔案整理的工作人員進行培訓，全面提升其專業(yè)水平，提升工作效率。例如：聘請具有豐富經(jīng)驗的檔案管理專家對機關檔案室的工作人員進行系統(tǒng)的講解和培訓，督促員工積極參加關于檔案整理方面的講座和報告，并對其進行全面的考核，打造一支專業(yè)性較強的檔案整理團隊。第三，要拓寬文書檔案管理人員的職業(yè)上升空間，及時給予在工作崗位上表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員豐厚的待遇和職位，這樣一來，人才才可以穩(wěn)定下來，防止人才的不斷減少。最后，更新內部管理制度，要求工作人員照章辦事，嚴厲打擊消極懈怠，玩忽職守的情況。另外，還要定期安排工作人員外出學習和培訓，單位也應鼓勵工作人員努力學習，提高專業(yè)技能。

4 結束語

文書檔案的整理工作是一項長期且繁雜的工作，檔案整理人員應保持較強的耐心和事業(yè)心，充分完成好機關檔案室文書檔案整理工作，以便于在日后的工作中快速、準確的查詢相關的材料記錄，為機關工作高效運轉提供保障。

參考文獻

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