商業管理企業全面預算信息化的實踐運用與建議

萬達商業管理集團有限公司昆明分公司 郭輝

企業通過實施全面預算管理，設定經營目標，規避經營風險，挖掘經營潛能，提高經營效益。隨著互聯網信息技術的高速發展，財務信息系統已逐步代替了手工賬務處理，而全面預算管理信息化作為企業財務信息化的重要組成部分，使預算管理的效率和效果得到大幅提升，對推動公司發展起到了極其重要的作用。

1 實施全面預算管理信息化的重要意義

1.1 保障企業戰略目標達成

企業可以通過實施全面預算系統信息化，以固化流程和系統建模的方式，將戰略目標進行分解和細化，搭建全業務的預算體系，實現從預算編制、預算合并、預算調整、預算控制、預算分析和預算考核的全過程預算管理需求，確保企業戰略和經營目標順利達成。

1.2 提高企業運營效率

現代企業的全面預算管理具有柔性和多樣性的特點，而借助信息系統，有利于企業提高預算編制、執行和分析的效率、準確率以及，減少預算管理工作的時間和成本。同時也可以對各部門的經營活動進行有效整合，提高內部信息的使用效率。

1.3 實時監控經營活動

信息化能保證預算的剛性執行和實時管控，實現指標下達、預算編制、預算執行、預算調整、預算分析以及預算考核等工作目標；能強化企業內部控制，規避經營風險。另外預算管理信息化可以對預算的全過程進行動態監控及分析，通過事前預測、事中控制、事后分析，實現提前預警、防范風險的目標。

1.4 提升管理工作精細度

全面預算管理是全方位、全員、全過程的系統性工作，通過信息系統的運用，將公司預算目標層層分解、落實到單位和個人都可執行的指標，使管理工作細化到各個業務層面，使管理無盲區、無死角，各類預算報表也能提升預算分析質量，減少數據差錯，提升企業的精細化管理。

2 全面預算管理信息化實踐現狀

某商業管理集團一直高度重視全面預算管理信息化工作，從2012年即開始啟動全面預算信息系統建設，經過反復研討以及在工作實踐中試行驗證，到2018年，各大信息系統架構已逐步完善。商業管理企業所有的財務管理工作都是圍繞著收和支兩條主線展開，因此廣義的全面預算信息化的構建也正是基于收支這條主線進行設計。

2.1 業務系統(前端系統)

(1)收入類系統。某商業管理集團的收入前端系統是資產租賃系統，其功能主要是對收入項目的全流程管控，包括商戶信息管理、合同信息管理、收款管理、賬單確認、收入憑證推送以及收入類報表查詢等，集團已實現了所有的收入都通過線上管控，只要商戶、合同、點位等基礎信息錄入完整準確，則后期的憑證和管理報表全部可以自動生成，大大提升了業務工作和管理效率。

(2)支出類系統。某商業管理集團的支出前端系統有營銷活動系統和EHR人資系統兩個專項系統，營銷活動系統的功能是對企劃營銷費用進行全流程管控，包括年度營銷大綱管理、合同管理、活動執行管理、合同驗收、合同關賬和付款等，所有的環節全部線上操作，一方面避免了手工操作的出錯率，另一方面通過系統的管控降低了資金風險；EHR系統即人力資源系統，主要是對人力成本進行管控，包括工資、社保、公積金等，人員信息、工資標準、人事考勤、個人罰款等全部在系統中歸集，工資及福利費用全部實現了線上管控，極大提高了信息集成度，極大減輕了工資核算的工作量。除了上述兩個系統，其他成本費用支出是直接在全面預算系統中進行管控，包括能源費用、工程維保類費用、行政辦公費用以及個人報銷類費用、各類計提費用等，業務部門依據簽訂的合同在系統中進行錄入、付款和完成填報，員工個人在報銷手續完成后，由財務部統一將報銷數據推送到全面預算系統。

2.2 全面預算管理系統(中間系統)

一般而言，全面預算管理系統主要分為兩類：一類是基于“交易型”技術搭建的預算系統，其功能定位就是“填表單，走流程”的運營級業務應用。另一類預算軟件是基于多維數據庫搭建的，定位于數據分析的決策支持級應用，需要配合其他系統來發揮作用。某商業管理集團的全面預算管理系統有自身的特點，它是偏向于“交易型”全面預算管理系統，但同時也具備了一定的多維數據管理功能，主要功能包括年度預算編制上報、預算完成填報(預算執行)、預算調整和預算分析。全面預算信息系統同時也承擔了上述專項系統之外的其他成本費用類的業務管控，而且它是所有前端系統的數據集成，收支所有數據都會匯總到全面預算管理系統，從而形成各類預算管理類報表。

2.3 核算系統(后端系統)

某商業管理集團財務核算使用的是Oracle系統，全面預算系統中的數據推送到Oracle系統中，生成記賬憑證，編制財務報表，實現了全面預算數據與財務核算數據的銜接，由于兩者數據來源相同，也保證得了核算與預算數據的一致性。

以上三類系統共同作用，形成了商管集團完整的全面預算管理信息系統。

3 全面預算信息化系統問題分析

3.1 系統間數據推送需優化

全面預算管理信息系統的三大類系統是由不同供應商開發，彼此之間并無直接關聯，因此在各系統在數據傳輸方面就必須要開發子模塊或者通過外掛系統進行銜接，而每個供應商的技術構造和技術實力存在差異，在實際運用過程中就難免會存在系統間數據抓取不及時或不準確的現象，這也造成了系統間數據核對的工作量巨大，這些問題在系統磨合期間發生的較為頻繁，給系統使用人員帶來了很大的困擾，也一定程度上增加了系統維護成本，后期通過供應商和公司的共同努力，已經逐步得到改善。

3.2 系統設計需優化

全面預算系統在設計初期，為了適應業務的需要以及與系統對接，在某些環節的設計不太合理，主要體現在兩個方面：一是預算科目冗余，預算系統中存在大量不需使用的科目，使得科目查找非常不便；二是預算調整界面不清晰，由于存在滾動預算的影響，在預算調整時，月度預算會根據滾動預算更新，而系統數據交待不清，使得預算調整界面不清晰。

3.3 預算控制不全面

全面預算系統對于預算的過程控制并不全面，由于資產租賃系統是整個商管收入業務的核心系統，系統開發時間更早，且功能強大，因此所有收入類管控和報表全部集中于該系統，由于技術方面的原因，資產租賃系統的數據不能實現實時的、全面的推送到全面預算管理系統，因此全面預算系統無法實現對于收入預算的控制。

3.4 預算分析功能不完善

如前所述，某商業管理集團的全面預算管理系統偏重于交易型，大部分業務在“填表單，走流程”的功能開發較為完善，而對于預算分析和輔助決策的功能開發不足，預算管理報表只有預算執行報表，由于收入數據不能及時傳輸，因此預算執行報表也不能直接使用，需要進行手工數據加工處理。

4 優化全面預算信息化工作建議

4.1 明確系統定位

企業在規劃全面預算管理信息化時，必須結合自身的業務結構和需求，充分評估企業整體信息化的規劃，明確全面預算信息系統在整個企業信息系統中的定位，并以此確定預算系統的業務范圍，以免定位出現偏差。系統的規劃不要盲目追求大而全，在系統搭建初期盡可能選擇同一個開發商，即使暫時犧牲一部分業務功能，也要先保證系統的正常使用。

4.2 清晰業務劃分

全面預算管理的內容非常廣泛，不管最終確定搭建的是獨立的一個預算系統，還是與預算系統配套實施的多系統，都難以支撐全面預算管理的要求，一定要做到業務系統、財務系統共同承接全面預算管理的要求。因此，必須要通過預算管理的決策機構，劃分和明確每個系統的管理范圍和承接的管理要求。

4.3 強化系統維護

除了保持日常的系統維護以外，還需要在集團層面成立系統維護工作小組，搭建與系統供應商之間溝通的橋梁，及時發現和解決系統間的數據勾連問題，要形成定期的會議和不定期的溝通機制，與此同時，還要形成與操作人員的溝通和反饋機制，隨時處理一些特殊問題，形成問題解決清單，從而不斷完善和該進各系統間的數據整合。

5 結語

總之，大中型企業實施全面預算管理信息化是大勢所趨經營。全面預算管理信息化建設工作是一個長期而復雜的過程，需要企業管理者尤其是高層領導的高度重視，科學規劃、精心組織、有力推進以及不斷優化，才能最大程度地發揮信息系統的作用，為企業管理提升提供強有力的保障。