標準合同在企業合同管理中的基礎作用

中鐵六局集團北京鐵路建設有限公司 劉淑艷

隨著經濟社會的發展，市場競爭越來越激烈，企業要想在激烈的市場競爭中提高自身的競爭力就必須進行合同風險的防控。企業的合同風險主要體現在企業在制定合同條款時出現疏忽造成合同的紕漏與不嚴謹、不規范，從而給企業自身帶來較大的經濟損失或者其他方面的損失，當損失足夠大時便會直接影響企業的經濟效益。企業在發展中所遇到的這種風險就叫作企業的合同風險。企業為了盡可能地規避合同風險的危害，尋求各種辦法，探索更合適的合同方式。標準合同的產生對企業的合同管理工作有諸多益處。這里的標準合同指的就是在企業的內部發布并且能夠重復使用，標明了某種類型交易的各種具體條款的標準化的文本合同。

1 標準合同及標準合同的特點

1.1 標準合同的產生

商品經濟的發展催生了合同等一系列保障商品交易公平進行的法律因素，合同制度象征著商品經濟的新舊形態演變，象征著商品經濟時代的愈發成熟[1]。早先的商品交易更多的是僅涉及雙方的交易，而時代發展至今天，商品交易的形式更多地趨向于多向交易，并且這種商品交易的過程往往有著連續性的特點。在這樣的背景下，合同制度自然是應當與時俱進，適應新興的交易模式，保障商品經濟的發展，促進社會經濟硬實力的提升。伴隨著這種新的交易模式，標準合同于19世紀產生，并且在社會經濟的發展中逐步占據了重要的位置，特別是21世紀以來，標準合同作為企業對自身利益的一種保障方式，越來越廣泛地出現在人們的經濟社會生活中。

傳統的文本合同形式主要包括了特定合同、標準合同以及示范合同。這里的標準合同和示范合同都是可以重復多次使用的。不同的是，示范合同通常作為行政部門和一些國際集團、企業、團體所發布的合同形式，這種合同形式是不要求強制推行及使用的。相反，標準合同是合同的制定方以自身利益為出發點，以最大程度保障自身利益為目的所發布的針對于特定業務的合同形式，這是一種強制推行的文本合同形式。不同于以上兩種，特定合同是不能夠反復使用的一種合同形式，因為它往往是針對于某一具體事務所起草的合同文書。

1.2 標準合同的特點

現代的商事交易活動越來越注重交易的便捷與安全，企業越來越重視自身的利益最大化。標準合同在制定時極大地體現出了契約定型化特征，即借助商法對雙方契約的具體內容的統一化規定，簡化合同制定時煩瑣的條款細則，這樣的話交易雙方如果需要續約或者加大交易就會變得簡單一些，而且這樣的合同可以分類保存，反復在同類交易中使用，極大地滿足了現代商事交易規模越來越大，形式越來越復雜的實際情況[2]。標準合同的制定有一個明顯的特征，即在合同制定時，由合同的一方慎重考慮自身的利益及綜合情況后制定相關合同條款，交易的另外一方并不直接參與合同的制定，交易另一方只是對標準合同的相關條款和規定進行斟酌、選擇，可以接受也可以選擇拒絕某些條款內容。比標準合同更為偏向合同制定方的一種合同叫做符合合同，這種合同的苛刻之處表現在合同條款不僅由合同制定方決定，而且交易的另一方無權對合同的條款進行選擇，另一方只能選擇接受或否決全部合同內容，這種合同沒有給商事交易的雙方留下討價還價的空間。實際交易中，在鐵路以及航空運輸的一些領域這種合同形式還是很常見的。拿出這種文本合同的企業一般在業內具有不可替代的地位，對交易另一方來說并沒有過多的選擇余地。從概念的范疇來講，符合合同應當屬于標準合同的一類，即由單方制定，具有定型化特征，可以反復使用。

通過以上分析，筆者總結了標準合同的幾大特點，好讓讀者更好地了解和區分標準合同的概念及其性質。首先，我們可以確定的是，標準合同是由商事交易中的一方單獨事先制定準備的，而不是在雙方交流討論后，經協商更改而制定的文本合同。標準合同的制定方大多是長期且固定提供某些服務、某種商品的公共事業機構，也有可能是一些社會團體或者大型企業[3]。標準合同的這種合同形式廣泛地存在于我們的日常經濟社會生活中，例如郵政合同就是標準合同的一種，我們在收發郵政包裹時，快遞單上都會注明承諾條款以及責任的歸屬。這是標準合同的一種典型形式，若承諾人在清楚了解相關條款之后同意合同內容，則經簽字合同生效。相反，如果合同制定方沒有事先讓承諾方熟悉和知曉具體的條款內容，則這份合同便不符合標準合同的規定，合同不具有法律效應。其次，標準合同不同于普通合同，標準合同的承諾方不是特定的，它常常服務于一對多的交易模式，合同內容往往不由承諾方的變化而變化，更多地是把不同的承諾方統一到合同承諾者這一個特定的范疇之中[4]。再次，標準合同與生俱來地有著定型化的特征，它普遍地與所有要與合同制定方要約的人群、機構相適應，而作為承諾方這樣一個非特定的群體對于合同的內容是無權提出修改和變更的，他們對合同只能選擇同意或者完全拒絕，不存在中間狀態，在整個合同簽訂的過程中要約的一方與承諾方的地位是固定的，不能隨意發生改變。最后，標準合同通常采用的是書面形式，并通過印刷的方式呈現于相對人易于注意的地方。一些營業場所通常會張貼一些通知或者告示、規定，它們也屬于標準合同的一部分，但是又通常沒有明確的標準合同文件[5]。

2 標準合同于企業合同管理的作用

北京中鐵六局集團北京鐵路建設有限公司是我國特大型的建筑施工類型的企業，它和業務相對單一的小型企業在合同管理方面還是有許多不同的。中鐵六局的業務涉及施工、采辦、設計、籌劃等方方面面。在中鐵集團推行標準合同的使用，能夠在很大程度上避免合同文本內容不恰當引起的合同風險。除此之外，標準合同在這一類企業的推廣及使用還能夠提高相關合同管理部門的工作效率，加快業務審核進度，降低企業在合同管理方面的成本投入，并且最大程度地保障企業的切身利益不受損害。

標準合同在企業的合同管理中的作用是不容忽視的，標準合同的基礎作用主要表現在四個方面。其一，標準合同本就是實際的商事交易中催生的一種更實用的合同模式，它的出現是經過了實際的考量與長期的運用和總結的，具有一定的代表意義。標準合同能夠明確清晰地反映出特定交易領域，特定業務范圍的基本要求和基本標準。標準合同的制定充分考慮到了合同制定方的合同風險，并且通過嚴密的邏輯思考，對可能發生的風險作出了預測和規避。標準合同的可重復性極高，加之適用范圍又十分廣泛，合同的使用頻率相對更高一些，這樣有效地縮短了交易雙方談合同的時間，從而降低了交易本身的成本，大大提高了交易雙方的交易效率。其二，相關企業在商事交易中使用標準合同，能夠令自身把握交易的主動權，因標準合同的條款是由要約方單方面制定的，故而在出現合同方面的糾紛時，要約方可以通過合同基本條款的完善來化解糾紛，避免自身利益受到侵害，最終保護企業的經濟效益。其三，企業合同管理采取標準化的方式也有助于幫助企業樹立規范、公正的企業形象，還會促進企業的合作方對企業的管理持信任的態度，愿意與企業進行交易合作。其四，針對于企業內部合同管理部門的工作人員來說，標準合同能在很大程度上提高他們的工作效率。

總的來說，標準合同的應用是現代商品經濟高速發展態勢下合同形式發展的必然趨勢。對企業來說，它簡化簽約步驟，節省交易時間，提升交易效率，使得合同內容更加規范，極大降低了要約方的合同風險。但是，萬事萬物有利益有弊，當前企業的合同管理還存在一些值得注意的問題，當前階段標準合同的使用以及推廣中還有一些弊端顯露，這也是值得我們去注意的，筆者在下文中會做更為詳細的分析。

3 當前企業在合同管理中的問題分析

當前，眾多企業在標準合同的使用以及合同管理中還存在許多不妥當之處。比較明顯的就是妨礙到企業的公平競爭；與法律法規的界限不夠清晰；合同制定人員業務能力參差不齊，合同條款更新速度慢；不公平的霸王條款的問題。

3.1 妨礙企業的公平競爭

上文也有提到，標準合同的制定方通常是具有壟斷地位的大型企業， 正因如此，個別企業在簽訂合同時，不采用一般合同，而是采用行政機構的標準合同，從而達成保護自身的目的。這樣就容易擾亂市場本來的經濟秩序，造成市場被分割的現象，更有甚者，利用標準合同強行交易，強行推廣自己的服務。

3.2 標準合同與法律法規的界限問題

現階段，標準合同于一些行政法規的認定還不是特別清楚，這就導致人們會混淆合同文件和行政法規，再加上各種行政法規的出現，有時連行政機構自身都難以分辨，這對標準合同的使用帶來了不嚴謹的負面影響。當前，一些部門政企界限并不清楚，少數行政類的公司存在自己制定標準合同，又將其包裝成行政法規的形式去使用的現象。

3.3 條款老舊問題

一些企業尋求一勞永逸的管理方式，疏忽對標準合同的審核與修改也是當前合同管理中的突出問題。不同的項目盡管大體相似，但是細枝末節還是有許多差異之處的，一些企業的合同管理部門常常不夠注重對標準合同的更新，對合同風險的總結，導致標準合同不能完全適應實際項目需求。

3.4 霸王條款問題

出于標準制定時自身的特點，標準合同更注重保障合同制定方利益，而承諾方在整個過程中的地位會比較被動。這就導致一些標準合同在制定的時候有很多霸王條款，要約方為盡可能降低自己的風險，將全部責任和風險推給承諾方，忽略自身應當承擔的一些責任。這方面的一些例子還是比較多的，例如在一些通訊領域的事例?；谶@方面的考慮，企業進行標準合同管理，規范業務的銜接與責任的分擔還是十分有必要，且十分重要的。畢竟，霸王條款的出現極有可能削弱合作者的合作積極性，交易講求的本就是互利共贏、合作雙贏，如此才能獲得更為長遠的發展和更為穩定的合作關系。

4 如何加強企業的標準合同管理

這里，筆者就自己的工作經驗及對本行業的一些事例的了解，提出了一些加強企業標準合同管理的建議和措施。

首先，企業在制定標準合同條款的同時，要遵循平等互利、誠信合法的基本準則，不能一味謀求自身利益的最大化而忽略合作方的利益。例如企業在制定施工合同的時候，可以借鑒國內乃至國際已有的相關領域的標準合同作為參考，在對項目進行分析之后，對相應的款進行增添、刪減、修改，根據實際情況制定科學合理的標準合同。

其次，企業方面應當重視對相關人員的專業培訓，通過聘請專業講師、增加內部實訓等方式切實提高合同條款制定人員的整體業務能力。也只有這樣才能有效提升企業的合同管理水平，才能幫助企業完善管理制度，使合同的簽訂更加保險可靠。另外，一份合格的標準合同在制作時是需要多方面的技術支持的，例如法律、財務以及商務等。這個過程并不是一個單一的部門能夠完成的，而是需要多個部門的配合，有針對性地商討并起草。企業也有必要聘請更為專業的法律人員對合同的制定提供一定的法律支持，保證所制定的標準合同的專業質量。

最后，標準合同的管理不是一勞永逸的，而是一個長期的工作，是一項系統性的工作。合同管理部門在進行標準合同的管理時，要階段性的制定修改和審查計劃，并且按計劃定期執行標準合同的風險預估，細節修改等一系列工作。除此之外，合同的具體實施者要與合同的制定者建立暢通的溝通渠道，并形成穩定的交流機制。在標準合同的使用過程中，實施者應當將交易中的實際問題及時反饋給標準合同的制定者，合同具體實施者需要對合同使用中的各種隱患保持敏銳嗅覺，及時洞察到標準合同實際應用于各項業務時的風險點，在發現漏洞與彌補漏洞的過程中，推進標準合同的成熟與規范化。

5 結語

在商品經濟大跨越發展的今天，商事交易的規模越來越大，對合同管理的要求也越來越嚴格。企業在這樣的大背景下，要充分結合自身領域的業務特點進行標準合同的制定與后期管理，要通過建立嚴密的合同管理體系，發揮標準合同對企業整體發展及經濟效益提升的積極作用。與此同時，企業要盡可能地規避標準合同管理工作中的一些常見問題，真正讓標準合同的推廣使用促進現代商品經濟的發展。