世界一流實驗室管理經驗對“雙一流”大學啟示

陸紫生

(上海交通大學 機械與動力工程學院 制冷與低溫工程研究所, 上海 200240)

近年來,我國高校的科研實驗室建設取得了長足發展,獲得了一系列國際領先的科研成果,但是在管理方面還存在一些問題,帶來了越來越明顯的負面影響。首先,由于我國高校科研實驗室的科研活動增多,學科領域擴大,參與人員大量流動,科研實驗室的安全事故時有發生[1-3];其次,國內高校對科研實驗室的管理缺少完善的組織機構,管理中的各角色的責權設置不合理,實驗室管理效率較低[4-5];再次,科研實驗室的管理制度不夠系統并缺乏持續調整改進機制,常常遇到無章可循的困境[6-9],此外,制度執行往往流于形式,很難執行到位,因為相關制度沒有進行流程化、信息化、閉環化執行。世界一流大學對于科研實驗室已建立了成熟的管理組織機構、擁有一批專職的專業人員、建立了完善的管理制度[10-12]。另外,實驗室管理制度做到執行力強、響應快、專業嚴密、沒有死角。本文分析了美洲、歐洲、亞洲等若干所一流大學實驗室的管理組織機構設置、管理制度設置、管理各角色的責權對等設置等內容,為我國高校“雙一流”建設中的實驗室改革提供參考意見。

1 海外及香港高校科研實驗室管理的組織結構及各角色責權對等設置

1.1 實驗室管理的組織結構

海外及香港高校的科研實驗室管理組織結構設置,一般采取直接垂直的、自上而下的有效管理。管理級別一般包括校長或執行副校長、實驗室咨詢委員會、實驗室技術委員會、EHS(Environment, Health & Safety)總辦公室、學院領導或主管實驗領導、學院專職安全員、PI(principle investigator)、實驗室聘用的研究生等。麻省理工學院(MIT)、牛津大學,以及香港科技大學的實驗室管理組織結構的組成如圖1—3所示。

圖1 美國MIT實驗室管理體系

圖2 英國牛津大學實驗室管理體系

圖3 香港科技大學實驗室管理體系

從圖中可以看出：

(1) 各大學基本都是采取縱橫交錯網格化管理結構,做到了“橫向到邊,縱向到底”,即管理體系包含了學校的自上而下的所有人員和所有場地。

(2) 各個學校會根據自己的行政習慣,將實驗室組織結構進行簡化和合并,最終組織結構為3～6級別。總的來說其核心部門的功能是大同小異的。例如美國麻省理工學院設立環境、健康和安全實驗室管理系統;英國牛津大學設立健康與安全管理委員會、咨詢委員會及職能辦公室,大學的管理體系更突出和細化了系統中技術人員、資金以及權限的配置;香港科技大學設有環境與健康安全辦公室,以及相關管理委員會。

(3) 管理體系還注重加強組織中各部門的聯系。一般情況下,EHS咨詢會主席兼任EHS管理委員會主席,EHS總部的主任兼任咨詢委員會秘書,EHS總部的一些指定人員擔任各EHS技術委員會秘書。這就使得咨詢委員會、管理委員會、技術委員會和部門可以持續有效地進行交流。

1.2 實驗室管理角色的責權體系

為了保證實驗室的安全、環境和健康各項制度的有效落實,每個管理角色的職責得到明確界定,例如：

(1) 校長或執行副校長負責整個學校的安全環境和健康事務;

(2) EHS咨詢委員會負責頂層設計;

(3) EHS技術委員會負責制定具體政策,以及為各部門和EHS主任提供建議;

(4) EHS總部負責EHS領導層架構;

(5) EHS辦公室負責進行對各實驗室的安全評估、執行、總結并升級改善實驗室安全規范(laboratory security)和化學衛生管理計劃(chemical hygiene plan),并提供其他各種專業服務;

(6) 院系領導對院系的實驗室環保和安全負責,并負責組建院系安全機構和專職人員(department safety representative, DSR);

(7) 院系安全機構和專職人員主要負責熟悉并被授權執行本院系的制度,制定本院系制定,并做好教育、檢查、監督實驗室PI和其指定的安全負責人(immediate supervisor)對制度的落實情況;

(8) 實驗室PI和其指定的安全負責人的職責包括制定本實驗室的實驗室安全規范和化學衛生管理計劃,得到 EHS辦公室的認可和備案,在本實驗室強制執行;負責安全教育、檢查、監督;為學生提供技術指導;管理好實驗室內的所有人員、設備、儀器、藥品、物品以及場地等。

為了更好地履行職責、落實各項制度,各級管理角色還必須有對等的權力設置。責權對等關系如圖4所示。

圖4 管理體系中各角色職責和權力對等設置

從圖中可以看出：

(1) 管理體系必須擁有一批有專業知識、有資質的專職管理人員,從而從技術上保證實驗室規則制度的科學制定和有效執行,他們都有相關的教育背景并經過專業的培訓,考取了國際認可的危害控制專業資格證書。

(2) 職責與權力的科學對等設置。各級管理人員在履行職責的時候,可以全權管控職責范圍內的場地、人員、經費,以及設備儀器等。

(3) 突出PI的不可替代職責。從美國國家科學基金會對PI的定義來看,PI為“由受讓人指定的,并由美國國家科學基金會同意的負責科學或技術方向的項目研究的個體”。所以,PI所對應職責主要有以下幾個方面：首先,對本實驗室內的實驗設計,實驗過程和結果負責,必須對課題的各種潛在危險有深刻認識;其次,對實驗室進行管理,對各成員履行實驗室規章制度的情況進行監督;此外,還負責與院系和學校建立有效的溝通。

2 世界一流大學實驗室的制度建設及落實

除了有科學合理的實驗室管理組織結構以及責權清晰的角色設置外,世界一流大學還有一套成熟、有效、不斷完善的制度體系,從而保障實驗室管理系統的科學運轉。

2.1 實驗室管理制度

大學實驗室管理制度一般來源于國家的相關制度,而各系所以及實驗室的管理制度往往遵循和來源于本大學的管理制度。例如：美國實驗室管理制度根源于美國聯邦法,美國校園安全健康及環境管理協會負責制定一套環境、安全和健康管理體系,高校按照此體系建設自己的安全管理系統；英國大學的實驗室管理制度也必須符合英國1974制定的健康與安全防護基本法(The Health and Safety at Work etc Act 1974)，牛津大學依據這些法律制定了大學衛生與安全政策總則(University General Statement of Health and Safety Policy)，其各院系再制定具有自身特色的衛生與安全政策書(Departmental Statement ofHealth& Safety Policy),并且這些安全政策書內容必須進行及時更新和改進。

各學校的實驗室管理制度非常詳細,主要包括：

(1) 實驗室設計類：實驗室布局布局、實驗室家具和臺架的選擇要求;

(2) 消防類：消防設備檢查維護規定、火警呼叫流程培訓、消防培訓、消防演習規定、應急燈檢修維護規定、火災安全評估制度;

(3) 設備類：安全標識、設備防護、設備標準操作流程、無人值守操作規程;

(4) 水、電、氣等管路使用規范;

(5) 化學品：購買流程規定、儲存方法及存儲條件要求、使用方法和使用條件(如通風櫥要求、低溫液氮使用、易燃易爆物品使用,必須有危化物控制規定(control of substances hazardous to health)及易制毒物品管理、氣瓶管理、MSDS (material safety data sheet)要求、廢棄物處理等制度;

(6) 機械加工類：木工加工、鉆床使用等制度;

(7) 放射物類：放射防護、放射物管理等方面制度;

(8) 生物安全類：如軍團桿菌、劇毒物、轉基因材料、病原體、廢物物等方面的管理制度;

(9) 特種設備類：如起重設備、壓力容器、建筑設計等方面的制度;

(10) 應急類：如眼部受傷、酸堿灼傷、燙傷、凍傷、觸電、火災等意外事故的急救知識、處置方法、匯報流程等制度;

(11) 雜類：如滑倒、防墜落、噪音、野外實驗等管理制度;

(12) 安全培訓類：實驗室安全手冊(laboratory safety manual)的制定,安全組織結構介紹,相關職責介紹、安全培訓內容、要求,以及課程安排等制度;

(13) 資金類：學校、學院以及PI對實驗室安全、環境及健康方面資金投入的制度,以確保相關工作的實施,這其中最典型的制度有以下幾種：實驗室安全培訓制度、實驗室化學品管理制度、實驗室檢查制度、實驗安全評估與審批制度等。

2.2 安全培訓制度

為了防患于未然,世界一流大學都極其重視安全培訓工作,已形成了完善的培訓制度(例如詳細規定培訓人員、培訓部門、培訓課程、課程安排和考核方式等),培訓內容極其豐富且詳細,并且采取多種多樣的培訓方式,對新進員工、學生、訪問學者等都進行嚴格培訓。有些大學還設有安全教育必修課。新進人員安全考試合格后,需簽署安全承諾書之后方可進入實驗室進行工作。

培訓的流程一般是,新進人員首先由學校進行培訓,再由各院系進行培訓,最后需經各實驗室的培訓。每個級別的培訓內容各有側重。

2.2.1 校級培訓內容

(1) 安全規章制度培訓;

(2) 一般安全培訓;

(3) 氣瓶以及通風櫥等常規設備使用方法;

(4) 常見化學品使用安全培訓;

(5) 廢棄物處理與包裝培訓等。

2.2.2 院系級培訓內容

(1) MSDS使用和安全信息要求培訓,例如學生需要將自己藥品的MSDS和危害控制表格,交給PI和安全管理人員審核;

(2) 個人防護 (personal protective equipment)培訓;

(3) 壓力容器、放射、鐳射、X射線等特種設備安全培訓;

(4) 消防培訓;

(5) 應急、急救、野外安全培訓等。

2.2.3 各實驗室培訓內容

各實驗室的培訓往往由Lab manager (一般是PI指定的研究生)負責,培訓內容包括：

(1) 本實驗室的設備的標準操作流程;

(2) 藥品購買、使用前后的要求,以及分類存放流程及存放要求;

(3) 廢棄物處理要求和流程;

(4) 各房間消防設施和逃生通道;

(5) 本實驗室各種突發情況和應急急救流程和方法;

(6) 本實驗室主要危險源和危險操作;

(6) 本實驗室的著裝要求及個人防護要求;

(7) 危害控制流程培訓(risik management),培訓內容包括學生對實驗的危害自評、降低危害方案、危害評估和分級控制、防護手段等。

2.3 關于化學品制度

世界一流大學EHS部門會發布一份比較全面的化學品的化學衛生指南,每個院系以及實驗室會根據該指南再結合自身的特點增加一些協議和程序。每個實驗室的的化學衛生指南需要在學校EHS部門備案,并每年接受檢查被執行情況,及時更新情況。化學品的制度一般包括以下一些內容：

(1) 關于化學品購買和領用流程的制度;

(2) 關于MSDS、安全健康信息、接觸、傾倒、運輸、處理等制度;

(3) 關于化學品標準操作流程制度;

(4) 關于測定危害成分和實施控制的標準的制度;

(5) 關于泄露處理制度;

(6) 關于人員培訓要求;

(7) 關于預先審批的危化品清單以及實驗預先審批流程;

(8) 處理廢液、廢棄化學品、針頭以及玻璃制品等制度;

(9) 易燃易爆化學品、劇毒化學品等標簽及存放指南;

(10) 實驗的設計、審批以及日常管理的制度;

(11) 關于個人防護、消防以及應急、急救的制度;

(12) 化學品定期清點制度;

(13) 化學品共享制度等。

2.4 關于安全檢查制度

世界一流大學普遍重視高質量的安全檢查。安全檢查一般分為幾個級別：

(1) PI或兼職研究生每周對實驗室進行一級檢查,檢查結果作為工作文檔,建議將檢查結果懸掛在實驗室門外;

(2) 院系的安全檢查為二級檢查,檢查結果必須上報學校的EHS辦公室,同時抄送院系安全管理委員會;

(3) 學校EHS辦公室對各院系及實驗室進行定期和不定期安全檢查和安全評估。

學校的安全檢查一般并不頻繁,但檢查比較全面、細致,有標準流程和規范,安全檢查人員一般由各領域的專家組成,檢查內容包括制度是否每年更新、各種責任書和培訓記錄簽字、隱患整改情況、安全會議記錄以及是否抄送EHS辦公室、應急急救檢查、設備安全使用和標準操作流程檢查、工作環境和責任人檢查、危化物控制方案及評估審批檢查、消防及防護檢查等。學校EHS辦公室會同各院系負責人總結檢查結果,商討整改方案。對重大安全隱患的實驗室,有權下令終止實驗室研究工作。

2.5 實驗安全評估和審批制度

學生進行實驗前需經過申請和審核的過程。例如牛津大學規定所有實驗都需有書面流程和安全審查。PI為其實驗安全負責,并和實驗室管理人員一起審核實驗的隱患、危化品品質和MSDS信息、危險控制方案、是否需要專業培訓、安全設施及防護用品、應急方案等。曼切斯特大學也要求所有進行實驗的師生,必須填寫實驗風險評估報告,并經PI和實驗室管理人員審核同意后方可進行實驗。評估報告主要包括申請人、實驗名稱、儀器設備、工作狀態、實驗時間、風險分析以及應急急救方案、實驗后清理流程、廢棄物處理等。

2.6 制度流程化,執行信息化和閉環化

為了保障各項安全規章制度被有效執行,世界一流大學往往將制度流程化、執行信息化和閉環化(plan, do, check & act, PDCA)。以安全培訓為例,新進人員有一份培訓流程圖,明確知道在哪些部門進行培訓、需要進行哪些培訓、有哪些安全考試和簽字環節等。實驗室管理人員會對實驗室進行定期和不定期檢查,發現未培訓或違規人員,視情節輕重會要求他們進行再培訓。安全培訓制度的執行流程見圖5。

圖5 安全培訓制度的流程化,執行信息化和閉環化

3 結語

通過分析世界一流大學科研實驗室管理的成功經驗,為我國“雙一流”大學實驗室建設提供以下考建議：

(1)提高師生安全意識,促進大學安全文化建設。學校高層領導應該將安全文化作為大學的核心價值之一,將安全素養作為學生綜合素養的不可或缺的重要組成部分,這樣才可以為社會輸送更多高素質人才,提高全民安全素養。

(2) 注重安全管理系統的組織結構的科學合理構建。完善大學安全環境和健康管理體系的組織結構并應配置一定量的專業技術人員,支持他們不斷提高技術水平以及獲取國內外相關資質認證。

(3) 管理系統中的各角色責權對等設計。對管理系統的各角色需進行科學設置,并有清晰的責權清單,尤其突出PI在學生實驗中不可替代的作用。管理系統中的各角色在其職責范圍內,須有對人、財、物、場地等支配權力。

(4) 提高制度執行效率。建立完善的安全環境和健康管理制度,并將制度進行流程化、執行信息化和閉環化,以保證制度的有效執行。