財務共享模式下大型企業電子會計檔案管理系統探討

李順鳳

一、引言

20世界80年代，美國通用、福特等大型制造企業集團率先推出財務共享服務，經過30多年的發展，中國大型企業通過廣泛嘗試和實踐財務共享服務，一定程度加快了財務信息的處理、傳遞使經營分析效率有效提升。為此，多數企業為保證各分支機構核算流程的統一性和透明度，借助財務共享服務平臺進行統一的會計核算標準，使不同區域的紙質化會計檔案以影像化、數據化、在線傳遞方式集中保存于財務共享服務中心。張育強（2010）提出會計檔案管理應基于財務共享模式之上，建立財務信息共享中心，并通過數據化（影像化、掃描）、流轉過程管理、質量監管、風險控制、成檔等多項工作使會計檔案的管理中心集中化。李穎（2014）指出采用ERP系統的企業從其財務核算模塊、采購管理模塊、人力資源管理模塊等實現部門間的扁平化鏈接，使企業會計憑證由實物憑證向電子憑證的轉變更具準確性和實效性。陳恒凱、張耀嗣（2015）指出會計檔案的數字化有利于保障會計檔案信息資源的多樣性、延續性，在提高會計檔案利用效率的同時還能夠實現會計信息資源的共享。財政部（2018）發布《關于全面推開財政電子票據管理改革的通知》。將財政電子票據管理改革推廣至所在地區的全部單位和全部財政票據種類。因此不管是從企業信息技術的高速化發展，還是國家會計檔案管理辦法、稅務電子發票的多方面制度制定與實施，都為大型企業集團電子會計檔案的發展指明了道路。

二、大型企業電子會計檔案管理系統的構建模式

大型企業的構建層次較為復雜，單位內部部門較多，且下屬公司眾多，單一的財務或是業務信息系統無法使集團與下屬子公司、各部門之間信息直接對接，造成管理層次不齊，會計核算不統一，進而財務狀況和經營成果就很難被掌控，導致信息反饋不及時。財務共享服務平臺，通過應用接口將來自報銷系統、資金池系統、影像管理系統、ERP系統等影像文件、記賬憑證、會計賬簿和報表、報賬單及審批信息、電子銀行回單、內外部原始憑證之間建立關聯關系。并對企業跨部門、跨區域的財務數據進行整合并集中處理，即避免大量重復項目核算。通過對上述數據采集、歸檔、編目，從而建立規則統一、流程統一的自有電子會計檔案管理系統，隨時獲得最直接的財務數據和信息，強化事中、事后的管理控制，提高會計檔案處理效率。

（一）電子會計檔案數據采集與加工。通過財務共享服務將各應用平臺集成接口實現分公司與總部財務、業務系統的無縫對接，對報賬系統、影像系統、ERP系統、資金池系統等各類電子發票、報賬單、電子銀行回單、內外部原始憑證及元數據的真實性、可靠性、完整性、可用性進行檢測防止存在瑕疵的電子文件。建立記賬憑證和報賬單、外部原始憑證、電子銀行回單之間的關聯關系如條形碼、二維碼等關聯關系。經相關會計人員審批后,自動生成銀行余額調節表、往來單位收支明細、會計賬簿、電子報表。電子會計檔案經過以上數據采集、加工、整理、審核后上傳至財務共享服務平臺，對后期電子文件歸檔與管理提供信息支撐。

（二）電子會計檔案數據存儲。依托數據采集與加工環節收集的記賬憑證信息、原始憑證影像信息實現票據實物和電子信息并行雙流程儲存。即通過電子集成接口形成的數據記錄文件、數據圖像文件、會計賬簿、報告等電子會計資料存儲格式需符合國家標準歸檔格式。我國目前企業一般以《板式電子文件中期保存格式需求》（DA/T47）原則確定。這類要求的板式電子文件存儲格式較多，但應考慮后期單位信息系統升級改造等可能進行前端設置。對于與影像信息形成的電子檔案相匹配紙質的原始憑證也應整理、制檔，保障紙質會計檔案與電子會計檔案的一致性和管理的謹慎性。

（三）電子會計檔案歸集管理。大型企業在對電子會計檔案歸檔時應建立符合單位要求與管理需要相適應的檔案管理系統。根據《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194）概括而言應具備以下功能：（1）系統配置管理功能，包括分類方案管理、檔號規則管理、保管期限管理、元數據方案管理、門類定義等。（2）電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數據的登記、分類、編目、命名、統計、鑒定、銷毀、移交、借閱、歸還、備份等。（3）單子檔案安全管理功能，包括身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固話信息等。（4）系統管理功能，包括系統參數管理、系統用戶和資源管理、系統功能配置、操作權限分配等。

（四）電子會計檔案查詢與利用。電子會計檔案查詢與利用權限應由大型企業負責人、財務部門負責人、檔案部門負責人共同商定劃分。該功能只要是為企業內部人員或外部稅務、財政、審計的人員查閱、搜索提供服務，包括瀏覽檢索、專題檢索、綜合檢索、檔案年報等多種方式。大型企業通過建立電子會計檔案信息數據庫，以網絡平臺、查詢口令等C/S（客戶機/服務器模式）或B/S（瀏覽器/服務器模式）模式，使電子會計檔案管理信息基于財務共享服務平臺提供集中化管理、多渠道檢索利用與查詢功能使電子會計檔案在在企業之間、企業內部形成有效傳遞。

三、大型企業電子會計檔案應注意的問題及對策

（一）大型企業電子會計檔案管理模式的靈活應用。我國大多數企業對會計檔案的管理還停留在財務部門檔案管理的范圍，僅將其作為內外部查賬的審計、稅務、法律等的資料來使用，并沒有認識到可為企業管理決策進行服務，造成信息滯后反應，管理透明度低管控薄弱等問題。隨著互聯網與計算機技術的廣泛應用，會計檔案數字化管理在新《辦法》制定后有了合法的法律地位。但是會計檔案面對著復雜多變的電子信息技術的應用，展現出的形式更可能是千變萬化的，因此大型企業應結合自身的制度要求，軟硬件設施對會計檔案管理模式不斷進行開發調整利用。

（二）大型企業電子會計檔案安全設置。首先，電子會計檔案管理依托網絡環境而存在，企業財務共享服務應用平臺系統接口很可能受到病毒感染、黑客入侵、木馬攻擊等惡意行為，使電子會計檔案發生更改。其次，內部檔案管理人員職業能力的參差不齊有可能人為操作造成會計檔案系統損毀、會計資料缺失，企業要長期保存電子會計檔案就要注重電子會計檔案管理信息系統的建設與維護。要有防讀寫技術，源頭上防止電子會計檔案被篡改；要有信息加密技術，多層次審核、審批、簽字程序保證檔案被篡改風險。要有信息確認技術，如數字簽名技術、數字認證機制、數字水印技術等，即可對電子文件原文的有效保護，又可對電子文件的其他屬性目錄信息進行有效的保護；要有掌握信息技術與財務知識的綜合性會計檔案人才，有能力分析和處理電子會計檔案管理中遇到的問題，從管理技術、管理理念上防范信息時代給會計檔案管理帶來的風險。

（三）大型企業電子會計檔案審計與內部控制。同傳統企業的內部控制相比較,財務共享模式下的電子會計檔案管理系統面對的政策法規尚不健全，網絡安全存在漏洞，檔案管理意識薄弱，使企業內部控制面對更高的風險。因此，大型企業應結合電子會計檔案管理的特點以及單位內部制定的一系列內容措施從電子會計檔案管理制度、網絡安全與制度建設、系統操作權限、業務處理流程、設備管理制度、內部審計制度等方面優化電子會計檔案管理系統的內部控制制度，建立健全信息化下電子會計檔案安全性的風險控制措施。

（四）大型企業電子會計檔案的規章制度。在互聯網迅猛發展的時代，電子會計檔案是一種趨勢與潮流。國務院下發的《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》（國發〔2015〕24號）的文件，進一步推動了各部委制定和完善電子會計檔案的相關技術標準和規章制度。大型企業要適應這種變革就必須結合自身的發展戰略、行業特征制定財務共享模式下的電子會計檔案規章制度。這種針對性的規章制度應從管理職責、操作權限方式、業務規模等內容進行全面規范。如制定資金集中收付及會計集中核算的管理制度，根據二級公司反饋建議，對制定中存在的漏洞、職責權限過大或過小，范圍不全重新修訂已有的財務共享制度。

（五）財務共享模式下的大型企業電子會計檔案管理的績效考評。我國大型企業在實施財務共享服務平臺后，對績效的管理還停留在收入、利潤、各部門業績等傳統模式下。但是企業是一個不斷動態運行主體，組織結構、崗位內容，員工需求，運行流程也在不斷變化。財務共享服務平臺將傳統的會計檔案工作流程重新整合，使各個業務環環相扣承上啟下。這就要求企業從戰略角度考量，層層設計績效考核指標，分級制定績效目標依據，達到員工的績效目標與企業的戰略目標高度一致，從而激勵員工斗志，挖掘員工潛力，并不斷督促其提高企業服務水平，促進行業健康發展。

四、結束語

中國已進入全球經濟一體化的進程中，國際化的競爭和高水平的管理要求，使大型企業向集約化和標準化的方向發展。財務共享服務的建立和發展消除了地域的限制，使各應用中心和電子會計檔案管理系統形成了無縫對接，實現數據統一、集中和全程管理，進而提升會計核算效率，實現信息資源的共享。電子會計檔案管理系統不僅降低了辦公生產成本，而且節約了更多的人力、時間，提高企業運營效率。但新的電子會計檔案管理辦法實施不長，網絡安全性，企業內部控制制度不健全等，使電子會計檔案的真實性、完整性、可用性面臨挑戰，因此大型企業如何在財務共享模式下發展電子會計檔案管理系統仍是未來研究的重點。