辦公室精細化行政管理的有效措施

對外經濟貿易大學國際經濟研究院 柴琳琳

“精細化”管理不僅是現代管理的最新風向標，同時它也是未來辦公室行政管理工作的終極發展目標，其特點主要是通過科學、有效的管理作為執行依據，通過準確、嚴格、精細的管理來最大程度上節約成本，這種管理還能夠全面提升企業管理的水平與效率。在市場經濟全面快速發展的今天，企業在經營與發展的過程中，面臨著激烈的競爭，企業若想實現長效可持續發展，必須注重企業管理質量，優化企業管理成效。辦公室行政管理是企業管理的基礎，只有實行精細化管理，才能從源頭上優化企業管理成效，確保企業各個部門銜接有序，推動企業健康可持續發展。

1 辦公室精細化行政管理的重要作用

在市場經濟全面快速發展的今天，企業在經營與發展過程中面臨著日益嚴峻的競爭和挑戰，企業若想優化管理效益，實現健康可持續發展，必須注重提升內部管理成效。辦公室行政管理是企業各項管理的基礎，發揮著承上啟下的關鍵作用，同時也是各個部門銜接有序的關鍵。在新經濟形勢下，全面推動辦公室精細化行政管理具有非常關鍵的作用。一方面，科學的辦公室精細化行政管理，能夠在很大程度上優化企業內部管理效益，確保企業內部各項資源安排有序，合理控制，從而推動企業實現集約高效發展，為企業長效可持續發展打下夯實的根基。另一方面，科學的辦公室精細化行政管理是構建現代企業制度的必然途徑。企業在快速發展的過程中，面臨著廣泛的發展機遇，同時也面臨著激烈的挑戰。企業若想始終保持核心競爭力，企業若想達到預期管控目標，必須構建現代企業制度。精細化辦公室行政管理是現代企業制度的核心要義，企業必須順勢而為，全面結合企業自身需求來構建辦公室精細化行政管理舉措，以便整體提升企業管理成效。

2 辦公室精細化行政管理的主要思路

辦公室是企業的核心部門，實現辦公室精細化行政管理，將直接關系著企業的管理成效，也關系著企業的發展質量。現代企業辦公室行政管理“精細化”的提出，不僅為日后行政管理的具體目標進行了鮮明引導，同時也為降低企業運營成本、提高整體管理水平提供了基礎保障，可以說是整個企業高層管理人員在現階段的企業管理過程中最想實現的目的。在新經濟形勢下，企業在實行辦公室精細化行政管理的過程中，應該明確主要思路，以便科學有序地提升管理質量。

2.1 實現管理目標的量化與細化

在企業經營與發展實踐過程中，優化管理成效，提升管理質量，必須注重管理目標的精細化。在企業辦公室精細化行政管理中，明確管理目標，細化管理目標是前提條件。在市場經濟全面快速發展的今天，企業在辦公室管理過程中，往往并沒有設立科學明確的管理目標，也沒有構建相應的管理制度，這就使得辦公室管理處于模棱兩可的狀態。企業對于辦公室管理的舉措，一般為績效考核或者出勤考評等方面，并沒有太過細化的管理目標。因此，在新經濟形勢下，推動辦公室精細化行政管理，企業應該在管理目標的設定過程中，確保各個部門的精細化。企業應該設定總體的管理目標，在總目標的引導下來實現管理目標的細化，在總目標的指導下來明確各個人員的具體工作職責，只有這樣層層保障，只有這樣科學統一，才能真正提升辦公室行政精細化管理的整體水平。

2.2 實現行政管理標準化與流程化

在新經濟形勢下，優化企業行政管理水平，提升企業行政管理質量，真正踐行辦公室精細化行政管理，還應該實行行政管理的標準化與流程化。一直以來，企業在辦公室行政管理中，并沒有一套完整規范、標準統一的管理流程，往往只是通過一套管理制度來進行僵硬化的管理，這在很大程度上影響著企業行政管理的整體水平與質量。因此，實行辦公室精細化行政管理，必須構建標準化、規范化、流程化的管理體系，以便真正指導企業管理實踐。所謂的標準化、流程化管理，就是企業在進行辦公室行政管理中，必須將每一項任務進行細化分解，同時再結合其發展規律與發展情況來安排具體的工作順序。標準化則指的是在傳統的流程化管理環節，對常規的工作進行梳理，通過設立合理、科學、縝密的管理工作來建立工作標準。同時，在衡量員工的工作成績時，也以一定的標準來進行評價。

2.3 實現辦公室行政管理的協同高效化

在企業辦公室精細化行政管理實踐中，實現精細化管理的目標，優化精細化管理的成效，僅僅依靠行政辦公室顯然是遠遠不夠的，必須協調多個部門的配合與支持，只有這樣才能整體提升管理效益，也才能真正推動企業穩定有序發展。比如辦公室出臺在企業內營造學習雷鋒精神的創文明活動，企業制定活動方案，需要各個部門在收到方案后進行答復，同時也需要后勤部門給予相應的配合與支持。因此，實現辦公室精細化行政管理，必須立足于本企業，必須立足于全體員工以及所有部門，只有真正形成合力，只有真正集中成效，才能從根本上提升辦公室精細化行政管理的整體水平。

3 推進辦公室精細化行政管理的科學措施

在市場經濟全面快速發展的今天，企業若想全面優化核心競爭力，企業若想提升自身發展成效，形成內部合力以及節約高效發展，必須注重運用科學有效的措施來推進辦公室精細化行政管理。

3.1 營造良好企業文化氛圍，全面灌輸細節意識

在企業辦公室精細化行政管理中，有效提升精細化行政管理成效，需要營造良好的企業氛圍，同時在企業內部全面滲透細節意識，引導企業員工關注細節，注重細節，不放過一絲一毫的細節，從小處著手來整體優化管理效益，切實實現管理目標。一方面，企業要注重營造良好的企業文化氛圍。企業文化是企業發展的軟實力，科學的企業文化能夠發揮潛移默化的影響和促進作用，同時也能夠在員工內部形成良性的機制。比如企業通過張貼相關標語或者開展文化活動等，能夠在員工內部營造學習氛圍，能夠在員工內部形成激勵機制。再比如企業在文化活動的開展過程中，選擇優秀員工來發揮表率作用，著重彰顯他們的精細化管理方法或者措施，以此來影響其他員工。另一方面，實現辦公室精細化行政管理，企業還應該全面灌輸細節意識。正所謂“細節決定成敗”，企業要在辦公室行政管理中，將細節意識作為主體意識給予科學的灌輸與滲透，以便引導全體員工嚴格按照規章制度辦事，嚴格按照細節要求工作。

3.2 提升員工專業素養，加強人員培訓教育

在企業辦公室精細化行政管理實踐中，真正提升管理水平，全面優化管理成效，企業還應該注重提升員工專業素養，全面加強人員培訓教育。精細化管理的穩步實施，離不開高素質的專業人員，離不開業務能力強的專業骨干，若企業員工的整體素質不高，或者他們缺乏必要的文化素質，勢必難以認同精細化管理理念，也難以在工作實踐中進行相應的創新與發展。一方面，企業在實施精細化管理的實踐過程中，應該注重提升員工的專業素養。企業要適當提高入職門檻，篩選高素質的專業人才，同時加強人才的優勝劣汰。企業對于無法勝任工作崗位的人，要及時進行調崗處理或者淘汰出局。對于那些專業素養高、工作能力強的人，企業要給予相應的鼓勵，以便激勵其他員工向優秀學習。另一方面，企業要加強對內部人員的培訓與教育。企業應該落實常態化的學習培訓機制，將員工培訓作為一種福利真正回報給所有員工，確保員工能夠與企業共同成長，全面激發他們的企業主人翁意識，繼而引導全體人員愛崗敬業、認真履職。

3.3 構建完善科學的管理制度，形成完整的業務流程

在企業辦公室精細化行政管理實踐中，優化管理質量，明確管理目標，企業必須構建完善科學的管理制度，同時將企業內部所有業務統籌結合起來，形成完整一體化的業務流程。一方面，企業應該結合自身管理實踐以及管理特點等，構建科學全面的管理制度，以便為辦公室精細化行政管理的開展提供科學的制度保障。企業要確保制度張貼上墻，引導企業各個部門以及全體人員真正深諳制度內容，嚴格按照規章制度辦事。同時，企業還應該構建辦公室精細化管理制度的保障措施，如制度執行不到位的懲罰措施，制度考評不合格的懲戒方法等。另一方面，企業在辦公室精細化行政管理實踐中，還應該形成完整的業務流程。精細化行政管理并不是一句口號，而需要全面貫徹落實在具體行動中，企業只有明確業務流程，細化業務流程，確保業務流程有序運轉，才能從根本上來提升辦公室精細化行政管理的整體水平，也才能全面促進企業的健康可持續發展。

3.4 完善精細化管理評價體系，運用科學有效管理方法

在企業經營與發展實踐過程中，全面提升辦公室精細化行政管理成效，切實提升辦公室精細化行政管理水平，確保辦公室精細化行政管理機制真正落到實處，企業還需要完善精細化管理評價體系，同時輔之以科學的行政管理方法。一方面，企業應該構建完善的管理評價體系，結合企業辦公室精細化行政管理的開展情況等給予相應的績效考核以及周期評估，如重點評價企業辦公室與業務部門的溝通連洽情況，確保企業出臺的各類文件或者方案，通過行政辦公室真正傳達至企業。若企業行政管理辦公室與業務部門之間出現溝通不緊密或者傳達不通暢，企業應該追求相關負責人的責任，同時構建整改清單，督促他們限期進行整改。另一方面，企業還應該不斷創新精細化管理辦法。如企業通過利用信息技術手段來實施精細化管理，將所有部門納入計算機管理系統中，通過共享、互傳等方式來整體提升精細化管理水平。

4 結語

在市場經濟全面快速發展的今天，企業在經營與發展過程中，必須實施科學的辦公室精細化行政管理，明確管理目標，優化管理流程，踐行管理辦法，從全局出發，從細節著手，整體提升辦公室精細化行政管理的整體水平與質量。