淺談工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理

劉婧

【摘要】本文介紹了企業(yè)電子檔案的管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題，結(jié)合工程設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案的特點(diǎn)，分析導(dǎo)致工程電子檔案收集和利用困難的原因，提出管理建議，為勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的工程電子檔案管理提供指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;工程設(shè)計(jì)企業(yè);有效利用;管理

一、概述

在工程設(shè)計(jì)企業(yè)中，各類工程項(xiàng)目產(chǎn)生的電子文件是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的主要產(chǎn)物，也是寶貴的技術(shù)資源和知識(shí)財(cái)富。隨著電子信息化的飛速發(fā)展，電子檔案的優(yōu)勢(shì)日漸顯著，電子檔案可以實(shí)時(shí)接收，存檔及時(shí)齊全，信息存儲(chǔ)高效方便，有利于統(tǒng)一管理，可提高檔案管理人員的工作效率，并且具有共享性。但電子檔案也存在一些缺點(diǎn)，比如容易被更改，數(shù)據(jù)易丟失，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)要求較高，對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境依賴性強(qiáng)等。在信息時(shí)代背景下，電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于項(xiàng)目管理中，如何有效地管理企業(yè)電子檔案，使其更好地服務(wù)于項(xiàng)目管理和企業(yè)發(fā)展值得探討。

二、當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀

（一）與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定、內(nèi)容真實(shí)可靠、保存時(shí)間長(zhǎng)久，但整理紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，占用存儲(chǔ)空間較大，檢索速度慢。電子檔案正逐步替代紙質(zhì)檔案，但在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)又無(wú)法完全替代。企業(yè)電子檔案的管理方式有待改進(jìn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)存儲(chǔ)重疊的現(xiàn)象。

（二）電子檔案處于建立與維護(hù)階段。目前對(duì)電子檔案的管理只停留在基本的建檔與檢索階段，信息化系統(tǒng)并不健全，檔案管理人員未能積極參與電子檔案信息化集成，且缺乏主動(dòng)開發(fā)與運(yùn)用檔案信息資源的能力。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員關(guān)于信息集成化業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)電子檔案信息化建設(shè)的步伐，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（三）電子檔案管理資金投入有限。部分企業(yè)對(duì)檔案的管理只限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，對(duì)電子檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，投入資金也相對(duì)有限。電子檔案不僅包括工程檔案，還包括聲像檔案，如各類黨政工團(tuán)照片、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)照片以及企業(yè)重大活動(dòng)的照片與視頻等。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)容易受多種環(huán)境影響而縮短壽命，保證適宜溫濕度的同時(shí)還要具備防消磁、防污染等保護(hù)措施。

三、工程電子檔案的特性

（一）專業(yè)性。工程電子檔案一般涉及了諸多階段，且每個(gè)階段可涉及多個(gè)專業(yè)。就我公司而言，工程項(xiàng)目一般包括初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等階段，每個(gè)階段還可涉及工藝、管道、儀表、電氣、電信、結(jié)構(gòu)、建筑、環(huán)境、消防、設(shè)備等多個(gè)專業(yè)。

（二）成套性。工程項(xiàng)目是一個(gè)包含若干階段的完整項(xiàng)目，整個(gè)建設(shè)過(guò)程需要一套完整的工程電子檔案來(lái)反映。因此，電子檔案要收集齊全，建立成套的、完整的工程電子檔案才更有價(jià)值。

（三）電子信息特性。工程電子檔案是在計(jì)算機(jī)及各類軟件的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，因此具備電子信息的相關(guān)特性，比如，占用空間小，收集整理簡(jiǎn)單快捷、容易儲(chǔ)存與共享，方便修改等優(yōu)點(diǎn)。但也存在很多缺點(diǎn)，比如容易刪除，容易損壞，難以保證和紙質(zhì)檔案一致。

四、電子檔案管理普遍存在的問(wèn)題

（一）完整性問(wèn)題。大多數(shù)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中產(chǎn)生最多的電子文件主要是文本、表格以及 CAD圖形文件。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展，各類電子文件的大量產(chǎn)生給企業(yè)電子文件的歸檔和管理帶來(lái)很大困難。目前，我院電子文件的歸檔主要是由設(shè)計(jì)人員移交至檔案管理人員，存在歸檔不及時(shí)導(dǎo)致的文件不完整情況。

（二）安全性問(wèn)題。電子檔案容易被復(fù)制改動(dòng)，造成信息的流失，因此，在企業(yè)電子檔案管理中最重要的內(nèi)容就是如何保證電子檔案的存儲(chǔ)安全。我院檔案管理人員將項(xiàng)目電子文件內(nèi)容逐條掛接到檔案管理系統(tǒng)中，隨著電子文件的日漸增多，服務(wù)器存儲(chǔ)空間也需要不斷擴(kuò)大，從而導(dǎo)致安全隱患較多。所以，我們把電子文件同時(shí)進(jìn)行了光盤離線備份，形成大量的光盤檔案。雖然這種異質(zhì)備份的方法可以減少電子檔案丟失損壞的風(fēng)險(xiǎn)，但光盤的存儲(chǔ)容易受外界環(huán)境的影響，并且光盤中檔案再利用時(shí)也比較麻煩，降低了檔案資源的利用率。因此，我們需要平衡服務(wù)器的存儲(chǔ)空間以及電子檔案的利用率，從中尋找到解決此問(wèn)題的最佳方法。

（三）有效利用問(wèn)題。檔案的保存價(jià)值在于提供利用，設(shè)計(jì)人員借閱紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，電子檔案的需求也逐漸增加。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于電子檔案管理，會(huì)造成電子檔案的利用率低，損失其應(yīng)有的價(jià)值。以電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)為例：把電子檔案離線保存到光盤中，再檢索利用時(shí)比較麻煩，如果采用數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)人員線上借閱查看，可以有效提高電子檔案的利用率。

五、工程電子檔案的管理建議

（一）基于知識(shí)管理的檔案管理。傳統(tǒng)檔案管理主要是收集、保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生的實(shí)體資料，并對(duì)這些企業(yè)自身的文件、檔案進(jìn)行管理。電子檔案具有流通性強(qiáng)，靈活性高等特性，傳統(tǒng)的管理思路無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。因此，必須從知識(shí)管理的角度出發(fā)，提升管理理念，增強(qiáng)有效利用檔案資源的意識(shí)。知識(shí)管理要求在企業(yè)信息化建設(shè)中加入檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，將文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存、信息錄入、升版替換的全過(guò)程納入信息管理系統(tǒng)中，形成一套完整的信息歸檔系統(tǒng)，整合文件流與業(yè)務(wù)流，構(gòu)建一個(gè)以知識(shí)作為產(chǎn)品的服務(wù)體系。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件的完整收集。傳統(tǒng)的檔案管理模式不能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的連續(xù)管理，容易造成文件流失，從而導(dǎo)致電子文件收集不完整。企業(yè)需建立完善的生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，盡快實(shí)現(xiàn)自動(dòng)抓取項(xiàng)目管理和工程設(shè)計(jì)中的相關(guān)信息的功能，根據(jù)電子圖紙上的信息自動(dòng)分類整理，并按項(xiàng)目、專業(yè)、主項(xiàng)建立目錄結(jié)構(gòu)，既能簡(jiǎn)化電子文件的歸檔流程，省略了檔案人員手工掛接的工作，也保證了紙質(zhì)文件與電子文件的一致性。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式已經(jīng)不適用于電子檔案的管理，必須開發(fā)智能化管理，擴(kuò)展至內(nèi)容、知識(shí)、組織乃至人員層面。這也就要求檔案管理人員從實(shí)體檔案管理的思想中解放出來(lái)，逐步轉(zhuǎn)換成信息管理、知識(shí)管理，由物理控制轉(zhuǎn)變成智能控制。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢借閱的局限性，建立企業(yè)知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)線上借閱瀏覽，最大限度提高電子檔案的利用率。

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