探析辦公室文書檔案的管理及常見問題

付遠翠

摘 要：辦公室文書檔案管理是企業管理工作中的重要環節，且管理質量的好壞會對企業整體管理水平產生極大的影響，需要企業加強文書檔案管理，針對比較常見的問題需及時采取有效措施。因而本文就針對現代企業在辦公室文書檔案管理中所存在的問題進行重點探究，并提出相應的解決對策，以期能夠切實提高企業在文書檔案中的管理水平，促進企業獲得更好的發展。

關鍵詞：辦公室文書檔案；管理；常見問題

雖然大多數企業在管理工作有加強對辦公室檔案的管理，但是因受到多方因素的影響，使得企業在此管理工作中依然存在較多的問題，如對文書檔案管理工作的重視程度不夠、專業的文檔案管理人員數量比較匱乏、文書檔案管理模式較為落后等，這對各類文書檔案優勢的發揮產生較大的影響，因而需要企業領導充分認識到開展辦公室文書檔案管理的重要性，針對所存在的問題要及時采取針對性的措施，只有這樣才能夠更好的保證文書檔案管理效率，滿足社會經濟發展需求。

1 文書檔案管理的特點

1）收集和保存資料為重點。結合實際調查發現，在文書檔案管理中主要就是對相關資料進行收集和保存。一般來說，文書檔案記錄內容比較多，具體包括：管理過程、人事關系變動、企業物資合同管理等[1]。另外，文書檔案在記錄載體上多以紙質或其他形式進行，這需要管理人員按照要求對其進行分類，并放置在專門的地方。

2）文書檔案的載體具有一定的多樣性。對企業而言，文書檔案能夠對其整個發展過程進行寫照，因而涉及到各個方面，如行政管理黨群工作、經營管理和生產技術管理等。由此可看出，文書檔案管理的對象具有多樣性特點，因而對文書檔案的存放載體也帶有多樣性特征，具體表現在合同紙質載體、錄音錄像等方面。

2 辦公室文書檔案管理比較常見的問題

針對當前企業在辦公室文書檔案管理中存在的問題，不僅影響檔案管理質量和管理效率，還對企業發展造成不小的阻礙[2]。因而作為企業領導者，有必要分析這些問題出現的原因，并在此基礎上實施針對新的解決措施。對于企業在辦公室文書檔案管理中存在問題，主要集中在以下三個方面：

1）對文書檔案管理工作的重視程度不夠。結合當前我國大多數企業的文書檔案管理情況可發現，企業在此工作中存在普遍的問題，就是對文書檔案管理不夠重視，因而在實際管理工作中還是將文書檔案僅作為整理文件的一項工作，缺乏對這方面的管理意識，進而在一定程度上影響文書檔案管理患工作功能作用的發揮。

2）缺乏專業的文檔案管理人員。在不少企業中，文書檔案管理人員多為兼職人員，而這些人員不具有專業的文書管理知識和技能，進而影響管理效果[3]。一般來說，文書檔案管理工作主要是由辦公室秘書或相關職能部門的行政管理人員負責，但是在實際中，這些人員都有自己的本職工作，并沒有過多的精力進行文書檔案管理工作。由此說明，企業在文書檔案管理工作中缺少專業人員，長期以往，勢必會影響企業發展。

3）文書檔案管理模式較為落后。不少企業在文書檔案管理工作中還在使用傳統的管理模式，簡單來說就是采用人工的方式進行文書檔案管理。對于這種管理模式，不僅需要消耗大量的人力，物力和財力，還會影響文書檔案管理效果[4]。另外，在當前信息時代下，部分企業在辦公室文書檔案上的信息化投入不足，并沒有根據實際需求，合理配置相應的設備，進而在一定程度上影響文書檔案管理工作開展的效率。

3 如何有效解決辦公室文書檔案管理中的問題

通過上述對辦公室文書檔案管理比較常見的問題進行深入分析后，企業則可在此基礎上實施相應的對策，下文就從三個方面給出解決企業在辦公室文書檔案管理中面臨問題的對策，希望能夠幫助企業切實提高文書檔案管理質量，推動其在當前市場環境下的穩定發展。

1）提高對文書檔案管理的重視程度。對于發展企業而言，要想確保文書檔案管理工作有序進行，切實提高文書檔案管理水平，其首先要注重自身思想觀念的調整[5]。相關領導人員要能夠充分認識文書檔案管理工作開展的重要性，只有這樣才能夠在最大程度上提高辦公室檔案管理工作開展的有序性，與此同時有關領導還要針對文書檔案管理加大資金投入。最后，還要結合企業發展情況以及文書檔案管理所具有的特點，制定出文書檔案管理的相關決策，這樣做，可顯著提高文書檔案管理工作開展的規范性，滿足相關標準和要求。

2）注重對文書檔案管理人員專業素質的提升。對于如何提升文書檔案管理人員的專業素質，企業則可從以下兩個方面入手：一是，積極引進專業文化檔案管理人員，這樣做，主要是為了充實企業現有的檔案管理人才力量。另外，企業還需對現有的文書檔案管理人員進行定期培訓，促使其能夠在培訓過程中不斷提高自身能力；二是，作為辦公室檔案管理人員，要想切實提高管理效果，則要能夠積極參與各項培訓活動，加強對檔案管理專業知識的學習，以此掌握更多的專業檔案管理知識。

3）健全文書檔案管理制度。眾所周知，制度的建立是工作開展的重要保障，因而企業要想能夠進一步提高是辦公室文書檔案管理工作質量和水平，首先就要結合實際，有針對性健全現有的文書檔案管理機制[6]。實踐證明，通過對制度的實施，對文書檔案管理工作的開展進行規范，能夠對文書檔案管理人員起到一定的激勵作用。基于此，企業在管理工作中要對此予以足夠的重視，利用制度來落實檔案管理責任，增強管理人員在工作中的責任意識，從而更好的保證文書檔案管理工作的整體質量，確保工作開展的有序性。

4）建立自動化OA系統與檔案管理系統對接平臺。對于文書OA系統的流轉和檔案管理系統是處于各自存在的狀態，在實際工作中，為了能夠提高文書歸檔的效率，確保大數據可進行共享，企業則可通過自動化OA系統進行文書審批，并將其抓到中間平臺，按照相關標準和要求進行合理分類。在此過程中，管理人員需利用計算機進行管理，并將所獲得的數據導入在檔案管理系統中。經過系統的信息化管理后，有助于企業在管理工作中切實提高文書處理和檔案管理一體化程度。

4 結語

綜上所述，在企業管理工作中，辦公室文書檔案管理占據重要地位，且對企業發展造成不小的影響，因而有關領導要對此工作的開展予以足夠的重視，但是結合實際來看，不少企業在辦公室文書檔案管理中存在較多的問題，這些問題的出現已經嚴重影響管理效率，為此，領導人員必須要針對這些問題采取積極有效的措施。對于采取何種解決措施，企業領導可從上述幾點進行：提高對文書檔案管理的重視程度、注重對文書檔案管理人員專業素質的提升、健全文書檔案管理制度、建立自動化OA系統與檔案管理系統對接平臺。通過這些策略，不僅能夠進一步提高文書檔案管理效率，還更好的發揮出文書檔案在企業發展中的價值。

參考文獻

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