電子文件檔案的管理與方法探討

徐麗

摘 要：隨著信息技術的發展和辦公自動化的完善，各單位電子文件的歸檔面臨著嚴重考驗，也是擺在檔案管理者面前的工作方向。針對這分一問題本人從電子文件檔案的管理與方法方面略作探討。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；方法探討

如今電子信息技術的飛速發展和辦公自動化的逐步完善，因而產生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優越性能而大大提高了工作質量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產生也為檔案管理者帶來了新的挑戰，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當前信息化建設與發展的一項重要內容

1 電子文件檔案管理現狀

1）對電子文件管理的重要性認識不足，大多數單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定，歸檔的機制，他們只是使用計算機起草文件一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不被保留.不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗，或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪，改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。

2）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發紙質文件作為歸檔材料，這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力，財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展

3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便，傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也帶來定的不安全因素，諸如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀易更改、信息與載體相分離數據丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題

4）電子文件管理工作瑣碎，任務繁重，對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真偽和價值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。

5）檔案管理者的專業素質高低不同，電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業知識而且嬰有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當一部分專業素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復合型人才，使先進的檔案設備無法投入檔案管理中去，無法充分發揮應有的作用。

在信息技術高度發達的當今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴重制約信息化進程的進一步發展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續，只有迎接電子文件的挑戰，管好用子電子文件，使之為經濟建設服務，因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責任，也是歷史發展的必然趨勢。

2 對電子文件檔案管理的幾點見解

1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務來抓。當前，電子文件的不斷產生已經成為文件管理的主要問題。它與紙質文件一樣，同樣涉及到保密安全，管理，歸檔、利用等問題與紙質文件具有同等作用。各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力盲傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。

2）加強法制建設，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系，相應的法律法規是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規有很大關系，因此，檔案行政管理部門應會同政府行政部門聯合制定電子文件管理法規，確認電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件，檔案行政管理部門應逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化，規范化、制度化。

3）在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質文件的“雙套制”保存問題，建立“通道”，即是將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利軟件和數據庫索引將二者結合，實現電子文件自動管理和檢索永久保存的文件，應形成一套紙質文件保存，要認真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標記，各種修改信息應予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。

4）加強辦公系統和電子文件的安全防護工作，做好辦公系統和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命為電子文件的長期保存打下基礎。二是保證計算機網絡系統的實體安全，實體安全主要指環境和設備的安全，要有專人負責管理應用有良好的室內環境，保證機器設備和存貯設備不會因溫度渡動及火災受到致命的傷害，三是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，這在一定范圍內對服務器文件與數據提供了保護，四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。五是預防病毒，防止網絡系統遭受侵害，要在計算機系統上安裝防毒軟件，它可自動殺毒，嚴禁使用外來U盤，光盤等，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用，六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作人員的業務素質，隨著信息化技術的廣泛應用，電子文件也大量地出現在人們面前，在這種情況下，檔案人員只懂紙質檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學習電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐，檔案行政管理部門應加強這方面的業務培訓，一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓：一是組織檔案人員去外地學習電子文件與電子檔案管理的經驗：三是召開電子文件與電子檔案管理現場會，推廣這方面的先進經驗，迅速提高檔案工作人員的業務素質

綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質文件無可比擬的優越性使工作質量和效率大大提高，它給傳統檔案工作理念，技術和方法所得帶束的嚴挑戰是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規范。

參考文獻

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