論新形勢下檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新

符星

摘 要：在系統(tǒng)分析人事檔案管理內(nèi)涵與特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化時代的發(fā)展訴求和客觀需求，強調(diào)信息化時代的人事檔案管理方式應(yīng)當(dāng)更加便捷、內(nèi)容需要更加全面、安全必須更加可靠。通過總結(jié)傳統(tǒng)人事檔案管理模式在理念、人員和手段等方面的弊端和問題，進一步提出要樹立人事檔案信息化管理理念、培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才和搭建人事檔案信息化管理平臺的信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：信息化時代；人事檔案管理；模式創(chuàng)新；路徑

引言

隨著信息化時代的到來，以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、云存儲、云計算等為代表的現(xiàn)代化信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于人類生活的各個領(lǐng)域，改變著人類傳統(tǒng)的信息處理方式，也深刻影響著人類的生活、工作，乃至思想、思維和觀念。在這種時代背景下，檔案工作的各個方面自然也受到影響。

1人事檔案管理的內(nèi)涵與特點

人事檔案是人事信息存放的現(xiàn)實載體，詳細記錄著檔案所有者的個人信息，在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是專門從事人事檔案收集存放、分類整理與調(diào)配使用等諸多環(huán)節(jié)的一項具有服務(wù)屬性的工作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內(nèi)容，對個人和單位發(fā)展具有重要作用。

人事檔案管理的管理對象、管理內(nèi)容、工作性質(zhì)等決定了其具有以下幾個特點：一是真實有效性。人事檔案作為記錄個人履歷的載體和人力資源管理的主要依據(jù)，這就要求人事檔案管理必須保證內(nèi)容真實、有效。二是內(nèi)容全面性。人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實際需求了解其個人基本信息、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、思想政治狀況等方面的重要依據(jù)，因此人事檔案管理從內(nèi)容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發(fā)生崗位變動、職務(wù)變動或單位變動時，人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機密性。人事檔案記錄著許多重要的個人信息，其中相當(dāng)一部分信息屬于個人隱私機密，不適合對外公開，更要防止發(fā)生信息泄露，因而人事檔案管理工作要求確保人事檔案信息的絕對安全與保密，在何情況下都不可私自保存與泄露人事檔案的內(nèi)容。五是功能服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關(guān)工作提供服務(wù)的渠道，具有極強的服務(wù)屬性，人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個人發(fā)展和組織需要等相關(guān)工作的推進效率，較大程度節(jié)約人力資源管理相關(guān)工作的人力成本和時間成本。

2建立檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的主要載體是紙質(zhì)，為便于統(tǒng)一管理檔案，檔案管理部門制定了紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依，實現(xiàn)了檔案管理工作的規(guī)范化。在進入新形勢后，檔案管理信息化建設(shè)速度加快，但是因缺乏統(tǒng)一的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，各地的檔案管理部門在電子檔案的制作標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容設(shè)定、紙張規(guī)格等方面，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是根據(jù)各地的情況來制定，致使檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不一，制約了檔案管理資源一體化的發(fā)展。因此在檔案管理信息化建設(shè)過程中，急需制定統(tǒng)一的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。要對電子檔案的格式、排版、字體大小、顏色、頁邊距等內(nèi)容，做出具體明確的標(biāo)準(zhǔn)。對電子檔案中的照片底色、尺寸也要做出統(tǒng)一的要求，以統(tǒng)一電子檔案的格式，便于不同管理部門之間電子檔案的傳輸。其次對于檔案的紙張、打印內(nèi)容也做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以統(tǒng)一檔案管理信息化的紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)。最后對于檔案的錄入、掃描、網(wǎng)絡(luò)等方面的工作，也要統(tǒng)一其標(biāo)準(zhǔn)，如掃描的分辨率做統(tǒng)一的規(guī)定。在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方面，要由國家相關(guān)部門牽頭，制定統(tǒng)一的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，并由各地的單位進行落實。

3信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

3.1樹立人事檔案信息化管理理念

一方面，要強化管理意識。要充分意識到人事檔案對個人發(fā)展的重要意義，充分認(rèn)識到人事檔案需要強化管理。同時，人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的服務(wù)性工作，真正實現(xiàn)在思想上高度重視，尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部，要堅決避免將人事檔案管理工作作為安排“邊緣人”的“冷衙門”，切忌成為作風(fēng)懶散、不求上進工作人員的“安樂窩”。另一方面，要樹立信息化意識。身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。對人事檔案管理而言，要樹立信息化意識，用信息化手段推動傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務(wù)性等特點的充分發(fā)揮，實現(xiàn)人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應(yīng)信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

3.2培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才

“一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵?！币环矫?，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強自身學(xué)習(xí)?，F(xiàn)有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)，加強理論學(xué)習(xí)和技術(shù)實踐，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。總之，要建立一支具備人事檔案管理知識體系、掌握信息化理念和技術(shù)以及終身學(xué)習(xí)意識能力的專業(yè)化人事檔案管理人才團隊，既能推動人事檔案管理不斷適應(yīng)信息化要求、提高信息化水平，也能通過信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和有效運用提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3搭建人事檔案信息化管理平臺

要加速人事檔案信息化管理平臺建設(shè)，充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫和新媒體搭建動態(tài)的、科學(xué)的、全面的、安全的人事檔案管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化和遠程化，這是信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新的根本路徑。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建集信息收集、分類、存儲與調(diào)取等傳統(tǒng)功能于一體，并集成雙向互動、實時更新、比對分析、趨勢研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺，能夠有效降低人力物力財力的使用和浪費，節(jié)約物理空間和時間成本。更重要的是，信息化的人事檔案管理，將極大提升工作的精準(zhǔn)度和效率性，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，真正實現(xiàn)人事檔案管理工作的價值最大化。

3.4加快檔案管理信息化人才隊伍的建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，往往是一人多職，或是由其他部門的人來兼職，檔案管理人員的主要任務(wù)是檔案的收集與保管，在管理方式上主要以人工管理為主，對檔案信息的整理和利用效率較低，沒能發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的作用。在進入新形勢后，檔案管理工作信息化對檔案管理工作提出了更高的要求，對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求?？梢哉f，檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理的工作水平，因此要加快檔案管理信息化人才隊伍的建設(shè)。首先要提高檔案管理隊伍的專業(yè)性。檔案管理信息化工作需要工作人員具備較強的計算機操作能力，能夠熟練運用辦公軟件、辦公設(shè)備進行辦公，且對檔案管理工作有較強的理論知識。

結(jié)語：

隨著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作需要由更高素質(zhì)的人才來擔(dān)任，對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也提出了更高的要求。檔案管理部門要緊緊把握發(fā)展機遇，不斷提升檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，引進和培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)，使檔案管理工作邁上新的臺階。

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