信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

戴丹

摘要：傳統事業單位檔案記錄的形式為紙質形式。但是受限于信息載體的難以復制性，導致這些珍貴的檔案往往不能發揮出應有的價值。其次，手工化的檔案記錄是費時費力的，在檔案信息的準確度上，效率上，都有進一步提升的空間。而在事業單位引入檔案信息化時代管理模式后，則能很好的解決上述問題?；诖?，本文將重點研討在新時代下，實現檔案信息化時代管理的幾點途徑。

關鍵詞：信息化時代;事業單位;檔案管理

改革開放以來，我國隨著市場經濟體系不斷發展完善，以往檔案管理模式已經無法滿足機關事業單位持續性發展需求。通過相關研究以及文獻資料的統計，發現我國檔案管理方面仍然存在比較多的改進空間。

1推動事業單位檔案信息化時代管理的重要性

事業單位檔案信息化時代管理工作的開展，能夠促進內部間檔案共享程度的增加，導致檔案管理工作的實際職能發生了變化。由以往的檔案管理與利用職能，逐漸走向了借助檔案數據實現為人民服務的目的。電子化檔案的分類方法眾多，借助不同的檔案調取需求，能夠滿足社會的各類需要，為社會提供高效，便捷，及時的服務，使檔案管理工作的效能得到最大程度的發揮。

2檔案管理現狀

2.1思想認識不正確

檔案管理工作屬于推動社會經濟持續發展的重要工作，同時也是為機關事業單位提供發展基礎的工作形式。在信息化時代之下，機關事業單位的檔案管理工作的落實主體仍然是人，人屬于影響檔案管理工作效益的重要因素，普遍而言，不同的部門在職能方面并不相同，所以部門當中任何工作人員對于檔案管理存在著不同的影響。

2.2內部建構缺陷普遍

制度本身屬于規范、約束以及長效的一種基礎性特征保障，在檔案管理質量方面也存在著關鍵性影響。但從制度層面上來看，檔案管理的現狀并不理想，內部建設問題仍然比較突出。例如，制度本身的剛性約束性作用比較差，借助長效性的發揮制度的約束作用，可以有效的保障檔案管理效能的建設實效性，并有效提升工作人員的工作積極性，保障工作的實效性。另外，需要進一步建設一整套完善的管理機制，通過工作者的工作崗位特征，將績效考核的結果和薪酬掛鉤，從而提升工作積極性。

3新形勢下事業單位實現電子化檔案信息管理的幾點途徑

3.1將檔案管理變為檔案服務

人們如今對于檔案的需求量越來越高，要求便捷性與可利用性兼具，在當今的時代背景下，事業單位一定要結合自身的發展實際，將檔案管理變為檔案服務，重點突出服務這一職能的體現，使得檔案管理工作的開展更加高效。建立起新的檔案管理理念，以信息化的手段為載體，為使用檔案的人群提供更加多樣的檔案類型，方便有需要的人進行數據調取。

3.2變被動管理為主動管理

隨著時代的不斷發展，人們對電子檔案的青睞越來越高。事業單位要想實現檔案管理的高效率，首先應當轉變自身的管理理念，按照檔案所屬類別的不同，主動的開展檔案的分類管理工作，為查閱者帶來方便，為自身工作的開展提高效率。為了一次性達成人們的查閱需求，檔案管理者應當注意延伸服務的開展，使得檔案調取工作能夠隨時隨地，更加便捷。

3.3創建針對性的檔案管理制度

數字化檔案管理工作的開展，涉及到的工作環節較為繁瑣，而一旦任意環節出現了檔案錄入差錯，都影響最終檔案的真實性。因此，對事業單位的檔案管理者而言，需要根據單位自身性質的不同，對檔案工作中的各個環節予以細化，明確個人的工作職責，使得檔案管理工作的開展有序進行。創新l生的檔案管理制度的建立，需要在日常的工作中不斷總結經驗，建議管理者運用PDCA管理模式，來對工作中存在問題的環節，結合日常工作經驗，將問題逐一的解決，能夠有效的減少后續工作中出現同樣問題的幾率，使得檔案管理工作可以更快更好的開展。

3.4重視事業單位數據庫的研發工作

在建立數據庫的過程中，要保證電子檔案的可查詢方式是多樣的。能滿足用戶圖文聲像、全文、目錄一體化檢索的目的，并能夠執行用戶對特定查詢結果打印、轉存、排序、顯示等功能。

為了保證電子化檔案管理的數據傳輸安全，需要設置相應的執行權限。同時對計算機系統、軟硬件的安全，都要做到同步的防護。

4結語

綜上所述，對于當代信息化技術背景而言，機關事業單位的檔案管理工作想要保持工作效率的持續性提升，需要不斷的提高檔案管理的綜合效益，確保部門的不同業務、工作以及活動的順利實施。對此，機關事業單位需要從不同角度上進行針對性的改進，例如做好檔案的針對性管理，構建并不斷的優化檔案管理基礎機制、提高管理工作價值并突出落實監督和指導工作，同時按照實際工作中所存在的缺陷采取針對性的管理措施，保障檔案管理工作可以高質量落實。