淺析提高基層檔案管理工作效率的措施

姜文莉

摘 要：近年來，隨著我國基層建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷加強(qiáng)，需要轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)檔案管理模式，重視信息化建設(shè)，才能提升檔案的安全性與完整性，為各項(xiàng)工作的開展提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：提高 基層檔案管理 效率

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理較為混亂

文件管理不夠標(biāo)準(zhǔn)化。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（鎮(zhèn)）人民俱樂部中心在業(yè)務(wù)量、人口、檔案儲(chǔ)存等方面均不及市區(qū)。因此，除了將個(gè)人保險(xiǎn)信息分為村和鄉(xiāng)外，還可以在檔案柜中進(jìn)行存儲(chǔ)。但是由于較大的檔案數(shù)量無法實(shí)現(xiàn)將所有檔案均存放在柜中，所以在沒有固定存放地點(diǎn)的情況下，常常會(huì)發(fā)生檔案不存檔的情況。另外，由于搜索文件自動(dòng)化的辦公方式并沒有完全普及，因此不少社會(huì)中心仍然采用手動(dòng)搜索并以計(jì)算機(jī)從旁輔助的形式來搜索文件。除了被保險(xiǎn)人的資料可以被電腦找到檔案編號(hào)并找到紙張檔案外，其他檔案資料不在官方保管范圍之內(nèi)。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性且管理壓力相對(duì)較大的工作，因此有效的檔案管理工作需要多名管理人員共同完成。由于檔案管理工作薪酬的不甚理想，因此在管理人員稀缺的情況下，當(dāng)前檔案工作的管理人員通常都是兼職的。在這種現(xiàn)狀下，不僅人員的流動(dòng)性較高，也在基層單位領(lǐng)導(dǎo)缺少培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)檔案管理人員意識(shí)的同時(shí)，使管理工作的順利開展帶來不小的阻礙。[1]

二、解決檔案管理工作問題的有效對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變落后的傳統(tǒng)觀念

一方面，基層單位管理人員需要意識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理工作，已經(jīng)逐漸被時(shí)代摒棄，建立信息化的管理活動(dòng)已經(jīng)迫在眉睫。所以基層單位要從實(shí)際出發(fā)，將其納入單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，并提供更多的人力、物力和財(cái)力資源。另一方面通過學(xué)習(xí)對(duì)自身落后的管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新，從而保證管理人員在開展檔案工作時(shí)，能夠以創(chuàng)新的管理理念與新興的信息化技術(shù)，參與到檔案管理工作中來。同時(shí)，工作人員也要以《檔案法》作為規(guī)范自身行為的管理準(zhǔn)則，確保本單位檔案管理工作能夠進(jìn)行有效的開展，然后更好地履行自己的職責(zé)。[2]

（二）做好檔案信息的安全防護(hù)

由于檔案信息內(nèi)容的重要性與私密性，所以需要建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)施全方位的嚴(yán)密監(jiān)測(cè)，采用身份認(rèn)證方法提高檔案安全，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。同時(shí)，基層單位也可以使用飛機(jī)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)重要檔案進(jìn)行備份與加密的同時(shí)，通過安裝防火墻、病毒查殺等軟件加強(qiáng)對(duì)電子文檔的防護(hù)。另外，單位也需要建立嚴(yán)密的傳輸渠道，以防止各個(gè)單位間在進(jìn)行資源共享輸送時(shí)，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失或泄露，在加強(qiáng)信息檔案數(shù)據(jù)防護(hù)的同時(shí)，能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，成為各基層單位間資源共享的有效保護(hù)。

（三）增加檔案信息管理的資金投入

檔案信息化管理，主要是指管理人員能夠?qū)㈦娮有畔⒓夹g(shù)與管理技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合的同時(shí)，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)、高效、科學(xué)化的整理與收集，將紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案進(jìn)行變更，并通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，來改變傳統(tǒng)檔案管理容量不足的情況。所以基層單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要增加對(duì)信息化設(shè)備配置的資金投入，保證檔案管理工作能夠在相應(yīng)技術(shù)與設(shè)備的支持下，對(duì)工作效率進(jìn)行有效的提升。同時(shí)，基層單位也要做好電子文件的存儲(chǔ)和備份，并不斷提高基層文件信息管理水平，利用防火墻以及各種殺毒軟件來保障檔案信息的安全，以免出現(xiàn)檔案丟失或被盜取的情況出現(xiàn)。

（四）提升對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域?qū)Ω咚刭|(zhì)的新型人才需求數(shù)量也在不斷提高。因此基層單位需要重視檔案管理人員具備專業(yè)素質(zhì)的重要性，定期開展培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)管理人員積極學(xué)習(xí)管理工作的新知識(shí)，并通過對(duì)各種先進(jìn)設(shè)備的學(xué)習(xí)使用，更好地進(jìn)行對(duì)檔案管理工作效率的提升。單位也要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，在保證基層人力資源得到優(yōu)化的同時(shí)，推動(dòng)檔案信息管理工作的順利開展。另外，基層單位還需要建立完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)管理工作態(tài)度積極且效率高的管理人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不積極且無法完成工作任務(wù)的管理人員則采取一定的懲罰措施，保證檔案管理人員能夠在良好積極的工作氛圍中，更好地完成管理工作。

三、結(jié)語

由于現(xiàn)階段我國基層檔案管理工作仍存在諸多問題，因此需要基層單位意識(shí)到管理信息化建設(shè)的必要性，尋找多種提升檔案管理工作效率的方法，以期能夠在推動(dòng)基層檔案管理工作順利開展的同時(shí)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)未來的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王洪民.試論基層單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，2（08）：86.

[2]王閣.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].勞動(dòng)保障世界，2018，3（17）：72.