基于人力資源和成本管控的信息系統項目建設機制研究

要佳 劉超

【摘 要】近年來，企業越來越重視信息系統項目的建設，推行企業信息化能夠使企業獲得更多的內在發展動力，產生積極的推動作用。文章研究信息系統項目建設的影響因素，重點關注人力資源和成本對信息化系統建設的影響。建立高效的人力資源團隊及成本管控機制，提高項目團隊穩定性，規避人員及成本造成的項目風險，減少成本超支和浪費，確保信息系統項目的順利實施。

【關鍵詞】信息系統項目;人力資源;成本管理

【中圖分類號】TP315 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）10-0252-02

企業信息化建設是促進產業升級轉型的重要舉措，以“兩化深度融合”“智能制造”“互聯網+”為方向，大力推進企業信息化，對國家的信息化建設及促進國民經濟發展具有重要的現實意義和歷史意義。目前的信息系統項目管理已經從粗線條的項目立項、節點跟蹤、項目結項審核，發展到更加精細化的過程控制，包括各個項目階段的審核、過程審計及成熟的管理方法論等[1-2]。多數信息系統項目實施“項目經理負責制”的管理模式，對其所負責的整個項目進行全程監督[3]。信息系統項目成功率不高的原因有很多，除了項目的需求不明確、項目的計劃不清楚、公司的支持不到位等原因外，更多的是人力資源和成本管控沒有到位。

本文從人力資源和成本管控兩個方面提出相應的工作機制，從項目的人力資源和成本管理入手，按照項目特點組建項目團隊、制定項目預算，組建高效的項目團隊，提高團隊凝聚力，在項目實施過程中有效地管理項目團隊，控制項目成本。通過這一系列的舉措，大幅提升項目團隊的整體績效，有效保證項目的最終交付和價值實現。

1 信息系統項目建設的影響因素

信息系統項目是根據目標用戶的需求，選擇最優的技術和產品進行設計和開發，將各個分離的“信息孤島”連接成為一個完整、可靠、經濟和有效的整體，且彼此間能協調工作，發揮整體效益，達成整體優化的目的。

根據PMI的項目管理知識體系指南（PMBOK指南）[4]，將項目管理劃分為五大過程組及十大知識領域，包括啟動過程組、規劃過程組、執行過程組、監控過程組及收尾過程組;在十大知識領域中，項目整合管理及項目風險管理貫穿項目始終，項目范圍、進度、成本是項目管理的三大基準，此外還有質量、資源、采購、相關方和溝通管理。本文主要討論信息系統項目管理的成本管理及人力資源管理。信息系統項目的成本管理主要包括規劃成本管理、估算項目成本、制定項目預算和控制成本。信息系統項目的人力資源管理主要包括規劃人力資源管理、組建項目團隊、建設項目團隊、管理團隊。

2 信息系統項目建設機制

2.1 編制科學合理的人力資源和成本的管理計劃

在信息系統項目建設初期，參考項目管理計劃，識別和記錄項目角色、職責、所需技能、報告關系等，編制人員配備管理計劃，包括人員進入和遣散的時間安排、需要進行的培訓、團隊建設的策略、針對項目成員或團隊的認可與獎勵計劃、對公司的影響等。針對信息系統項目的特殊需求，配備各級別、各專業的人才，業務專家的支持也應列在內（如圖1所示）。在建立人員規劃計劃的同時，進一步完善信息系統項目成本的管理計劃，詳細描述如何規劃、安排、控制項目成本（如圖2所示）。組織相關人員參與信息系統項目管理計劃的討論，反復溝通，修改完善，最終確定人力資源管理計劃和信息系統項目成本管理計劃，明確職責定義、人員配備，完備信息系統項目成本管理。

2.2 組建高效的信息系統項目管理團隊

為了開展信息系統項目活動，需要確認資源的可用情況，選擇信息系統項目成員并分配職責，最終組建項目團隊。根據信息系統項目進度活動的關鍵路徑進行資源評估，確定在什么時候需要什么樣級別的人員及數量。結合公司的人員現狀，選擇合適的項目成員，與職能經理進行談判，爭取到合適的人員，并確保能夠在項目期間保持人員穩定。對于必需的專業人才不在本地的情況，采用虛擬團隊的方式進行管理。信息系統項目團隊成員確定后，編制項目團隊通訊錄，明確角色和職責，更新資源日歷，明確人員可用性和時間限制，以便于完善信息系統項目進度計劃。

2.3 制定切實可行的激勵機制

信息系統項目推進過程中，項目團隊的建設是重中之重。通過有效的手段，加深團隊間的信任感，增強團隊凝聚力。在信息系統項目收尾階段，組織大家進行團隊建設活動，加強相互之間的理解，改善團隊協作。同時，建立認可與獎勵機制，獎勵績效好的團隊成員，提振士氣。獎勵可以是有形的物質獎勵，比如在項目進度計劃內完成既定工作，設置項目階段獎金;也可以是無形的精神獎勵，比如對于績效好的成員給予額外榮譽獎勵，如優秀之星、深造培訓機會等。

參照馬斯洛五個需求理論[5]，建立有效的激勵機制（如圖3所示）。在了解項目成員的職業規劃及愿景的情況下，根據每名項目組成員設置相應的獎勵機制，有效地調動成員的積極性，發揮主觀能動性。只有信息系統項目團隊的每一位成員充分發揮自己的作用，做好本職同時相互協作，進度、質量、成本才有保障，才能有效地提升整體項目績效。

2.4 建立以人為本的成本管控機制

緊抓績效、控制成本，提高執行力，引導團隊成員從忙碌導向到效率導向。定期更新工作績效報告，跟蹤團隊成員的工作表現，并提供反饋意見，解決團隊成員及信息系統項目上的問題，建立以人為本的成本管控機制。

在項目建設過程中，利用掙值管理（EVM）進行項目績效的監測，以及項目完工估算（EAC）的預測，及時發現問題。掙值管理（EVM）是把項目范圍、進度和資源績效綜合考慮，以評估項目績效和進展的方法[6]。項目經理和團隊通過比較掙值EV與實際成本AC、計劃成本PV之間的關系得出當前的項目績效情況：成本績效指數CPI=EV/AC<1，成本超支;進度績效直屬SPI=EV/PV<1，進度落后。依照當前成本偏差一直持續（典型偏差），通過完工預算BAC預測完工估算EAC=BAC/CPI。在此情況下，項目經理與團隊組織專題會議討論、分析該問題，尋找原因。針對進度落后的情況進行趕工、或資源平衡，提交人力資源變更申請，在批準后，調換更資深的技術人員替換，及時進行人力資源計劃的更新和成本計劃的更新。掙值分析如圖4所示。

3 結論

本文通過建立有效的項目團隊和成本管控機制，借助項目管理的理論知識體系，進行規范化的項目管理，立標準、跟進度、管階段、控偏差、審交付，加強過程控制力，進而提升項目的質量和成功率。

參 考 文 獻

[1]劉同.項目管理成功的三大驅動力[J].企業管理，2019，449（1）：38-40.

[2]曹力.關于信息化系統建設項目管理的體會[J].中國管理信息化，2018（22）：42-43.

[3]張衡.基于信息系統項目團隊特點的人力資源管理對策[J].企業改革與管理，2018，330（13）：68-70.

[4]項目管理協會（美）.項目管理知識體系指南（PMBOK指南）[M].第6版.北京：電子工業出版社，2018：22-25.

[5]胡家祥.馬斯洛需要層次論的多維解讀[J].哲學研究，2015（8）：104-108.

[6]譚志彬，柳純錄，周立新，等.信息系統項目管理師教程[M].第3版.北京：清華大學出版社，2017：301-310.