聲像檔案的信息化管理探析

王磊

摘 要：聲像檔案即是相關單位、社會組織或者企業在進行各項業務活動的過程中逐漸形成的具有較高保存利用價值的照片、影片、錄音、視頻等各種載體的以影像和聲音為主，輔助文字說明的客觀記錄。聲像檔案是單位日常經營管理活動中形成的非常重要的檔案資源。在實際的工作中了解到，聲像檔案的開發利用工作和科學管理，促進聲像檔案管理信息化建設，是一個值得深入研究的課題。本文分析了聲像檔案信息化管理的必要性及現狀，并提出了聲像檔案信息化管理的對策。

關鍵詞：聲像檔案;信息化管理;對策

聲像檔案和過去的文字信息檔案比起來，在現代信息技術和數字技術飛速發展的今天，其直觀形象的特征更加凸顯。不同于過去的普通文字檔案，也與早期聲像檔案中的錄音、錄像帶等材料不同，現階段以互聯網信息技術為支撐的聲像檔案表現出更加突出的數字化特點，即是對實物載體的依賴性進一步降低，對信息技術“云”存儲空間的依賴性有所提升。所以，聲像檔案的信息化建設對于提升檔案管理工作效率而言至關重要，也是實現聲像檔案科學化規范化發展的有效途徑。

一、聲像檔案信息化管理的必要性

首先，促進聲像檔案的信息化管理是未來的必然發展趨勢。現階段，現代信息技術的飛速發展與持續創新，各個行業的經營管理工作已經越來越強調信息化建設，檔案管理亦是如此，因此促進聲像檔案的信息化建設是計算機信息技術發展的必然需要，也是檔案管理工作與時俱進的客觀要求。其次，聲像檔案信息化建設能夠在很大程度上降低單位其他資源的使用，減少檔案數據信息所占的存儲空間。聲像檔案借助于圖片、音視頻等載體，能夠非常直觀形象的還原現場，表現出非常重要的開發利用價值。聲像檔案依靠計算機信息技術轉化為數字版，能夠直接存儲到光盤或硬盤等介質內，同時還能夠利用目前較為普遍的云盤技術，直接將檔案數據存儲與網絡平臺中，不但能夠降低存儲空間，也有效減少了資源的消耗。最后，聲像檔案信息化建設有助于更加高效的對檔案信息數據實施檢索，近年來各單位對于聲像檔案的開發利用需求日益增大，各種活動、會議等聲像檔案材料也逐漸增多，依靠計算機技術實施數字化處理，能夠幫助檔案使用者更加高效的對檔案資源進行檢索，不但有效節省了資料收集、統計以及對比的時間，也有助于后期的開發和管理工作[1]。

二、聲像檔案管理現狀分析

近年來，各單位在聲像檔案的信息化建設過程中即便積累了一定的經驗，取得了顯著的成效，然而從檔案管理工作的整體情況而言，聲像檔案資源的重要性認識還需要進一步提升，聲像檔案信息化管理程度還需要逐漸深入，聲像檔案資源的收集、存儲和傳輸等工作需要加強。從現階段的實際情況來說，不管是從內容、形式、類型等角度來說，以聲像為載體的檔案信息數據表現出多元化的發展趨勢，聲像檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰。首先是數碼技術與相關設備的應用形成了很多電子文件，聲像檔案的類型從過去的照片、底片、錄音、錄像帶慢慢演變為數碼照片、數碼影像以及光盤等各種形式;其次是存儲方式逐漸發展為數碼、光盤存儲，錄音和錄像設備不斷更新，形成了豐富的音視頻以及光盤等材料;最后是聲像檔案存儲也出現了很大變化，發展為以盤、片、卷為存儲單位。上述改變對聲像檔案的管理工作產生了很大的影響，過去的管理模式難以符合新時期的新要求，所以必須要重視聲像檔案的信息化建設，促進檔案管理效率的提升。

三、聲像檔案的信息化管理的對策

1.聲像檔案存儲標準化建設

借助于多媒體技術以及信息技術把聲像檔案進行數字化處理的過程中，各種數字化標準與文件存儲格式的應用讓聲像檔案的數字化處理質量也存在較大的差異。因此對于聲像檔案的信息化建設工作來說，首先應當對格式進行統一，加快存儲標準化建設工作。比如說照片數字化處理后的存儲格式千差萬別，針對存檔級的照片可以選擇TIFF存儲格式，這是一種較為靈活的格式，你能夠存儲彩色、灰度圖像。現階段大部分數碼相機的照片格式為JPEG，也能夠直接進行存檔。針對視頻圖像的存儲格式，可選擇MPEG系列標準，能夠直接進行播放或編輯。針對存檔級的音頻文件，可以選擇WAV格式進行存儲，這是微軟研發的波形存儲文件，因為微軟自身在軟件行業中的領頭羊地位，這種格式也得到了非常廣泛的應用，WAV格式能夠在采樣率足夠的基礎上精準記錄聲音。對聲像檔案數據庫建設而言，應當制定統一的數據庫標準，比如說是否包含案卷號、文件號、題名以及拍攝時間等相關元素，保證數字聲像檔案資源格式的統一。聲像檔案的存儲工作是確保有效傳輸的重要途徑，開展好標準化建設工作才可以有效發揮出檔案資源的利用價值，標準化之后的聲像檔案也能夠和其他系統有機結合起來，便于嵌入，進而在很大程度上擴展了聲像檔案的利用途徑[2]。

2.拓寬聲像檔案信息利用途徑

開展好聲像檔案的信息化建設工作，應當符合社會信息服務體系構建特征以及實際發展趨勢，把聲像檔案信息進行數字化處理后予以開發利用，進一步挖掘出聲像檔案資源的服務價值，促進檔案利用效率的提升。一方面應當促進聲像檔案編研工作效率的提升，以更高層次的二次開發成果服務廣大用戶，將具備一定廣度與深度的信息編研成果帶給用戶，增強聲像檔案的價值。比如說對已收集的錄像資料實施數字化處理，借助于專題片的方式形成成果，讓其能夠更好的保存;照片檔案資源進行數字化處理后不單單能夠更好的保存，還可以根據各個主題類別，通過新舊對比的方式，形成畫冊進行展覽等，更加直觀的展示出檔案內容，為單位管理者決策提供直接的幫助。另一方面應當完善服務體系，聲像檔案基本上能夠在互聯網中面向社會公布，所需要的對象能夠直接從網絡平臺中進行查詢下載，所以應當加快網絡服務體系的構建，把聲像檔案數字化處理后予以公布。應當注意的一點是使用者在利用數字聲像檔案的過程中要嚴格按照相關規程進行操作，檔案管理部門也需要借助于技術手段來保護網絡平臺中的檔案資源。

3.聲像檔案信息化安全建設

一是應當對單位過去形成的聲像檔案資源盡快實施數字化處理;二是將數字化處理之后的聲像檔案資源進行網絡化管理，將其存儲于聲像檔案管理系統中并實現多級管理，保證檔案信息資源的安全;三是應當做好對檔案部門軟硬件系統設備的保護。首先是要做好計算機防毒工作，構建更加系統化的安全管理體系，針對計算機病毒要堅持預防為主，定期對檔案管理信息系統實施掃描檢測，針對關鍵性程序數據必須予以備份。在計算機中安裝正版殺毒軟件，避免從網絡中任意下載或不通過檢測就直接使用外來存儲介質。針對計算機操作人員和維護人員應當嚴格進行權限管理，避免重要檔案資源被破壞或竊取。其次站在信息安全的層面來說，對聲像檔案資源實施分級分類管理，有針對性的設置秘密等級，對訪問對象予以限制，設置訪問IP范圍或嚴格做好用戶注冊登記，確保擁有相關權限的人員才能夠對聲像檔案予以查詢。

4.提升檔案管理人員業務素質

檔案管理工作的高效開展必須要依靠一支高素質的隊伍，促進聲像檔案信息化建設，必須要著力培養更多既懂檔案理論知識，又熟悉信息技術的復合型人才。人才資源是推進聲像檔案信息化建設的重要力量，也是核心資源，因此必須要從兩個方面做好人才建設工作：一方面是采取在職培訓、脫產培訓以及外派進修等途徑，對單位檔案管理工作人員實施計算機信息技術培訓教育，讓其能夠熟悉了解基本的計算機操作技能，為聲像檔案信息化建設打下良好基礎。另一方面是在確保檔案管理工作人員熟悉計算機基本操作技能的前提下，持續開展信息技術和網絡技術的學習教育活動，讓其真正符合新時代下檔案管理工作的要求，將其當成是聲像檔案管理人員繼續教育的核心內容[3]。

四、結語

總而言之，促進聲像檔案信息化管理，不但能夠有效處理好過去的管理混亂局面以及聲像檔案存儲、開發、利用效率不高的問題，還可以充分挖掘出聲像檔案的利用價值，讓其更好的為單位發展服務，避免出現檔案資源的浪費，促進檔案管理工作水平的提升，真正做到檔案資源共享，讓單位檔案管理工作朝著更加科學化、人性化的方向發展。

參考文獻：

[1]張偉瑋.運用信用體系推進城建檔案工作發展[J].黑龍江檔案，2019（01）：64

[2]孫成林.科技聲像檔案資料管理的體會和思考[J].四川檔案，2018（06）：28-29

[3]孫楊.關于聲像檔案管理的研究[J].科技經濟導刊，2018.26（35）：235