大數(shù)據(jù)時(shí)代，運(yùn)政檔案怎么“管”？

文／李瑩環(huán) 朱鳳琴

道路運(yùn)輸因其具有靈活方便、廣泛適用、快速及時(shí)、公用開放、經(jīng)濟(jì)效益大、投資回報(bào)快等特點(diǎn)，特別適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)方式和流通的需要，因而獲得巨大發(fā)展。道路運(yùn)輸經(jīng)營業(yè)戶（以下簡稱“經(jīng)營業(yè)戶”）是由從事道路運(yùn)輸經(jīng)營以及道路運(yùn)輸相關(guān)業(yè)務(wù)的業(yè)戶組成。道路運(yùn)輸經(jīng)營項(xiàng)目包括道路旅客運(yùn)輸經(jīng)營和道路貨物運(yùn)輸經(jīng)營，以及道路運(yùn)輸相關(guān)業(yè)務(wù)的站（場(chǎng)）經(jīng)營、機(jī)動(dòng)車維修經(jīng)營、機(jī)動(dòng)車駕駛員培訓(xùn)等。

道路運(yùn)輸管理檔案（以下簡稱“運(yùn)政檔案”）是道路運(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)（以下簡稱“運(yùn)管機(jī)構(gòu)”）在履行道路運(yùn)輸管理職責(zé)過程中，直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明運(yùn)政檔案繼承了資料的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明運(yùn)政檔案在繼承資料原始性的同時(shí)，也繼承了資料的記錄性，是再現(xiàn)以往道路運(yùn)輸管理真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)檫\(yùn)政檔案繼承了資料原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以運(yùn)政檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性。

可見，運(yùn)政檔案是研究制定促進(jìn)道路運(yùn)輸業(yè)健康發(fā)展政策、法規(guī)、決策最重要、最真實(shí)的基礎(chǔ)材料，也是道路運(yùn)輸管理行為責(zé)任追究的重要法律憑證。收集、整理、利用運(yùn)政檔案是運(yùn)政檔案管理的基本任務(wù)，也是道路運(yùn)輸日常管理不可忽視的重要工作之一。

運(yùn)政檔案有哪些類別？

運(yùn)政檔案主要包括經(jīng)營業(yè)戶檔案、營運(yùn)車輛檔案、道路運(yùn)輸從業(yè)人員（以下簡稱“從業(yè)人員”）檔案以及其他運(yùn)政重要業(yè)務(wù)的專門檔案。

經(jīng)營業(yè)戶檔案，是運(yùn)管機(jī)構(gòu)為每個(gè)經(jīng)營業(yè)戶建立的檔案，一戶一檔，主要內(nèi)容包括：經(jīng)營許可（/備案）申請(qǐng)材料，重要設(shè)施設(shè)備資料、實(shí)物圖片、勘驗(yàn)記錄、專家意見、審查結(jié)論、許可決定書或準(zhǔn)予備案通知書、日常監(jiān)管記錄、違法經(jīng)營案件文書、安全生產(chǎn)和服務(wù)質(zhì)量事故記錄、交通違章記錄、社會(huì)輿論監(jiān)督信息、年審記錄和考核評(píng)定等級(jí)記錄等內(nèi)容。

營運(yùn)車輛管理檔案，是運(yùn)管機(jī)構(gòu)為經(jīng)營業(yè)戶投入運(yùn)輸車輛建立的檔案，一車一檔，主要內(nèi)容包括：車主名稱、經(jīng)營許可證號(hào)、道路運(yùn)輸證號(hào)、經(jīng)營項(xiàng)目、車牌號(hào)、廠牌型號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、車架號(hào)、載客座位（/貨噸位）、車輛二級(jí)維護(hù)（/技術(shù)等級(jí)平定）報(bào)告、車輛年審情況等。

從業(yè)人員檔案，是運(yùn)管機(jī)構(gòu)為每位從業(yè)人員建立的檔案，一人一檔，主要內(nèi)容包括：從業(yè)資格考試申請(qǐng)材料，從業(yè)資格考試及從業(yè)資格證件記錄，從業(yè)資格證件換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、變更記錄，違章、事故及誠信考核、繼續(xù)教育記錄等。

道路運(yùn)輸管理中，還有一些重要且相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)政業(yè)務(wù)，需要建立專門的檔案，用于全面記錄相應(yīng)業(yè)務(wù)開展情況，以便事后還原其真實(shí)面貌。這些專門業(yè)務(wù)檔案的資料是事故調(diào)查、責(zé)任追究和司法訴訟必不可少的證據(jù)。比如，道路運(yùn)輸管理執(zhí)法檔案、道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)檔案等。

運(yùn)政檔案記錄的是道路運(yùn)輸管理執(zhí)法人員依法履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的各種重要信息

運(yùn)政檔案的六大特色

道路運(yùn)輸行業(yè)具有“三多、二強(qiáng)、一大”的特點(diǎn)。“三多”是經(jīng)營業(yè)戶多、經(jīng)營項(xiàng)目多、從業(yè)人員多；“二強(qiáng)”是營運(yùn)車輛和人員的流動(dòng)性強(qiáng)；“一大”是指安全生產(chǎn)壓力大。道路運(yùn)輸行業(yè)的特殊性，使得運(yùn)政檔案除具有一般檔案共有的屬性和特點(diǎn)外，還有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在六個(gè)方面：

1．門類多。道路運(yùn)輸經(jīng)營項(xiàng)目可細(xì)分為班線客運(yùn)、旅游客運(yùn)、出租客運(yùn)、城市公交、普通貨運(yùn)、危險(xiǎn)貨運(yùn)、大件貨運(yùn)、機(jī)動(dòng)車維修、機(jī)動(dòng)車檢測(cè)、駕駛培訓(xùn)等，每種經(jīng)營項(xiàng)目都有自身獨(dú)特的屬性，只有分門別類建立專門的檔案，才便于管理和利用。

2．專指性。運(yùn)政檔案資料是圍繞業(yè)戶、車輛、從業(yè)人員產(chǎn)生的，一個(gè)業(yè)戶，或一輛營運(yùn)車輛，或一名從業(yè)人員的檔案資料是不能割裂，不同業(yè)戶，或車輛，或從業(yè)人員的檔案資料更不能混淆，這就是運(yùn)政檔案的專指性。前文所述的“一戶一檔、一車一檔、一人一檔”就是這個(gè)道理。

為提高道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，迫切需要把檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融合到道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)中

3．專業(yè)性。道路旅客運(yùn)輸涉及人，道路貨物運(yùn)輸涉及貨物，危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸涉及防爆、防輻射、防腐蝕等，機(jī)動(dòng)車維修涉及內(nèi)燃機(jī)、電子電工、計(jì)量等，機(jī)動(dòng)車駕駛培訓(xùn)涉及技能教學(xué)，每一種道路運(yùn)輸經(jīng)營項(xiàng)目都有自身專業(yè)特點(diǎn)，運(yùn)政檔案的專業(yè)性就是要求收集的檔案資料必須反映經(jīng)營項(xiàng)目的專業(yè)特征。

4．多樣性。為了全面記錄道路運(yùn)輸經(jīng)營項(xiàng)目的面貌，真實(shí)反映其發(fā)展的歷程，每一種經(jīng)營項(xiàng)目會(huì)從不同方面和角度收集其特征的信息，比如業(yè)戶投資金額、占地面積、車輛數(shù)、核載噸（座/）位、能源種類、資質(zhì)等級(jí)等等，這些千差萬別信息體現(xiàn)了運(yùn)政檔案的多樣性。

5．動(dòng)態(tài)性。運(yùn)政檔案是業(yè)戶、營運(yùn)車輛和從業(yè)人員信息的儲(chǔ)存庫，行業(yè)在發(fā)展，市場(chǎng)在運(yùn)行，市場(chǎng)中的業(yè)戶、營運(yùn)車輛和從業(yè)人員的情況也在不斷變化。因此，運(yùn)政檔案并不是一次整理之后就一勞永逸，而需要根據(jù)情況的變化不斷增加新的內(nèi)容、補(bǔ)充新的材料，只有經(jīng)常性地進(jìn)行續(xù)整，才能動(dòng)態(tài)地反映檔案主體的真實(shí)面貌。

6．協(xié)作性。營運(yùn)車輛和從業(yè)人員的流動(dòng)性是道路運(yùn)輸行業(yè)特點(diǎn)，經(jīng)營業(yè)戶業(yè)務(wù)開展到哪里，車和人就流到哪里；另外，經(jīng)營業(yè)戶不僅要接受運(yùn)管機(jī)構(gòu)的管理，還受到公安交警、工商、物價(jià)、稅務(wù)等部門監(jiān)管，同時(shí)也受到社會(huì)輿論的監(jiān)督。因此，運(yùn)政檔案收集的信息，并不是全部來源于注冊(cè)地運(yùn)管機(jī)構(gòu)，而是需要經(jīng)營業(yè)戶經(jīng)營行為涉及到的所有運(yùn)管機(jī)構(gòu)，以及其它相關(guān)部門、媒體共同提供，只有相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門和媒體共同協(xié)作，才可能保證運(yùn)政檔案的全面性。

大數(shù)據(jù)時(shí)代運(yùn)政檔案如何管理與創(chuàng)新

運(yùn)政檔案記錄的是道路運(yùn)輸管理執(zhí)法人員依法履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的各種重要信息，包括文字資料、音像資料等。檔案資料收集工作細(xì)致而又繁瑣，伴隨在道路運(yùn)輸管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。細(xì)致是指檔案信息產(chǎn)生于管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)；繁瑣是指檔案信息內(nèi)容繁雜、數(shù)量多、來源廣。

隨著道路運(yùn)輸行業(yè)高速發(fā)展，檔案資料收集難度也越來越大，完全依靠人工收集資料、整理檔案的管理模式已不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展，亟待引入大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)及信息處理技術(shù)等現(xiàn)代科技手段，創(chuàng)新運(yùn)政檔案管理模式，提升管理效能，更好服務(wù)社會(huì)。

既要保證運(yùn)政檔案資料快速收集、整理、利用，又要保管好運(yùn)政檔案資料原件備查，那么就需要?jiǎng)?chuàng)建一套分布式運(yùn)政檔案管理新模式，在不改變?cè)瓉頇n案資料存放地點(diǎn)情況下，通過邏輯關(guān)聯(lián)的方式將它們關(guān)聯(lián)成完整的檔案卷宗，再應(yīng)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)及信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料隨到隨整，實(shí)現(xiàn)運(yùn)政檔案實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

分布式運(yùn)政檔案管理模式主要有三大特點(diǎn)：

1．制定新的統(tǒng)一的檔案卷宗資料編碼方案

為了消除運(yùn)政檔案卷宗資料分散存放的缺陷，既要讓卷宗資料原件就近保存，又要使卷宗資料信息共享，那就需要制定一套新的運(yùn)政檔案卷宗資料編碼方案，把每份卷宗資料原件存放的單位、部門、檔案室、檔案柜、檔案柜內(nèi)序號(hào)、卷號(hào)、卷內(nèi)編號(hào)、內(nèi)容類別及歸檔時(shí)間等信息，按照統(tǒng)一編碼方案進(jìn)行規(guī)范編號(hào)，保證檔案卷宗資料編號(hào)成為檔案卷宗資料原件唯一的身份標(biāo)志，并與存放地點(diǎn)一一對(duì)應(yīng)，即使這些卷宗資料在物理上分布在不同地方，也可以通過檔案卷宗資料編號(hào)從邏輯上關(guān)聯(lián)成一套完整的檔案卷宗，并能方便地檢索到每份卷宗資料原件的存放地點(diǎn)。

運(yùn)政檔案是研究制定促進(jìn)道路運(yùn)輸業(yè)健康發(fā)展政策、法規(guī)、決策最重要、最真實(shí)的基礎(chǔ)材料

2．檔案卷宗資料原件內(nèi)容就近及時(shí)信息化

檔案卷宗資料信息化是檔案分布式管理的另一個(gè)必要條件。這就要求在檔案卷宗資料歸檔前，就近使用高拍儀、掃描儀、數(shù)碼音像等設(shè)備或軟件，將紙質(zhì)或音像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)碼文件存入數(shù)據(jù)庫，為檔案卷宗資料內(nèi)容交流提供信息源。

3．建設(shè)融合檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)

目前，全國大多數(shù)省份都建立了道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了道路運(yùn)政業(yè)務(wù)信息化管理，但這些系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)沒有與資料原件掛鉤，數(shù)據(jù)的原始性和記錄性沒有達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。為提高道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性，迫切需要把檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)融合到道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)中，為此，應(yīng)當(dāng)將高拍儀、掃描儀、數(shù)碼音像錄制等運(yùn)政檔案卷宗資料收集設(shè)備前移至每個(gè)服務(wù)窗口、業(yè)務(wù)崗位，使業(yè)務(wù)辦理的過程，就是檔案卷宗資料收集過程。

融合了檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)，主要新增了四個(gè)方面特點(diǎn)：一是，檔案卷宗資料編號(hào)與原件存放地點(diǎn)存在一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，數(shù)據(jù)的真實(shí)性和記錄性是可查驗(yàn)的；二是，可以通過大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)及信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案卷宗資料隨到隨整，保證運(yùn)政業(yè)務(wù)辦到哪一步，檔案卷宗就整理到哪一步，實(shí)現(xiàn)運(yùn)政檔案實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理；三是，不僅可以實(shí)現(xiàn)運(yùn)管系統(tǒng)內(nèi)部信息共享，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與公安交警、工商、稅務(wù)、物價(jià)和媒體等部門互聯(lián)互通，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，提高各部門之間協(xié)同水平和監(jiān)管效率。四是，運(yùn)政檔案卷宗時(shí)刻處于完整狀態(tài)，為檔案利用提供了便利，使一些需要查閱檔案才能辦理的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了隨到隨辦。比如營運(yùn)車輛年審、從業(yè)人員誠信考核等級(jí)評(píng)定等。

分布式運(yùn)政檔案管理模式，采取檔案卷宗資料全網(wǎng)收集、分布保存、實(shí)時(shí)整理方式，不僅能提高運(yùn)政檔案管理效能，還能大幅提升運(yùn)政服務(wù)品質(zhì)。湖北省運(yùn)管系統(tǒng)于2016年上線的新版《道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)》，在運(yùn)政業(yè)務(wù)與運(yùn)政檔案管理融合方面作了大膽實(shí)踐，取得了良好的效果。現(xiàn)在正在實(shí)施并深受廣大經(jīng)營業(yè)戶和從業(yè)人員歡迎的，省內(nèi)營運(yùn)車輛異地年審和從業(yè)資格證省內(nèi)網(wǎng)上轉(zhuǎn)籍、異地誠信考核等級(jí)評(píng)定等便民措施，就是分布式運(yùn)政檔案管理模式在道路運(yùn)政管理信息系統(tǒng)中的良好應(yīng)用。

由此可見，分布式運(yùn)政檔案管理模式是運(yùn)政檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)，如果各省運(yùn)管機(jī)構(gòu)早日取得共識(shí)，實(shí)現(xiàn)全國互聯(lián)互通，那么，廣大經(jīng)營業(yè)戶和從業(yè)人員就會(huì)享受更多、更優(yōu)質(zhì)的運(yùn)政服務(wù)。