高校公務卡結算問題研究

錢怡

摘要：隨著高校規(guī)模不斷的擴大以及經(jīng)濟活動不斷的發(fā)展，公務卡結算制度已經(jīng)在大多數(shù)高校實行了。該制度的實行有利于提高高校的經(jīng)費透明度、加強對預算單位現(xiàn)金的管理，有利于高校的財務管理和監(jiān)督力度的加強。本文依據(jù)公務卡的實際使用情況，針對公務卡在使用過程中出現(xiàn)的問題分析，并提出相應的解決措施，希望可以促進公務卡的健康發(fā)展。

關鍵詞：高校公務卡;對策

一、概述

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，公務卡的普及也是越來越快，目前，公務卡制度已經(jīng)是高校結算的重要方法之一。公務卡，本質(zhì)上是一種信用卡，是為了方便中央和地方單位的預算工作而設計的，最主要的作用就是用于日常公務的支出和財務報銷等經(jīng)濟活動，除此以外，公務人員還可以把公務卡作為信用卡使用，比如公務卡具有透支消費以及報銷還款等作用。因此，公務卡的大量推行可以給預算單位帶來很多的方便，它不僅僅可以減少單位現(xiàn)金的使用量，而且還可以減少因現(xiàn)金的使用而面臨的安全隱患，以及減少財務人員保存使用現(xiàn)金等龐大的工作量，方便人們的生活。公務卡的使用還有利于減少單位現(xiàn)金管理的風險，同時公務卡還有免息還款期，可以利用這個優(yōu)勢減少單位和國庫的資金占用，這樣報銷環(huán)節(jié)和財務管理會更加的透明，監(jiān)管也會更加的有效，還可以幫助高校減少腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。

公務卡結算主要是一些零星的小公費支出，原來這些支出都是使用現(xiàn)金結算，主要有辦公費、維修費、培訓費以及公務出行等費用，一般消費金額達到一定的程度時，才會使用公務卡或者銀行轉賬等方式。

二、公務卡結算過程中存在的問題

（一）公務卡辦卡制度不完善

公務卡的辦卡制度不夠完善，辦卡需要花費很長的時間，這引起了很多辦卡人心中的不滿。

目前高校的公務卡幾乎都是由中國銀行發(fā)行的，但是中國銀行發(fā)行的對象有限定的，只有在單位繳納過社保公積金的人才可以有資格辦理，這就導致很多從其他單位調(diào)來的職工或者剛入職員工他們還來不及繳納社保公職金，也因此沒有辦卡的資格。而銀行對這些信息處理也不及時，有時候辦卡人員辦卡已經(jīng)很長時間了，但是依舊沒有收到卡，而學校的財務人員也只有在辦卡人員前去咨詢的時候才會去銀行詢問原因，這就會浪費很長的時間。再者辦卡的程序也是十分的復雜，發(fā)放的時間十分的長，辦卡人員需要在單位內(nèi)寫申請表，承諾書，并且提供相關的證件，然后再由單位提交申請到銀行進行初審，只有通過信息審核才可以開始準備辦卡，但是有時候初審不通過就必須要重新提交一次申請以及各種資料，銀行審核完這些資料以后交還單位去蓋章，然后在交給銀行審核，審核通過以后才開始制卡然后郵寄給個人，這個過程十分漫長，最少也需要一個月左右，有時候花費的時間還會更長。

（二）財務數(shù)據(jù)處理復雜

持卡人員在使用公務卡消費以后，財務人員獲取數(shù)據(jù)比較困難，財務人員的工作量也因此大大增加。

目前大部分公務卡的數(shù)據(jù)下載都不是即時的，要在公務卡使用一段時間以后才可以下載，而且要在專門系統(tǒng)去下載，這樣就會影響那些使用公務卡人員的積極性，有些人報銷及時并且想再一次使用公務卡，但是因為數(shù)據(jù)的延遲會導致一部分人喪失使用的興致。再者公務卡下載的數(shù)據(jù)金額必須是極度精準，但是網(wǎng)購等網(wǎng)絡上的消費會有手續(xù)費或者折扣之類的活動，這樣消費的金額和發(fā)票可能不一致，導致財務人員沒法獲得精準數(shù)據(jù)。公務卡的數(shù)據(jù)獲取都是一筆一筆的下載，有時候報銷的人太多，或者一個人要報銷好幾份的時候也是要一份一份的下載，這樣無形中增加了財務人員的工作量，導致大量的時間浪費在無效的等待之中。

（1）高校公務卡的報銷制度不完善，相關的工作人員對于消費信息不熟悉，以至于影響報銷效率

現(xiàn)在公務卡的報銷都是需要提供小票等證件，但是隨著時代不斷的發(fā)展，很多消費行為都是在網(wǎng)上完成，比如購買飛機票或者火車票等，這些網(wǎng)上的消費活動都是難以獲取小票的，所以財務人員必須反復的核對消費信息，只有在確定消費信息準確性的前提下才會給予報銷，這就導致財務人員需要花費大量的時間來確保數(shù)據(jù)的準確性，工作量大大的增加，同時報銷人員也會因為長時間的等待而積極性受挫。并且有時候因為報銷的人消費數(shù)額太多，對于一些消費的具體金額記憶不準確，再加上報銷需要的時間長，以及現(xiàn)在很多網(wǎng)上下載的數(shù)據(jù)與實際消費數(shù)據(jù)不一樣，財務人員只能猜測消費的金額，這樣報銷的速度就會更慢。

（2）公務卡系統(tǒng)不完善

公務卡的消費信息不夠全面，一些在網(wǎng)上的消費在公務卡系統(tǒng)上很難查詢到具體的數(shù)據(jù)，即使有小票但是在國庫系統(tǒng)中不可以實現(xiàn)還款。公務卡制度還款要使用第三方賬戶才可以還款，而不是直接到消費者個人身上，再加上支付憑證不是人名，而是一個賬戶的名稱，所以就很容易出現(xiàn)漏還款的現(xiàn)象。

公務卡還款必須要根據(jù)有效的支付憑證，依據(jù)支付憑證來確定消費情況，然后再根據(jù)消費狀況來還款，只有前一筆款項完成以后才可以生成其他要還的款項，這個過程是一筆一筆生成的，不可以一次性生成，因此財務人員必須要花費很長的時間等待，工作量就更大。在公務卡還款中只顯示第一筆憑證號，但是有時候一項業(yè)務刷卡的人不止一個，或者一項公務不是一天完成的，這樣支付憑證就不會連續(xù)在一起，財務人員只能通過手寫的方式記錄下每一筆支付憑證，在業(yè)務完成以后需要拿著手寫的各項憑證明細去銀行申請還款，在銀行確認各項收支都是明確的以后再轉賬到每一個人戶頭，這樣導致還款的周期特別的長。

三、完善公務卡制度的建議

（一）規(guī)范辦卡程序

首先，預算單位要派遣專門的管理人員負責辦卡，實時的掌握辦卡進度。一些暫時不能辦理公務卡的人員，管理人員要及時處理，和銀行溝通提供相關的材料提高辦卡效率。再者，銀行也可以適當減少辦卡的流程。需要辦理公務卡的人員只需要由預算單位出具相關的資料，完成初審以后辦卡人員就可以在銀行辦理，同時縮短制卡時間，這樣公務卡辦卡效率就會快很多。

（二）完善公務卡管理體系

（1）預算單位設立還款明細卡，明細卡中包括報銷人所有的相關信息，還有消費的金額等，這樣與財務人員對賬的時候可以更方便，減少財務人員的工作量。

（2）向國庫資金管理部門的提出一些建議，導入消費數(shù)據(jù)的時間是否可以提前，這樣財務人員獲取數(shù)據(jù)的時間也會更快，持卡人使用公務卡的頻率也會更高。

（3）在下載難的問題上，下載時可以根據(jù)消費者的名字就可查詢相關的信息，進行下載，或者輸入持卡人的名字以及消費的時間可以獲取所有的消費信息，報銷人只需要拿著發(fā)票就可以來報銷，而不是必須記得消費的時間消費的金額，或者國庫系統(tǒng)是否可以允許批量下載，這樣可以加快財務人員獲取數(shù)據(jù)的速度，從而加快還款報銷的速度。

（三）制定完善的公務卡報銷制度

高校的財務部門要根據(jù)自己的實際情況以及國家的相關規(guī)定，制定合理的公務卡報銷制度，對財務人員進行培訓，增強其業(yè)務能力。

（1）加強對高校人員的思想政治教育，組織人員培訓，對新的財經(jīng)知識進行推廣，以便報銷制度可以與時俱進。（2）各個部門都要有專門的報帳人員，這些人員要有專業(yè)的知識素養(yǎng)和業(yè)務能力，財務部門可以對這些人員做一個培訓，盡可能快的熟悉公務卡的報銷制度和流程。（3）高校制定的財務制度必須要與自己實際情況相適應，只有適應本單位的報銷制度，單位公務卡報銷工作效率才會更好的提高。

（四）推進公務卡還款的電子化

公務卡的還款流程已經(jīng)逐漸的簡化，高校可以與國庫資金管理部門以及銀行三方協(xié)調(diào)，一起制定改進的措施，對國庫的支付體系進行適當升級，查詢消費的相關信息，在還款時的流程等等這些都可以適當?shù)暮喕捎秒娮踊倪€款方式可以很好的解決這些問題，這樣財務人員就可以盡可能快的實現(xiàn)公務卡的還款以及報銷，節(jié)約還款的時間。公務卡還款的電子化可以縮短公務卡人員還款報銷時間。公務卡的還款還可以由國庫授權還款到消費者的公務卡上，而不是通過第三方還款，這樣可以減少還款的程序，還可以減少財務人員以及銀行工作人員的工作量，除此以外還可以盡量的減少操作過程中的失誤，降低風險和損失。

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