高職院校合同管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析

代利剛

【摘要】? 合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同管理是高職院校落實(shí)內(nèi)控管理、防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和維護(hù)學(xué)校權(quán)益的重要抓手與工具。隨著財(cái)政加大對(duì)高職院校的投入，教學(xué)、科研及管理活動(dòng)涉及到大量的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及各類(lèi)合同，與其他經(jīng)濟(jì)主體的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系愈發(fā)緊密，因此愈發(fā)突顯了合同管理的重要性。很有必要從合同管理流程、思想認(rèn)識(shí)水平、合同管理手段、方法等多方面剖析高職院校的合同管理現(xiàn)狀，以建立健全合同管理制度，尋求合同管理對(duì)策，打造動(dòng)態(tài)的、全流程覆蓋的高職院校合同管理體系，以加強(qiáng)高職院校的權(quán)益保護(hù)，推動(dòng)高職院校的教學(xué)、科研及教育事業(yè)的健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】? ?高職院校;合同管理;合同風(fēng)險(xiǎn)

【中圖分類(lèi)號(hào)】? F275? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】? A? 【文章編號(hào)】? 1002-5812（2019）10-0110-02

財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》一系列文件的頒布、實(shí)施，既是行政事業(yè)單位推進(jìn)內(nèi)部控制工作的法規(guī)依據(jù)，又對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作提出新的、更高的要求。

一、高職院校合同管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）缺少合同管理制度或合同管理制度，操作性不強(qiáng)

高職院校沒(méi)有意識(shí)到合同管理的重要性，甚至沒(méi)有制定專(zhuān)門(mén)的合同管理制度，合同管理的水平過(guò)于依賴(lài)經(jīng)辦人員的經(jīng)驗(yàn)與責(zé)任心，審批流程、標(biāo)準(zhǔn)存在隨意性，合同管理缺乏制度保障，合同管理存在較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

雖然很多高職院校制定了相應(yīng)的合同管理制度，但制度中原則性?xún)?nèi)容較多，缺乏具體的操作流程與細(xì)則。制度中雖有職責(zé)分工、合同的簽訂與執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，但比較籠統(tǒng)、粗略，對(duì)合同管理工作指導(dǎo)性不強(qiáng)，缺乏可操作性。制度中容易遺漏合同的關(guān)鍵環(huán)節(jié)與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，往往會(huì)忽視合同專(zhuān)用印章的使用與管理，造成合同變更、違約、解除控制及檔案管理等重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。一方面，合同管理缺乏關(guān)鍵控制點(diǎn)，難以覆蓋合同管理的整個(gè)過(guò)程，使得合同管理制度起不到防范與管理合同風(fēng)險(xiǎn)的作用;另一方面，合同管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的操作流程，合同管理制度涵蓋內(nèi)容不完整或相關(guān)規(guī)定過(guò)于籠統(tǒng)化、原則化，導(dǎo)致合同管理制度的操作性不強(qiáng)，嚴(yán)重影響工作效率。

（二）合同審批與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理等相脫節(jié)

高職院校無(wú)論是財(cái)政性資金來(lái)源還是非稅資金來(lái)源的支出預(yù)算，都有預(yù)算限額與具體用途，即存在預(yù)算約束。由于經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)與合同審批部門(mén)對(duì)預(yù)算的嚴(yán)肅性缺乏認(rèn)知，存在不按用途使用預(yù)算的情況;導(dǎo)致合同簽署后，財(cái)務(wù)部門(mén)只能被動(dòng)根據(jù)合同付款，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行不力或未按預(yù)算既定用途使用相關(guān)預(yù)算。財(cái)政部門(mén)對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)有著嚴(yán)格的審批流程，一般需要在當(dāng)年下半年做好次年資產(chǎn)采購(gòu)配置的預(yù)算。對(duì)于非年度資產(chǎn)預(yù)算目錄中的采購(gòu)事項(xiàng)，需另行向財(cái)政部門(mén)申請(qǐng)追加資產(chǎn)配置，取得財(cái)政部門(mén)批準(zhǔn)之后方可實(shí)施資產(chǎn)采購(gòu)。但經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)工作計(jì)劃性不強(qiáng)，其資產(chǎn)采購(gòu)工作往往具有突發(fā)性與任意性，工作中經(jīng)常出現(xiàn)非資產(chǎn)預(yù)算目錄中的資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)，甚至供應(yīng)商已將資產(chǎn)配送至學(xué)校、經(jīng)費(fèi)使用部門(mén)已開(kāi)始使用資產(chǎn)，但因?yàn)闆](méi)有資產(chǎn)配置預(yù)算導(dǎo)致資產(chǎn)采購(gòu)的款項(xiàng)遲遲無(wú)法支付。

（三）合同審批分工不明、職責(zé)不清

因合同審批分工不明、職責(zé)不清，很容易出現(xiàn)有利益時(shí)爭(zhēng)相審批、參與合同管理，有責(zé)任時(shí)互相推卸、不愿意審批等嚴(yán)重妨礙合同審批效率的情況。既浪費(fèi)了時(shí)間，降低了效率，又不能發(fā)現(xiàn)與防范風(fēng)險(xiǎn)。比如一些已簽署生效的合同定金、付款方式、付款時(shí)點(diǎn)、發(fā)票開(kāi)具等重要條款未經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核，很容易導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）合同審批流程混亂，流于形式

有些高職院校雖然有著較為完善的合同管理制度與審批流程，但合同的審批往往流于形式。合同中會(huì)出現(xiàn)不該出現(xiàn)的低級(jí)錯(cuò)誤，如：少數(shù)合同甚至出現(xiàn)甲乙雙方顛倒的情況、合同中沒(méi)有起訖日期、雙方的責(zé)任權(quán)利約定不明、甲乙雙方都沒(méi)有經(jīng)辦人員簽字等種種錯(cuò)誤，說(shuō)明合同審批只是流于形式，沒(méi)有審查對(duì)方主體的資格、資質(zhì)及合同條款。合同審批人員必須具備“法律意識(shí)”和“風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)”，在審核合同時(shí)一定要充分考慮到合同履行過(guò)程中發(fā)生的各種情況，務(wù)必在合同中約定好雙方的責(zé)任權(quán)利。

（五）重視合同書(shū)面審批，忽視合同履行跟蹤、監(jiān)督

有些高職院校合同管理制度較為完善，同時(shí)對(duì)合同審批也較為重視，但也僅僅限于對(duì)合同書(shū)面審批的重視，卻忽略了更為重要的合同履行的跟蹤與監(jiān)督。合同雙方權(quán)利的實(shí)現(xiàn)有賴(lài)于雙方對(duì)合同責(zé)任的履行，如果不按照合同約定條款履行合同，合同的價(jià)值必然大打折扣。比如，一旦高職院校接受了應(yīng)驗(yàn)收而未驗(yàn)收貨物或工程，作為放棄權(quán)利一方的高職院校要承擔(dān)因此帶來(lái)的不利后果或損失。反之如果重視對(duì)合同履行的跟蹤與監(jiān)督，在驗(yàn)收貨物或工程時(shí)可能就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，此時(shí)更能明確是供貨商的責(zé)任。

（六）依賴(lài)人工管理，信息化水平不夠

目前高職院校的合同管理主要以人工管理為主，缺乏合同管理系統(tǒng)化管理，信息傳遞效果差，管理效率低，難以從整體上了解、把握高職院校合同執(zhí)行的狀態(tài)與風(fēng)險(xiǎn)。由于合同管理的信息化水平不足，合同審批過(guò)程中會(huì)存在礙于人情違規(guī)放行的情況，很容易導(dǎo)致合同管理制度難以真正貫徹執(zhí)行。由于合同信息傳遞不暢，導(dǎo)致有應(yīng)收未收款項(xiàng)，造成國(guó)有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn);同時(shí)也可能產(chǎn)生應(yīng)付未付的款項(xiàng)，學(xué)校很可能因違約而承擔(dān)違約責(zé)任及合同延遲履行的風(fēng)險(xiǎn)。

（七）不重視合同檔案的收集、歸檔

合同檔案是合同立項(xiàng)、洽談、招標(biāo)、簽訂、履行及合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動(dòng)全過(guò)程的各類(lèi)文件、資料與客觀記錄。法院有判決案例表明，有單位在合同遺失后，對(duì)方當(dāng)事人修改了合同內(nèi)容后，遺失合同的單位最終承擔(dān)了不利的法律后果與經(jīng)濟(jì)責(zé)任。合同檔案是證明與查驗(yàn)高職院校相關(guān)職能部門(mén)合同管理過(guò)程中盡責(zé)、合規(guī)的重要依據(jù)，一旦相關(guān)合同檔案遺失，就不能證明相關(guān)職能部門(mén)在合同審批過(guò)程中是否盡責(zé)、合規(guī)，合同內(nèi)容或資料的缺失會(huì)造成內(nèi)外部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)合同檔案也是合同發(fā)生糾紛時(shí)維護(hù)本方權(quán)利的重要依據(jù)。由于高校不重視合同檔案的收集、歸檔，導(dǎo)致高校承受各種經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)，從而影響了高校教育事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。

二、強(qiáng)化高職院校合同管理的建議與對(duì)策

（一）細(xì)化合同管理制度，強(qiáng)化制度的可操作性

合同管理制度，不僅有頂層設(shè)計(jì)與總體原則，更應(yīng)有直接指導(dǎo)合同管理的實(shí)施細(xì)則，明確各職能部門(mén)在合同審批中的職責(zé)與側(cè)重點(diǎn)，要詳實(shí)而具體。比如校長(zhǎng)辦公室（或黨政辦）總體負(fù)責(zé)合同管理、合同章的保管和使用、常用合同范本的擬定、查證擬簽約方的合同身份及法律資格、制定學(xué)校合同管理制度等;各部處院系負(fù)責(zé)初審業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對(duì)方擬定的合同條款、監(jiān)督本部門(mén)合同的簽訂及履行情況、審核本部門(mén)合同臺(tái)賬等;財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審查付款時(shí)間、付款進(jìn)度、發(fā)票開(kāi)具等相關(guān)具體條款、審核合同是否有充足的預(yù)算、合同內(nèi)容是否與預(yù)算相符、調(diào)查擬簽約對(duì)象的資信狀況、按照合同約定條款辦理財(cái)務(wù)手續(xù)、按照合同約定條款收付款項(xiàng)、按照合同約定條款履行賠償責(zé)任等。這樣才能真正做到職責(zé)清楚、管理有序、分工不分家，發(fā)揮各職能部門(mén)在合同管理中的協(xié)同作用，提高合同管理水平。

（二）加強(qiáng)合同審批與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理的結(jié)合

要把合同管理與預(yù)算管理、資產(chǎn)管理等聯(lián)系起來(lái)，把合同管理作為支持預(yù)算管理、資產(chǎn)管理的一個(gè)抓手。財(cái)務(wù)部門(mén)要嚴(yán)控預(yù)算，杜絕無(wú)預(yù)算簽署、履行合同，防止產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)預(yù)算安排合同的資金支付節(jié)點(diǎn)與進(jìn)度。凡是有資產(chǎn)采購(gòu)的合同，資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)從合同立項(xiàng)開(kāi)始介入，不僅要審核合同是否有資產(chǎn)預(yù)算，更要評(píng)估資產(chǎn)配置是否合理、有無(wú)浪費(fèi)，要評(píng)估資產(chǎn)使用的效益。

（三）加強(qiáng)合同履行跟蹤、監(jiān)督與責(zé)任追究機(jī)制

簽署合同的目的是為了履行合同，承擔(dān)合同義務(wù)獲取合同權(quán)利，不能一簽了之，因此必須要加強(qiáng)合同履行跟蹤、監(jiān)督，建立在合同管理中不當(dāng)行為的責(zé)任追究機(jī)制，督促相關(guān)人員盡心盡責(zé)。考核相關(guān)人員在合同的立項(xiàng)、簽訂、履行、檔案歸集等諸多環(huán)節(jié)的履職情況，區(qū)分主客觀因素，公正評(píng)價(jià)相關(guān)人員的管理績(jī)效，以達(dá)到鞭策落后、鼓勵(lì)先進(jìn)的目的，形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，防止合同約定的條款難以落實(shí)，損害學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益與聲譽(yù)，并納入相關(guān)人員年度考核，作為其薪酬和職級(jí)調(diào)整的重要因素之一。

（四）推進(jìn)合同管理信息化

信息化的重要前提就是要梳理現(xiàn)有的管理流程，必須有清晰、明確的管理流程才能實(shí)施信息化。以推進(jìn)合同管理信息化為契機(jī)，梳理高職院校的合同管理流程、職責(zé)，明確各職能部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，杜絕合同管理的相關(guān)制度與實(shí)際操作兩張皮的情況，杜絕簽署不合程序的合同與人情合同。統(tǒng)籌促進(jìn)學(xué)校信息化工作，融合合同信息化系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)，避免產(chǎn)生信息孤島、重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)資源，杜絕各職能部門(mén)各自為政。同時(shí)利用合同管理信息化收集合同整個(gè)生命周期的相關(guān)資料與歸集，做好合同檔案的收集、歸檔工作。通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的支持更好地提升合同管理質(zhì)量，推動(dòng)合同管理工作健康發(fā)展。Z

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【基金項(xiàng)目】南京城市職業(yè)學(xué)院校內(nèi)課題“高職院校合同管理現(xiàn)狀及風(fēng)險(xiǎn)控制研究”（項(xiàng)目編號(hào)：KY201730）。