大數(shù)據(jù)時代加強人事檔案管理工作的探索

吳婷婷

【摘要】社會的不斷進步，帶動了信息化技術的迅猛發(fā)展。在企事業(yè)單位中，往往要管理十分龐雜的人事檔案，而如何利用大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)點來提升現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的效率是一個重大的問題。當前，面對人事管理面臨的問題，檔案管理部門要響應大數(shù)據(jù)時代的要求，建立大檔案思維，使人事檔案數(shù)據(jù)的管理工作合理有序，為企業(yè)的人才培養(yǎng)和評估以及組建科研團隊提供方便。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù);人事檔案管理;探討

所謂大數(shù)據(jù)就是指利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術來集中管理巨量的數(shù)據(jù)信息。而當前，在企事業(yè)單位中人員眾多，涉及的信息眾多，這些大量的人事信息，歸檔和管理起來將會十分困難和復雜。大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，對于企業(yè)的人事檔案管理這類數(shù)據(jù)歸檔和整體的工作來說，提供了大量的機遇，這為我們在檔案管理上提供了新思路，開辟了新路徑。當前我國企業(yè)一般以收集、整理和保存人事檔案為主要工作內(nèi)容，這不能滿足當前大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)要求。因此，當前運用大數(shù)據(jù)的方法和理念對人事檔案進行統(tǒng)一的管理，這是我們需要面臨的重要問題。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

企事業(yè)單位在人事檔案管理上，主要是注重人事檔案的完整性、真實性和全面性，這是人事檔案管理中需要時刻注意的重點。而在大數(shù)據(jù)時代之后，由于信息的海量劇增，導致數(shù)據(jù)的管理任務越來越繁重，為了有效提升數(shù)據(jù)的完整性和真實性，需要明確企事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題。

（一）保密性原則導致檔案所有人無法及時完整地核對、補充個人信息。作為企業(yè)的重要機密信息之一，人事檔案需要專門的人員和部門進行管理。人事檔案管理部門的工作人員要對人事檔案信息進行統(tǒng)一的歸檔、整理、審查和保存。檔案不是企業(yè)的所有人都可以申請查看的，特別是對于一些保密級別高的個人人事資料，更應該注意保密。這種過度的保密措施，也帶來了一些弊端，導致企業(yè)人員不能及時了解自己的檔案信息，也就談不上對檔案進行及時的補充完善。

（二）檔案所有人的個人重視程度不夠。當前在一些企業(yè)中，特別是一些私營企業(yè)，企業(yè)的人事檔案管理存在一些重視不足的問題。由于人事檔案涉及了企業(yè)員工的學習和工作經(jīng)歷，同時也包括個人的成長歷程和所取得的成績等，這是十分有用的信息。但是，許多的企業(yè)在人事檔案管理上流于形式，不重視實質(zhì)，為了節(jié)約成本，雇傭非專業(yè)的檔案管理人員對企事業(yè)單位的人事檔案進行記錄和管理。這些非專業(yè)的管理人員管理水平和專業(yè)素養(yǎng)方面存在一定的欠缺，當然也很容易忽視在檔案記錄環(huán)節(jié)需要特別關注的地方和需要特別重視的信息。這主要是由于企業(yè)的管理層的偏見導致的，企業(yè)的大部分資金都投入市場和科研環(huán)節(jié)，在人事檔案的工作中投入的資金和重視程度不足。

（三）人事檔案收集頻率過低，導致歸檔信息有所丟失。當前，我國的許多企事業(yè)單位中，對于企業(yè)員工個人檔案的總結(jié)和更新一般是以年為周期的。這種以年為周期的檔案更新頻率太低，導致對于職工的個人總結(jié)和成果更新較為緩慢。這導致在較長的時間中，很多重要資料失去了重要價值，同時由于保管不當，還會出現(xiàn)資料丟失的情況，這些問題都直接導致人事檔案信息的丟失。

二、人事檔案管理制度中存在問題的解決措施

（一）建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫。對于人事檔案信息，要有的放矢，對于檔案中一些需要個人填寫的內(nèi)容，需要當事人進行填寫和完善，同樣對于個人的成果和科研成果也需要在監(jiān)督之間進行完善。這樣快速的檔案完善，可以確保歸檔信息資料的全面性和完整性。而對于一些需要上級評價的重要信息，要積極采取保密原則進行管理。在這方面，企業(yè)的檔案管理部門要擴大宣傳力度，加強職工對人事檔案重要性的認識，這有助于培養(yǎng)員工對檔案愛護的習慣。同時企業(yè)上層領導人員重視程度的提高，也有助于企業(yè)檔案管理水平的發(fā)展。

（二）創(chuàng)新“大檔案”思維，掌握人事檔案信息。大數(shù)據(jù)時代的帶來，不僅給我們提供了新的數(shù)據(jù)處理工具和方法，最主要的是提供給我們一種面對問題的新思路。海量的信息在分析、整理和存儲方面已經(jīng)不是問題的關鍵。數(shù)據(jù)分析在整個企事業(yè)人事檔案管理上的作用十分突出。數(shù)據(jù)記錄工具的變革，使得海量的數(shù)據(jù)存儲起來更加方便。我們相信隨著科技的發(fā)展和進步，在存儲方面的技術水平也會越來越高，所以在信息的存儲上，我們可以對企業(yè)的檔案信息進行更加有效的管理。當前，在各大企業(yè)中，人事管理部門要根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，建立適合自己的大數(shù)據(jù)檔案體系，來促進企業(yè)的管理效率。所謂的大數(shù)據(jù)檔案體系，主要是指在端口中能夠迅速、準確和全面地搜索到個人的全部信息資料，即個人基本信息、工作情況、科研成果等所有信息，包括各個方面，例如文字、圖片、視頻的全部資料。大數(shù)據(jù)檔案體系是指在體系中建立能有效提升辦事效率的端口，提升企業(yè)各部門的同時對于企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、人才評估和科研團隊的組建都有十分重要的意義。同時大數(shù)據(jù)時代的信息管理，用戶可以設置權限、限制訪問權限和密級，有效防止人事信息泄露，維護企業(yè)人事信息的安全。

三、結(jié)語

綜上所述，當前經(jīng)濟技術的不斷發(fā)展和社會的進步，相關的檔案管理事務呈現(xiàn)不斷增加的趨勢，這使得檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來越大。當前的檔案管理模式已經(jīng)嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為了進一步提升相關企事業(yè)單位人員的專業(yè)水平，進一步提升檔案資源管理的現(xiàn)代化水平。當前檔案管理工作要及時抓住大數(shù)據(jù)時代帶來的機遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，來提高檔案的使用率和管理率。

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