新時期企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新途徑

周涌 高吉祥

【摘要】本文介紹了新時期企業(yè)辦公室的管理內(nèi)容和面臨的困境，提出了幾點加強管理工作創(chuàng)新的建議，旨在提升辦公室的管理水平，增強辦公室人員的辦事效率。

【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室管理工作;創(chuàng)新

辦公室是一個組織機構(gòu)的運轉(zhuǎn)中樞，辦公室業(yè)務(wù)素質(zhì)對組織機構(gòu)的良性運行與健康發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)的發(fā)展離不開各個部門的通力合作，更離不開辦公室的服務(wù)、協(xié)調(diào)、反饋作用。因此在企業(yè)不斷發(fā)展變化的時代，辦公室要始終堅持服從要務(wù)、謀好政務(wù)、辦好事務(wù)、搞好服務(wù)的工作指導(dǎo)思想和辦文辦會辦事的主要職能，與時俱進，順應(yīng)潮流，進行管理上的創(chuàng)新。

一、新時期企業(yè)辦公室管理內(nèi)容

（一）完善各項規(guī)章制度。辦公室管理的職責(zé)就是要促進企業(yè)的發(fā)展，因此結(jié)合企業(yè)的具體實際情況，制定科學(xué)合理的政策，引導(dǎo)企業(yè)向預(yù)定的目標(biāo)前進，是辦公室的重要任務(wù)之一。

（二）決策信息的提供者。企業(yè)政策的制定是基于大量的內(nèi)部和外部信息，辦公室作為統(tǒng)籌上下的協(xié)調(diào)部門，能獲得很多的信息，這些信息的收集和分析，將有助于企業(yè)作出合理的決策。

（三）負責(zé)企業(yè)常規(guī)管理。辦公室除了要完成收發(fā)文件、接待賓客、崗位安排等企業(yè)常規(guī)任務(wù)外，還要對業(yè)務(wù)進行相關(guān)的拓展、細化，以此來將企業(yè)的所有部門聯(lián)系成為一個有機整體。

（四）管理企業(yè)的外在形象。企業(yè)的生存發(fā)展離不開企業(yè)員工的辛勤工作，也離不開政府、其他企業(yè)的工作支持，因此新時期辦公室還要負責(zé)對外聯(lián)系，及時處理企業(yè)的不良社會影響，維護企業(yè)的外在形象。

二、新時期企業(yè)辦公室管理工作面臨的困境

新時期辦公室工作在管理過程中，面臨著以下幾點問題：

（一）辦公室管理理念陳舊。辦公室人員，不僅僅是具體的執(zhí)行者、落實者，也是管理者、組織者，都應(yīng)當(dāng)具備管理與創(chuàng)新的本領(lǐng)。現(xiàn)階段，不少企業(yè)辦公室仍然存在管理理念陳舊的現(xiàn)象，部分領(lǐng)導(dǎo)工作親歷親為能力有余，但抓班子帶隊伍、統(tǒng)攬分管工作能力不足，對辦公人員的管理，停留在對辦公室人員發(fā)號施令、監(jiān)督和控制的低級層次上，這只會讓企業(yè)辦公室人員的辦事水平停留在原地，被動接受工作任務(wù)，長此以往，整個辦公室的工作會變得往復(fù)循環(huán)。

（二）辦公室的管理水平較低。在新時期，辦公室在企業(yè)中發(fā)揮的影響力日益重要，不僅要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的工作，負責(zé)日常瑣碎事物，還要收集行業(yè)信息，監(jiān)督各種任務(wù)的落實情況。可以說任何一點小的失誤，都將會引起嚴重后果，甚至導(dǎo)致整個企業(yè)不能順利運轉(zhuǎn)。因此這就要求辦公人員要有較高的管理水平，能不斷地推陳出新，總結(jié)出較好的工作經(jīng)驗，能科學(xué)、高效地完成既定工作任務(wù)。

（三）辦公室職能要求不斷提升。傳統(tǒng)觀念中，辦公室的主要任務(wù)是收發(fā)文件、接待賓客、查崗考勤等日常事務(wù)，但是在新時期，對辦公室工作提出更高要求，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”和“智庫”，如何做到在重大戰(zhàn)略工程中深度參謀、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、精細管理，時刻考驗著辦公室的謀劃能力、執(zhí)行能力和創(chuàng)新能力，對辦公室工作提出新的挑戰(zhàn)。

（四）管理制度不完善。目前，很多企業(yè)辦公室面臨工作職能不清、工作目標(biāo)不確定、工作計劃不完善等問題，這些問題的存在對內(nèi)部而言，加重了企業(yè)工作人員、辦公室人員的工作任務(wù)和工作壓力;對外而言，企業(yè)的良好形象無法持續(xù)維持。只有完善辦公室的管理制度，理清企業(yè)、部門、個人的工作職責(zé)，制定科學(xué)的工作計劃，才能使得辦公室人員按制度辦事，提升辦公室的工作效率。

（五）辦公人員綜合素質(zhì)較低。隨著辦公室管理工作在企業(yè)中的分量越來越重，辦公室的職能范圍也在不斷擴大，不再僅僅要求辦公人員機械式地完成日常任務(wù)，更多的是要求辦公人員能進行角色轉(zhuǎn)變，具備較高的信息整理分析能力，能幫助領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見和建議，要從一個單純的服務(wù)者，變成一個決策建議者。然而在大多數(shù)企業(yè)中，辦公室人員綜合素質(zhì)偏低，并不能做到這一點。

三、新時期辦公室管理工作創(chuàng)新對策

基于辦公室管理工作中面臨的困境，提出以下幾點創(chuàng)新對策：

（一）優(yōu)化辦公室工作流程。要想保障辦公室工作的順利開展，就需要落實企業(yè)的基本政策，用嚴格的各種規(guī)章制度以及信息化技術(shù)來優(yōu)化辦公流程，規(guī)范辦公行為。比如接待賓客、收發(fā)公文、印刷格式等工作，把這些詳細的工作內(nèi)容制定成常態(tài)化的制度，讓辦公人員能在短時間內(nèi)迅速投入工作中去，同時運用信息化技術(shù)來優(yōu)化工作流程，幫助辦公人員省時省力地完成工作，提升辦公效率。

（二）明確辦公人員的崗位職責(zé)。新時期辦公室在企業(yè)決策、正常運轉(zhuǎn)中扮演著越來越重要的角色，不僅要完成日常的收發(fā)公文、崗位考勤、接待賓客，還要能為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的預(yù)想、預(yù)見和預(yù)案，從調(diào)查研究中挖掘信息，從綜合文稿中提煉信息，從新聞報道中收集信息，從基層上報材料中概括信息，從職工呼聲中篩選信息，使信息更有深度、更有分量、更有價值。

（三）扮演好協(xié)調(diào)者的角色。對于上級領(lǐng)導(dǎo)，辦公室要及時完成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，對于各部門，辦公室要做好任務(wù)的通知和分配工作，要想企業(yè)上下關(guān)系和諧、任務(wù)順利完成，就需要辦公室人員善于溝通交流，留心收集企業(yè)內(nèi)部的各方面消息，主動解決協(xié)調(diào)難題，做好協(xié)調(diào)者的工作，讓上級的政令能按時落實，下級的意見和困難能及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)。

（四）制定辦公獎懲制度。在企業(yè)中，辦公室人員除了完成常規(guī)任務(wù)外，隨時面臨著具有變動性的工作任務(wù)，長此以往，辦公室人員容易出現(xiàn)焦慮、懈怠甚至厭倦的現(xiàn)象。但是辦公人員的工作態(tài)度和工作行為，將直接影響辦公室工作的最終結(jié)果。因此，制定詳細的獎懲制度，能有效地提升辦公人員工作的積極性，督促他們以認真負責(zé)的態(tài)度來對待每一次任務(wù)，從而提升辦公效率。

（五）加強辦公人員的綜合素質(zhì)。辦公室工作不是中心，但貼近中心;不是領(lǐng)導(dǎo)，但靠近領(lǐng)導(dǎo);不作決策，但服務(wù)決策。辦公室人員必須境界抬高一步、標(biāo)準(zhǔn)再提一格、工作深思一層，不斷與時俱進，加強理論學(xué)習(xí)，強化素質(zhì)提升，通過定期培訓(xùn)、對外交換、專家講座等形式的活動，來提升自己的知識儲備能力、現(xiàn)代化辦公能力以及溝通協(xié)作能力。

四、結(jié)語

辦公室作為企業(yè)組織機構(gòu)的神經(jīng)中樞，擔(dān)負著崇高的使命、艱巨的任務(wù)、重大的責(zé)任，要想在新時期能更好地為企業(yè)服務(wù)，就需要不斷進行新的工作嘗試，總結(jié)科學(xué)的工作經(jīng)驗，優(yōu)化流程，明確各種規(guī)章制度，落實崗位責(zé)任，不斷提升辦公室的辦事能力，促進企業(yè)的健康、快速發(fā)展，讓辦公室成為領(lǐng)導(dǎo)放心的“堅強前哨”和“鞏固后院”。

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