淺析如何做好教學檔案管理工作

謝曉光

【摘要】教學檔案真實的反應了教師的教學過程（教學中存在的問題、教學改革采取的措施）和教學管理者的管理過程，它對高校的健康發展具有重要的意義。文章闡述了教學檔案的概念，教學檔案管理工作的重要性，教學檔案的作用以及如何做好教學檔案工作采取的措施。

【關鍵詞】高職院校 檔案管理 重要性 措施

1、教學檔案的概念

教學檔案是指教師、學生、教學管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學改革、教學管理（包括教育評估和教學評價）等活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、錄音錄像、視頻等文件資料。把這些資料收集好后、按照檔案管理的要求進行整理、分類、歸檔、保管和使用等工作就是教學檔案管理。

2、教學檔案管理工作的重要性

教學檔案反應高職院校教師教學活動的真實記錄，是在教學管理、教學實踐、教學研究中形成的最原始材料。它是衡量高職院校教學管理水平和檢驗教學質量的重要標志，是高職院校評估工作的重要內容。搞好教學檔案管理對于提高教學工作的質量，甚至對提高整個學院的工作，都具有十分重要的意義。主要表現在以下幾個方面：教學檔案真實的記載了教師的教研水平，教學質量;學生的生源質量;教學設備的容納量和設備的新舊程度。反應了一個學院的軟件、硬件的情況等。

3、教學檔案的作用

3.1教學檔案具有查閱功能

教學檔案真實的記錄了學院的全部教學活動（教學計劃的擬定、教學經驗的總結、教學改革方案的擬定、教學方法的改進），它是提高教學質量的重要參考資料。也是重要歷史的主要憑證，是領導研究總結教學活動，尋找教學工作規律的最好依據，也是教學研究的主要依據。如果沒有教學檔案，其研究必然是盲目的、沒有根據的。通過利用教學檔案能使學籍管理、考試考核、獎懲制度、教師崗位責任制等一系列的管理制度不斷得到完善和落實;通過建立教學檔案，對每一學科和每位教師的評價更真實;同時，教學檔案還可以為校際交流、職稱的評定、評先評優等提供依據。

3.2教學檔案具有信息功能

教學檔案的建立，實質上是教學工作信息資料的收集和儲存。例如，教學質量不斷提高的情況，培養學生適應社會需要的情況，學生入學后的學習情況，在社會實踐中的表現情況，所學技能的運用情況等，都需要以調查和考察過程中所形成的資料為載體，記錄在案，并予以歸檔立案。這些記錄實際情況的教學檔案具有極強的信息資源的價值，對培養和造就德才兼優的新興型人才起著永恒的參考和指導意義。

3.3教學檔案具有參考功能

提高教學質量，多出人才，快出成果，是領導和師生以及學生家長都十分關心的問題。無論是總結教學經驗、研究教學內容、改革教學方法，還是考察教學效果，進行教學創新都離不開教學檔案，因為他記載了教師、學生和其他教學工作人員辛勤勞動的成果，是提高教學質量的史料保證和經驗借鑒。

4、如何做好教學檔案的管理工作

隨著高職院校辦學規模的發展壯大，辦學層次的不斷提升。對教學檔案管理工作的要求越來越完善。如何做好教學檔案的管理工作，促進教學質量的提高，是我們檔案管理人員迫切需要解決的問題。

4.1配備專業的檔案管理人員

保證教學資料的完整性和全面性，必須要配備專業的檔案管理人員。首先教學檔案管理人員的工作性質就是要服務于領導、教師、學生及其他有關人員，所以檔案管理人員必須具備高度的責任感和強烈的事業心，要有奉獻精神;同時具備一定的學習能力，能不斷提高自己的思想素質和業務水平，不斷提高檔案資料管理水平。其次，要健全工作人員崗位責任制，包括檔案管理的崗位職責、工作范圍、內容等，以利于有關人員在日常工作中隨時都可以做好檔案管理工作，同時還有資料室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度等，并保證嚴格按規章辦事。

4.2強化教學檔案管理人員的管理意識

要搞好教學檔案管理工作，必須要強化管理人員的管理意識。有的教學檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，不及時收集和整理教學活動中產生的各種資料，認為收集檔案是件麻煩事情，平時收集檔案資料也是走走形式，導致有的檔案資料在需要的時候難以查找。為杜絕檔案資料查找難的問題。必須要全體教職員工和檔案管理人員認識到教學檔案管理工作重要性。

只有這樣，才能及時上交和收集各種檔案資料，扎扎實實的搞好教學檔案工作。

4.3建立和完善科學的檔案管理制度

做好教學檔案管理工作，必須要制定明確的教學檔案管理目標和管理標準，建立一套完整的適用于本學院的教學檔案管理制度，以指導和規范學院教學檔案工作。其次，要建立學院檔案工作網絡，確定各處室、年級的兼職檔案員和專職檔案員的崗位責任制，制定目標管理標準、考核制度，獎懲分明，獎優罰劣。同時，建立嚴密并切實可行的教學檔案管理制度，按本處各部門教學的要求，建立明確的管理目標和管理制度，從而規范各類資料的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案管理能夠做到按章可循，有法可依。最后，可以將檔案的歸檔工作和年終獎掛鉤，從而增強檔案管理工作人員的責任感和積極性。

4.4采取科學的檔案管理手段。

當今時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代。教學資料信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，檔案管理要跟上當前形勢發展的需要，必須要網絡化管理，將文字的檔案變成電子的檔案。將教學檔案中有價值的東西（科研成果、優秀的教案等）成數字庫，上校園網，利用網絡技術快捷便利，讓全校師生上網查詢，達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作看似收集、整理、保管、查閱一系列簡單的過程，實則具有很強的挑戰性。要做好檔案管理工作，提高檔案管理質量和利用率，必須要同網絡信息化管理相結合。目前，我院的檔案管理建設還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這項工作的改革給我們檔案管理工作者提供了更多的學習機會。我相信，只要以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能夠把檔案管理工作做得更好，使檔案管理更加規范化、科學化。