關于提升企業檔案管理工作質量的思考

趙艷芳

摘 要 近年來，企業檔案越來越受到企業各層管理者的重視，管理好企業檔案對提高企業的服務效率、經濟效益、競爭力、社會地位等大有益處。在企業檔案實際工作中，存在很多問題，企業檔案工作開展難度大、進展緩慢、效率低下。針對這些問題，筆者認為，企業檔案管理應遵守一定的質量標準，并納入企業管理的整體標準體系中，與其他標準體系相互協調配合，共同為企業服務。

關鍵詞 企業 檔案管理 作用 對策

企業的發展需要檔案管理做基礎，檔案對于一個企業的發展至關重要。但是，目前還有很多企業沒有認識到其中的重要性，對于檔案管理一直是忽視的，所以導致我國很多部門的檔案管理工作出現滯后等現象。不僅表現在相關工作人員知識的匱乏上，還體現在歸檔效率低，管理缺乏規范化、科學化等問題上。檔案主要記錄的是一個企業的發展歷程，包括它所獲得的一切先進成果。檔案為本企業的現狀分析以及未來的發展趨勢提供了有力的憑證和依據。我國正處于高速發展時期，做好檔案管理工作尤為重要，因為它不僅記錄了一個企業的發展歷程，同時也體現了一個企業的先進理念。所以，關于檔案管理工作我們應該勇于創新、敢于探索，這對于企業的發展具有重要意義。做好檔案管理的相關工作不僅會影響一個企業工作的發展，對于促進經濟的全面發展以及提升競爭力都具有重要意義。檔案管理的科學化、規范化已經勢在必行，唯獨堅持與時俱進的原則，廣泛接納和吸收先進的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應新形勢的必要選擇，也是實現檔案管理部門的自身價值的重要體現，同時也是檔案管理人員實現歷史責任及人生價值的重要途徑。

一、提升企業檔案管理工作質量的重要性

（一）企業檔案管理質量體系有助于提高檔案管理水平

企業檔案管理質量體系是對文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷毀或永久保存的全過程進行嚴格質量控制，使檔案管理工作的各個環節都有章可循、有規可依，從而彌補了以往檔案工作中的薄弱環節，保證檔案工作的有效性和連續性。企業檔案管理質量體系的建設要求領導重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹立起檔案質量意識。可通過多項措施如講座、培訓、繼續教育等方式來提高工作人員素質。基于標準的檔案質量管理體系注重檔案人員業務能力、創新能力、服務水平的培養和提高。

（二）企業檔案管理質量體系是企業發展的要求

隨著人們對檔案信息資源的依賴性日益增強，對檔案質量的要求也越來越高。因此，提高檔案質量及檔案管理質量成了當務之急。檔案管理標準體系的建設讓檔案工作滲透到企業業務工作中，健全了檔案管理制度，擴大了檔案管理的隊伍，確保了業務檔案的完整及準確。建立檔案管理標準體系，不僅對搞好企業檔案管理，開發檔案信息資源有積極的作用，同時對全面加強企業綜合管理，推進企業建設，促使科研成果轉化為生產力產生積極的影響。因此，企業為了保證工作效率，應該建立檔案管理標準體系。

（三）企業檔案管理質量體系是全面質量管理的內涵之義

全面質量管理是指以質量為中心，以全員參與為基礎，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業管理中的一個重要環節，按照企業全面質量管理的思想，以及質量管理標準的要求，企業的檔案管理應當也必然要納入企業的質量管理體系當中。

二、提升企業檔案管理工作質量面臨的一些問題

（一）企業檔案管理觀念薄弱

立足企業管理實踐，管理者對檔案資源的認知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發展現狀不樂觀。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設備、人力等，同時管理流程復雜，環節較多，檔案管理工作更顯系統性與復雜性，管理難度較大。另外，在企業內部，普遍存在“重效益、輕管理”的現象，尤其是檔案管理，將其視為與經濟效益關系不大的環節。在這種思想的影響下，企業檔案管理缺少優質的發展環境，很難推動檔案工作的有序開展。

（二）企業檔案管理功能不完善

立足企業，很多資料都需要以文檔形式進行存儲與管理，尤其是對于一些重大事件、重要決策以及大型活動，需要以檔案管理要求為基礎，結合需要，進行資料的統籌與落實。但在實際操作中，檔案管理不完善的問題時有發生，不利于檔案質量的查閱與使用，很難有效發揮檔案資源的價值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現資料不完整的情況，隱患隨之發生，直接影響資源的共享與應用。

（三）企業檔案信息化建設滯后

企業檔案管理工作的開展離不開相關技術的支持，尤其是隨著信息技術的推廣與應用，信息化應用水平成為制約企業檔案管理工作的重要因素。但立足當前企業，由于對檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設方面的工作不到位，相關投入嚴重不足，很難保證信息化管理與企業發展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

（四）檔案管理模式過于單一，缺少針對性和綜合性

很多企業的檔案管理方法十分陳舊和傳統，基本是按照單一的檔案管理模式進行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統一化管理方法，這樣企業的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現代企業制度中站穩腳跟，單一化的檔案管理模式已經不能很好地適應企業發展的需要。企業的類型有很多，經常會有跨越地區和跨越所有制的大型企業出現，這些集團檔案若是要采用傳統的集中統一方式管理根本無法實現。另外，國家的事業單位也進行了整頓，一些專業主管機構開始出現撤銷合并現象，因此，企業無法按照統一的分類大綱進行集中全面的檔案管理。在市場經濟條件下，企業若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國家規定和法律規定的前提下進行企業自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實際情況可以看到傳統檔案管理體制過于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時間較長，這已經不符合企業的現代化發展需要。