網上報銷系統與防范企業財務管理風險策略研究

/中國運載火箭技術研究院

對于現代化企業而言，資金是支撐其良性運營及健康發展的重要因素，企業要想實現健康發展，就必須保證資金周轉的靈活性與科學性。在資金周轉過程中，報銷是常見的財務活動，而傳統報銷工作周期較長，審批項目較多，工作效率相對低下。因此，采用先進的網上報銷系統可以有效彌補其缺陷與不足，通過網上報銷系統不僅可以實現財務管理的科學性，同時能夠不斷強化財務管理中顯現或隱現的風險防范。

一、網上報銷系統對于企業財務管理的優化效果

智能化管理手段在現代企業管理工作中的作用愈突出，財務管理中數據信息收集應用中的全面性、準確性與及時性就愈重要。傳統的報銷工作方法在數據采集與信息處理方面存在明顯的滯后性，很大程度上會影響財務管理工作的效率與質量。隨著信息技術的高速發展，網上報銷系統的應用也愈發靈活高效，它不僅能很好地滿足企業報銷工作流程與高效財務管理工作的實際需求，促進現代企業實現高效化和個性化發展，同時也可以有效推動企業財務工作向支持型及管理型方向發展，提高財務管理工作質量，完善現代企業財務管理機制，減少財務管理中的重復工作，充分發揮財務管理工作在推動企業長遠發展方面的巨大價值。充分利用信息系統實現報銷工作與財務管理工作的“一條龍”式處理，能夠切實起到強化預算控制、促進企業資金優化配置、強化企業財務監控與經營風險管控的重要目標。

網上報銷系統可作為數據信息收集平臺發揮其重要價值，對網絡財務報銷內容進行模塊化整合，并通過網上報銷平臺實現對財務報銷的一體化管理，通過該系統實現財務報銷數據信息的共享與集成，為企業強化內部控制發揮輔助作用。

二、網上報銷系統應用中存在的風險

1．網上報銷系統的自身缺陷

在網上報銷系統中，數據信息的填列理解難度較高，會計憑證的生成智能水平較低。許多企業中的報銷人員由于自身財務知識積累有所不足，在進行網上報銷憑證填列時往往存在錯誤填列的問題，難以嚴格按照費用報銷的具體內容與具體項目精準選擇相應的經濟分類科目，影響費用報銷工作效率及工作質量。

網上報銷系統的業務編碼工作具備一致性規則，網上報銷系統是否成熟穩定會對會計憑證生成效率及智能水平造成限制。現階段的企業網上報銷系統在智能生成報銷憑證方面尚未實現全面自動化與智能化，還需要會計人員及財務管理人員的有效調整，具體表現為在渠道不同的情況下資金支付的不同難以與會計科目支出類型精準對應，也無法實現網上報銷系統與企業財務賬務處理之間的精準銜接。

2．傳統費用報銷模式的不足

現階段，網上報銷系統依舊采用后置審批模式，財務審批模式較為單一，導致網上報銷系統工作效率不高。網上報銷財務審批工作的后置性會使財務報銷人員及經費項目負責任人對于企業財務制度的把控不夠全面與精準，有可能存在對前期信息錄入、財務審批環節的忽視，當發現前期錯誤問題時又要求重新整理、更正并彌補錯漏，導致財務管理工作效率低下。

在運用網上報銷系統時，傳統的企業財務管理風險依舊存在，主要是由于財務制度完善性不足、財務風險意識淡薄等影響財務管理工作的開展。財務管理工作中，財務風險防范及風險控制是其重要職責，而個別中小企業在財務管理工作過程中存在主觀意識較強的問題，這些企業的財務管理人員按照自身工作經驗及管理經驗進行財務管理決策，影響了財務管理決策的客觀性。企業的財務風險控制意識不夠全面，將會影響企業財務風險管理體系的系統性與全面性。如果不能建立正確的財務風險價值理念，就會導致企業財務風險管理能力低下，從而影響企業財務管理工作的科學開展。

三、網上報銷系統對企業財務管理的風險防范策略

1．采取有效措施彌補網上報銷系統的既有缺陷

針對網上報銷系統報銷信息填列方面存在的問題，可采用向導式填列方法，以避免財務管理人員專業性不足所導致的信息填列問題，對會計核算標準及會計核算行為加以規范。應當設計直觀、簡潔的信息錄入界面，根據報銷內容及報銷額度等具體信息，由系統向使用者進行提示，引導使用者正確填寫費用報銷信息。

網上報銷系統設計與建設時，還要對會計核算標準加以統一，對會計核算流程進行規范，優化管理，確保報銷行為、報銷模式及報銷信息的標準化。系統應當根據具體的報銷信息自動摘取其關鍵信息，包括科目、額度、支付方式等，生成智能化憑證，切實提高費用報銷及會計核算的精準性。

針對傳統費用報銷模式中的固有缺陷與問題，應當制定前置化財務審核工作模式，建設手機財務預審模式。在整體審批流程的第一個環節就開展財務審批工作，只有切實保證財務預先審核通過，才可向下一個審核階段進行推送。前置化的費用報銷審批模式的應用，可以有效避免由于費用報銷審批項目的缺失而導致的費用審批工作效率低等問題，以減少二次錄入及二次審批等重復性工作。

2．建立明確的財務管理風險管理思路

與人工報銷工作模式相比，網上報銷系統的應用依舊存在一定缺陷與不足，還需要通過具備系統性與嚴謹性的財務管理制度對網上報銷系統中存在的問題加以彌補，有效降低企業財務風險。首先，企業應當以網上報銷系統的整體布局為基礎，對網上報銷系統的功能定位加以明確。網上報銷系統的設計與應用，需要充分考量該系統與其他系統之間的相互協調和數據支持，強化數據信息的共享與應用，避免出現信息孤島問題。

其次，企業還應從整體層面合理規劃管理系統的布局及功能要求，對相應功能進行集成整合，為該功能模塊與其他軟件系統之間建立全面銜接。網上報銷系統的應用，是企業財務管理信息系統的重要組成部分，要對企業中各種財務費用報銷中的信息填報、信息審批、預算配置、預算監管等功能的實際需求加以有效解決，并結合銀行智能支付系統及智能化憑證系統，以實現便捷支付與自動制證。企業所需的財務管理信息系統規模越大，就需要投入更多的時間成本以完成系統設備與系統建設。但在整體布局的過程中，應當突出其前瞻性，以切實保證系統的實用價值，這就要求在網上報銷系統規劃與建設之前要進行科學論證，以有效避免系統建設缺乏創新性或資源不必要消耗等問題。

3．從系統設計開發環節開展風險控制

對于企業而言，外購網上報銷系統相較于自行開發或自行主導系統設計的難度較高，在許多情況下外購網上報銷系統的設計與應用并不能夠充分滿足企業費用報銷的真實需求。因此，企業可基于自身的實際需求主導系統開發與設計工作，明確財務管理風險內部控制的具體要求，明確系統授權管理的具體權限，盡量減少或消除人為因素對于系統設計及應用的影響。

在系統設計與開發環節，應當充分考量數據的可靠性及全面性，避免數據信息出現失真或遺漏現象，為后期的信息數據精準傳遞提供保障。系統設計與開發應該切實保證系統具備后期的可調整性，以確保網上報銷系統具備系統運行流暢、界面友好便捷、系統保密安全、數據信息共享等功能優勢。網上報銷系統還應當具備較強的信息全過程跟蹤功能，切實保證網上報銷系統報銷流程的標準化及流暢化，使得網上報銷系統為信息數據共享與集成提供重要平臺。在進行二次軟件開發過程中，要加強信息系統開發的全過程跟蹤管理，做到專人溝通、專人跟進，確保按時保質完成。針對財務管理人員因專業性水平不足所導致的費用報銷工作難以有效推動的問題，企業在進行網上報銷系統設計與開發之后可組織財務部門及相關崗位人員開展專題討論、技術培訓與專業教育工作，以全面提高相關人員的專業水平與系統應用能力。

4．從系統運行應用環節開展風險控制

對于企業的網上報銷系統而言，用戶的登錄及訪問應當以賬號與密碼作為身份認證信息。登錄權限不同，數據信息的查詢范圍也有所不同。企業應當強化對于數據信息的安全管理，限制人員訪問權限，因此也要求企業充分明確信息數據安全性的重要性，要求企業內部員工強化信息保護，注重信息安全，避免隨意泄露數據信息的現象，以及因個人泄漏密碼造成違規操作給企業或個人造成的損失，一旦出現這種問題，則應當及時采取有效措施進行問責。網上報銷系統的應用，應當與智能化網上支付系統、自動化自動制證系統之間實現全面銜接，共同搭建系統化的網上報銷系統閉環管理平臺，對費用報銷于系統制證的數據信息進行互相核對，為數據信息的一致性及統一性提供保障。

網上報銷系統的應用，還可以合理利用大數據挖掘與分析技術，實時收集財務數據，從費用報銷的整個環節入手強化數據信息的共享與集成。從業務立項時，就開展經費預算信息的跟蹤收集，時刻關注經費預算的管理與控制工作，以加強經費預算管理與有效控制，確保經費預算管理工作能夠全面落實，為企業的財務管理與決策提供支撐和幫助，有效規避財務風險，全面提高企業財務管理質量及財務管理工作效率。另外，在系統運行時，為了切實提高系統應用效果，強化企業財務管理工作質量，還應當做好系統維護及風險管控。

5．優化網絡報銷工作

網絡報銷推廣過程中，個別企業存在難以取得票據電子復印件的問題，而這些企業對于票據復印件的重視主要是由于企業對于報銷票據的內部審計工作要求細致，但在實際工作中企業不具備商業金融機構的軟件及硬件條件，在報銷時紙質票據與電子票據難以完整對應，基于此，企業可基于憑證附件開展電子采集工作。

同時，個別企業目前尚未實現網上簽批。針對這種問題，企業應要求報銷經辦人向企業財務部門提供單據的電子附件，經過審閱之后進行簽批。為此網上報銷系統應具備“數字簽名”功能，以滿足領導干部的網上簽批需求，同時也可有效規避“偽造印章”等問題。另外，網絡報銷技術的應用，還可以避免財務報銷過程中存在的信息不對稱問題，企業應根據具體工作要求繪制網絡報銷流程圖，并對具體報銷流程進行細致化講解，員工可通過企業官網或者社交平臺進行下載并瀏覽。企業海需開展透明化管理，定期宣講財務報銷政策等，以優化網絡報銷工作。

6．保證網上報銷規范性

網上報銷系統的建設與應用，還要充分保障企業報銷業務開展的規范性，以保證信息傳遞的流暢性。

報銷單規范。報銷單的填寫工作極為重要，直接影響費用報銷工作的開展。網上報銷系統中報銷單的信息填寫需具備容錯控制，報銷單格式統一，可有效避免費用報銷出現格式不統一的問題。

費用標準規范。對各種費用標準進行系統化定義，當費用超出規定標準時，系統會自動提示告警，以有效避免費用報銷超標的問題。

差旅補貼標準。在網上報銷系統中對差旅補貼標準加以規范，可有效避免差旅補貼標準不一的現象。