淺談干部檔案材料收集工作的現狀與對策

于麗

摘 要：干部檔案是對干部德、能、勤、績情況的“靜態”反映，而組織人事工作則是個不間斷的動態過程，這就從客觀上要求各級組織人事部門把干部在動態過程中表現出來的德、能、勤、績材料及時準確地收集到“靜態”的干部個人檔案中去，以此提高干部檔案的使用價值，增強檔案的有效性。

關鍵詞：干部檔案；收集工作；現狀；對策

干部檔案是對干部德、能、勤、績情況的“靜態”反映，而組織人事工作則是個不間斷的動態過程，這就從客觀上要求各級組織人事部門把干部在動態過程中表現出來的德、能、勤、績材料及時準確地收集到“靜態”的干部個人檔案中去，以此提高干部檔案的使用價值，增強檔案的有效性。但往往在現實管理檔案工作中，常常是忽視干部檔案動態過程中的德、能、勤、績材料的收集，很少把干部工作實績和反映才能的綜合考核材料及時收集到干部檔案中。致使目前干部檔案中普遍存在著“三多三少”，這種狀況愈來愈突出。三多即干部檔案歷史材料多；反映思想品德評價的材料多；記載工資晉級，受獎情況的材料多。三少即現實材料少；反映干部實績工作的材料少；記載技術專長、管理才能、個人特長的材料少。這種現狀使 一些組織人事部門在選拔、培養、使用干部時常感到“不查檔案不放心，查了檔案不頂用”，干部檔案全面反映個人功過是非的功能逐漸趨于弱化。

1 干部檔案收集工作存在的問題

第一是對干部檔案材料收集的重要性認識不足。總認為對干部的考核、考察、評聘等工作材料都是一時一事的事，這些材料在干部檔案中無足輕重，可有可無。材料收集工作不影響干部提拔和重用，材料收集多少無所謂，即不影響干部檔案材料歸檔工作，更不影響干部檔案材料的質量，忽視了這些材料歸檔后的依據和憑證作用。

第二是干部檔案材料收集齊全完整性不夠，質量不高。有價值的該歸檔的沒有歸檔，沒有價值的材料卻被收集到干部檔案中。“文革”中利用檔案整人之風，仍在一些干部頭腦中存有余悸，使他們不愿意更不想把該歸檔的材料歸入干部檔案。尤其是考核、考察、評鑒材料收集不到位，這些不及時歸檔，直接影響了干部檔案材料齊全和完整，一旦歸入，一些干部害怕留下永久的痕跡。

第三是干部檔案材料收集渠道不通暢。一些從事檔案干部工作的專兼職工作人員，不善于研究、探索改革放和經濟建設對干部檔案工作提出的新要求，大多數仍習慣于因徇守舊，按老章辦事，至今仍抱著有關部門給什么材料就收什么材料，缺少主動收集和與其他部門積極溝通的態度，至使已形成的干部檔案材料不能及時歸檔。

第四是干部檔案工作人員自身素質不太高。目前一些干部檔案工作人員的政治思想、理論知識、法律觀念、政策水平、專業素質和道德修養尚有一些差距，這是影響干部檔案材料收集工作中諸多因素中的主要因素。提高他們的綜合素質是做好這項工作的根本保證。

2 加強干部檔案材料收集工作采取的措施

2.1 提高認識是做好干部檔案材料收集工作的前提

干部檔案材料收集、歸檔工作，政策性強，涉及部門多，不僅是干部檔案部門的任務，也是各有關單位形成干部檔案部門的任務。因此，各有關部門都要重視并認真做好此項工作。做好干部檔案材料收集、歸檔工作的前提就是使各單位、各部門提高對這項工作的認識，將之納入重要日程。要通過加大宣傳力度，使他們認識到：一方面在干部檔案材料收集歸檔上出現差錯，將會給黨的事業及干部自身帶來難以彌補的損失。干部檔案是干部的記實，是干部一生真實工作活動的寫照，是考察了解和使用干部的重要依據。干部檔案材料作為檔案的具體內容反映了一個干部在不同時期，不同側面上的工作情況，如果檔案材料殘缺不全就不能真實的反映干部的全部情況。干部檔案材料收集歸檔工作是干部檔案工作的一項重要內容，是形成干部工作狀況的記實過程，干部檔案材料是否全面的、歷史的反映一個干部德、能、勤、績，完全取決于收集工作是否及時、完整、齊全、準確。如果干部檔案材料缺項、漏項，必然不能反映干部的全面真實情況，會給工作帶來難以彌補的損失。特別是收集材料中的關鍵成份，是體現一個干部身份的重中之重。另一方面，這項工作必須是多方配合共同努力才能完成的。干部材料的收集工作是一項長期性的工作，政策性強，涉及部門多，它決不僅僅是干部檔案管理部門的任務，各有關形成干部檔案材料的部門都有責任協助做好此項工作。只有各部門各單位都能提高對干部檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔工作，并給予高度重視，才能切實保證干部檔案材料收集工作齊全完整。

2.2 把好材料質量關，要明確處理檔案材料收集與利用價值的關系

《干部檔案工作條例》規定，為了使干部檔案適應干部工作的需要，要經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察、考核、培訓、獎懲、科技成果學術研究等項工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料，充實檔案內容。這就充分地說明對干部檔案材料的質量要求，反映了干部檔案為干部工作服務所具備的鮮明特性。隨經濟建設的深入發展，新的干部檔案材料內容不斷形成各級組織人事部門在貫徹執行中組部新《條例》的同時，要克服不分檔案材料的內容、用途和保存價值一刀切“機械式”的思維方式，重點從不同時期來研究人事部門對干部檔案的利用需求。確定檔案材料的收集內容，及時準確地做好干部檔案材料的收集，整理和歸檔工作。

2.3 建立好組織網絡，要疏通干部檔案材料歸檔的渠道

干部檔案材料的產生、形成、來源是多方面的，凡與該干部有關的單位或部門都可能形成這樣和那樣的檔案材料，而組織上利用干部檔案時，則要求檔案中能全面地反映干部的歷史和現實情況，解決分散形成與集中使用的矛盾，需要建立相應的組織網絡，與形成干部檔案材料的單位或部門保持經常性的聯系，做到有部門管理，有專人負責，采取上門索取和定期交換相結合的辦法，保證干部檔案材料收集暢通無阻。

2.4 強化隊伍建設是做好干部檔案材料收集工作的重要保證

干部檔案工作人員在干部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，干部檔案工作人員應當具備較高的政治覺悟，科學文化知識和業務素質，方能勝任此項工作。因此，必須經常性的對干部檔案管理人員進行黨的各項方針、政策教育，努力提高他們的政治思想覺悟和理論水平；同時要對他們進行業務培訓，增強其工作能力和專業素質。組織他們學習《干部檔案工作條例》，解剖典型檔案，進行實際操作，以此提高他們的業務素質和工作能力，使之更好的發揮干部檔案的作用，為經濟建設服務。

總之，干部檔案材料收集工作涉及方方面面，只有各部門協調起來，齊抓共管，再加上干部檔案工作人員的事業心，責任感，就一定能使干部檔案工作逐步走向科學化、規范化、現代化管理軌道，開創干部檔案工作的新局面。