新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設初探

摘 要：檔案屬于一種信息，處于信息化時代，檔案就是信息化時代的重要內(nèi)容之一。數(shù)字化作為檔案信息化的重要方式，而檔案館則是保管和提供檔案信息的巨大資源庫，需要對檔案管理工作的整體進行調(diào)整，建立信息化管理模式才能適應新形勢。加快企業(yè)檔案信息化建設是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求，更是新時期檔案管理發(fā)展的主要趨勢。因此，建立信息化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理的改革，這是檔案行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，更是新時代對檔案管理的具體要求。

關(guān)鍵詞：新形勢；企業(yè)檔案管理；信息化建設

1 新形勢下做好企業(yè)檔案信息化建設的重要意義

1.1 檔案自身安全的需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)變舊變薄，破碎、毀壞以及丟失等現(xiàn)象，不容易保存。運用數(shù)字化檔案以后對于整理、分類、統(tǒng)計、查閱以及開發(fā)等各個工作環(huán)節(jié)都不需要再次動用原有檔案資料，同時能夠?qū)n案進行嚴密的封存管理，有效的降低了各種人為行為對檔案的損害，使得檔案的安全性得以提升。

1.2 公司發(fā)展的需求

檔案作為一個企業(yè)為適應職能活動需求而直接產(chǎn)生的具有保持價值的信息，企業(yè)每年都要產(chǎn)生大量的檔案材料，內(nèi)容廣泛，這些信息都記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要參考價值。提高檔案信息的收集以及管理能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求。處于新形勢下企業(yè)面臨著激勵的市場競爭，而建立信息化檔案管理模式能夠提高企業(yè)的競爭力。目前企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理缺陷不斷涌現(xiàn)，例如不重視檔案管理工作，管理水平和企業(yè)發(fā)展不相適應等。建立能夠適應新形勢檔案下檔案管理模式已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中繼續(xù)解決的問題。只有加快信息化建設的步伐，才能增強企業(yè)的核心競爭力，全面記錄企業(yè)的發(fā)展狀況，從而把企業(yè)的管理政策落到實處，提升企業(yè)的管理效率，從而推動企業(yè)向著高效運轉(zhuǎn)模式發(fā)展。

1.3 提高企業(yè)檔案管理部門工作效率

企業(yè)實施檔案信息化管理之后，能夠有效減輕檔案管理部門員工的工作量，改變了傳統(tǒng)單一的打字以及錄入信息的工作模式，大大節(jié)省了時間，能夠全心全意開展檔案信息收集以及編研工作，使的整個檔案管理部門工作效率得以提升。同時信息化檔案管理也能夠提高企業(yè)整個檔案管理部門的管理水平和質(zhì)量。

2 企業(yè)檔案信息化建設當中存在的問題

2.1 沒有意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性

當前多數(shù)企業(yè)的管理者以及員工都認為檔案管理工作不重要，和企業(yè)經(jīng)濟效益沒有多大關(guān)系，沒有深入了解檔案的常識性知識。缺乏健全的檔案管理制度，人力資源不充足，檔案資料不夠完整，有價值的信息沒有全面整理到檔案資料中，檔案管理模式比較落后，檔案管理人員能力不足，檔案管理不規(guī)范等問題較多。另外，信息化技術(shù)和設施比較落后，多數(shù)企業(yè)仍然使用多年前的設備，基礎設施不完善等都嚴重影響了企業(yè)檔案信息化建設的步伐。

2.2 缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化標準

檔案信息化主要是改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，采用計算機信息技術(shù)實施自動化管理。但是在實際工作當中檔案的整理、分類以及編目等環(huán)節(jié)仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工管理的思路進行，使用傳統(tǒng)的管理理念和思維進行信息化管理必然會導致檔案整體管理上出現(xiàn)混亂，特別是對于檔案數(shù)據(jù)庫建設這個問題更加明顯。多數(shù)企業(yè)以及部門都有該行業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)，都會產(chǎn)生大量的不同種類的數(shù)據(jù)信息，例如業(yè)務、生產(chǎn)以及管理等。檔案整理和數(shù)據(jù)庫建設都需要按照相應的標準進行，假如都采用傳統(tǒng)的標準就會引起綜合檔案管理系統(tǒng)無法較好的兼并以及融合這些數(shù)據(jù)，就需要返工，最終造成資源浪費。

2.3 缺乏綜合素養(yǎng)高的檔案信息化建設隊伍

檔案信息化要求檔案管理人員必須具備較高的綜合素養(yǎng)，才能正確把握政治方向，嚴格尊重職業(yè)道德，熟練掌握檔案的收集、分類、編目、裝訂以及保管技能，同時檔案管理人員必須具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠熟練使用計算機技術(shù)來處理和開發(fā)檔案信息，熟悉計算機病毒查殺、防范以及防火墻等方面技術(shù)，才能滿足企業(yè)檔案管理工作崗位需求。但是目前企業(yè)的檔案管理人員水平參差不齊，綜合素質(zhì)偏低，缺乏積極性和創(chuàng)新意識，致使工作形式比較刻板，采集的信息質(zhì)量不高，最終影響企業(yè)的發(fā)展。

3 新形勢下企業(yè)檔案信息化建設的具體策略

3.1 統(tǒng)一檔案信息化建設標準

企業(yè)在實施檔案信息化建設當中，一定要嚴格按照國家制定的相關(guān)信息化管理標準，根據(jù)企業(yè)自身的實際情況和發(fā)展需求，明確企業(yè)檔案信息管理的各項標準，統(tǒng)一規(guī)定各個部門的文件以及檔案內(nèi)容、項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及存儲格式等，另外還必須統(tǒng)一規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫管理軟件的文檔格式以及數(shù)據(jù)指標等方面內(nèi)容，保證后期的電子目錄入檔案館以后可以進行數(shù)據(jù)共享，從而避免由于軟件不同而引起的數(shù)據(jù)不能轉(zhuǎn)換的現(xiàn)象，不斷實踐，逐步完善，使企業(yè)檔案管理工作能夠在信息化環(huán)境下順利發(fā)展。

3.2 完善企業(yè)檔案信息化管理體系

科學合理的檔案信息化管理體系能夠保證企業(yè)檔案信息化管理順利開展。企業(yè)必須健全檔案信息化管理一些，明確檔案信息化管理目標和實施策略，制定嚴格監(jiān)督體系，切實加快企業(yè)檔案信息化建設的步伐。因此，企業(yè)必須根據(jù)實際情況，在實用、效益、技術(shù)和管理相互結(jié)合以及整體協(xié)調(diào)共同發(fā)展的基礎上制定能夠促進企業(yè)發(fā)展的檔案信息化管理體系，加強檔案信息化建設的地位，在企業(yè)內(nèi)部獨立設置檔案管理部門，明確崗位職責。同時建立完善的檔案績效考核制度來激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和責任心。

3.3 重視檔案隊伍的培養(yǎng)和教育

企業(yè)需要加大對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育。首先，定期組織檔案管理人員學習檔案常識以及相關(guān)知識，增強檔案人員的安全意識和責任心，提高他們的綜合素養(yǎng)。其次，加大對檔案管理人員的計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及各種科技軟件操作的培訓力度，才能培養(yǎng)出一批專業(yè)綜合素養(yǎng)強的專業(yè)化人才。只有這樣才能加快企業(yè)檔案信息化建設的步伐，提升檔案信息化管理水平。

總之，檔案信息化建設屬于一項長期為艱巨的任務。它是一個企業(yè)整體管理水平的體現(xiàn)，處于新形勢下，企業(yè)應該加強檔案信息化建設，才能提高檔案資源的利用效率，增強企業(yè)競爭力，促進企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻

[1]張杰，朱傳英.探討新形勢下如何推進企業(yè)檔案信息化建設[J].數(shù)字通信世界，2018，No.160

[2]南鋒一.新時期企業(yè)檔案信息化建設探析[J].蘭臺內(nèi)外，2018，No.226

[3]溫潔.企業(yè)檔案信息化建設探析[J].中國檔案，2018.1

作者簡介

孫田，本科，助理館員，檔案管理，研究方向：檔案信息化。