新形勢下企業檔案管理信息化建設初探

摘 要：檔案屬于一種信息，處于信息化時代，檔案就是信息化時代的重要內容之一。數字化作為檔案信息化的重要方式，而檔案館則是保管和提供檔案信息的巨大資源庫，需要對檔案管理工作的整體進行調整，建立信息化管理模式才能適應新形勢。加快企業檔案信息化建設是信息化社會對檔案管理工作的客觀要求，更是新時期檔案管理發展的主要趨勢。因此，建立信息化檔案管理是對傳統檔案管理的改革，這是檔案行業發展的必經之路，更是新時代對檔案管理的具體要求。

關鍵詞：新形勢；企業檔案管理；信息化建設

1 新形勢下做好企業檔案信息化建設的重要意義

1.1 檔案自身安全的需求

傳統的紙質檔案容易出現變舊變薄，破碎、毀壞以及丟失等現象，不容易保存。運用數字化檔案以后對于整理、分類、統計、查閱以及開發等各個工作環節都不需要再次動用原有檔案資料，同時能夠對檔案進行嚴密的封存管理，有效的降低了各種人為行為對檔案的損害，使得檔案的安全性得以提升。

1.2 公司發展的需求

檔案作為一個企業為適應職能活動需求而直接產生的具有保持價值的信息，企業每年都要產生大量的檔案材料，內容廣泛，這些信息都記錄了企業的發展歷程，對企業未來的發展具有重要參考價值。提高檔案信息的收集以及管理能夠滿足企業發展的需求。處于新形勢下企業面臨著激勵的市場競爭，而建立信息化檔案管理模式能夠提高企業的競爭力。目前企業傳統的檔案管理缺陷不斷涌現，例如不重視檔案管理工作，管理水平和企業發展不相適應等。建立能夠適應新形勢檔案下檔案管理模式已經成為企業發展中繼續解決的問題。只有加快信息化建設的步伐，才能增強企業的核心競爭力，全面記錄企業的發展狀況，從而把企業的管理政策落到實處，提升企業的管理效率，從而推動企業向著高效運轉模式發展。

1.3 提高企業檔案管理部門工作效率

企業實施檔案信息化管理之后，能夠有效減輕檔案管理部門員工的工作量，改變了傳統單一的打字以及錄入信息的工作模式，大大節省了時間，能夠全心全意開展檔案信息收集以及編研工作，使的整個檔案管理部門工作效率得以提升。同時信息化檔案管理也能夠提高企業整個檔案管理部門的管理水平和質量。

2 企業檔案信息化建設當中存在的問題

2.1 沒有意識到企業檔案管理工作的重要性

當前多數企業的管理者以及員工都認為檔案管理工作不重要，和企業經濟效益沒有多大關系，沒有深入了解檔案的常識性知識。缺乏健全的檔案管理制度，人力資源不充足，檔案資料不夠完整，有價值的信息沒有全面整理到檔案資料中，檔案管理模式比較落后，檔案管理人員能力不足，檔案管理不規范等問題較多。另外，信息化技術和設施比較落后，多數企業仍然使用多年前的設備，基礎設施不完善等都嚴重影響了企業檔案信息化建設的步伐。

2.2 缺乏統一的數字化標準

檔案信息化主要是改變傳統的手工操作管理模式，采用計算機信息技術實施自動化管理。但是在實際工作當中檔案的整理、分類以及編目等環節仍然采用傳統紙質檔案手工管理的思路進行，使用傳統的管理理念和思維進行信息化管理必然會導致檔案整體管理上出現混亂，特別是對于檔案數據庫建設這個問題更加明顯。多數企業以及部門都有該行業的業務系統，都會產生大量的不同種類的數據信息，例如業務、生產以及管理等。檔案整理和數據庫建設都需要按照相應的標準進行，假如都采用傳統的標準就會引起綜合檔案管理系統無法較好的兼并以及融合這些數據，就需要返工，最終造成資源浪費。

2.3 缺乏綜合素養高的檔案信息化建設隊伍

檔案信息化要求檔案管理人員必須具備較高的綜合素養，才能正確把握政治方向，嚴格尊重職業道德，熟練掌握檔案的收集、分類、編目、裝訂以及保管技能，同時檔案管理人員必須具備嚴謹的工作態度，能夠熟練使用計算機技術來處理和開發檔案信息，熟悉計算機病毒查殺、防范以及防火墻等方面技術，才能滿足企業檔案管理工作崗位需求。但是目前企業的檔案管理人員水平參差不齊，綜合素質偏低，缺乏積極性和創新意識，致使工作形式比較刻板，采集的信息質量不高，最終影響企業的發展。

3 新形勢下企業檔案信息化建設的具體策略

3.1 統一檔案信息化建設標準

企業在實施檔案信息化建設當中，一定要嚴格按照國家制定的相關信息化管理標準，根據企業自身的實際情況和發展需求，明確企業檔案信息管理的各項標準，統一規定各個部門的文件以及檔案內容、項目、數據庫結構以及存儲格式等，另外還必須統一規范檔案數據庫管理軟件的文檔格式以及數據指標等方面內容，保證后期的電子目錄入檔案館以后可以進行數據共享，從而避免由于軟件不同而引起的數據不能轉換的現象，不斷實踐，逐步完善，使企業檔案管理工作能夠在信息化環境下順利發展。

3.2 完善企業檔案信息化管理體系

科學合理的檔案信息化管理體系能夠保證企業檔案信息化管理順利開展。企業必須健全檔案信息化管理一些，明確檔案信息化管理目標和實施策略，制定嚴格監督體系，切實加快企業檔案信息化建設的步伐。因此，企業必須根據實際情況，在實用、效益、技術和管理相互結合以及整體協調共同發展的基礎上制定能夠促進企業發展的檔案信息化管理體系，加強檔案信息化建設的地位，在企業內部獨立設置檔案管理部門，明確崗位職責。同時建立完善的檔案績效考核制度來激發檔案管理人員的工作積極性和責任心。

3.3 重視檔案隊伍的培養和教育

企業需要加大對檔案管理人員的培養和教育。首先，定期組織檔案管理人員學習檔案常識以及相關知識，增強檔案人員的安全意識和責任心，提高他們的綜合素養。其次，加大對檔案管理人員的計算機技術、信息技術以及各種科技軟件操作的培訓力度，才能培養出一批專業綜合素養強的專業化人才。只有這樣才能加快企業檔案信息化建設的步伐，提升檔案信息化管理水平。

總之，檔案信息化建設屬于一項長期為艱巨的任務。它是一個企業整體管理水平的體現，處于新形勢下，企業應該加強檔案信息化建設，才能提高檔案資源的利用效率，增強企業競爭力，促進企業快速發展。

參考文獻

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作者簡介

孫田，本科，助理館員，檔案管理，研究方向：檔案信息化。