城市建設檔案管理存在的問題與解決措施思路構建

戴麗紅

摘 要：現今城市建設的檔案管理中存在著一些問題，需要結合新時代下的信息技術以及新型人才，改善這些問題，才能實現檔案的規范化管理。從而營造一個好的城市環境，進而合理規劃城市，讓市民更加文明，城市的面貌更好。

關鍵詞：城市建設檔案管理；存在的問題；解決措施；思路構建

隨著我國正在逐漸步入高科技的信息化社會，城市面貌在完善的科技背景下，也在慢慢發生著變化[1]。這不僅給城市建設帶來了極大的便利性，還大大減輕了檔案管理部門工作人員的工作量，使得他們有更多的時間去完成其他的工作，提高了工作效率。但是，檔案管理工作是建設城市面貌的關鍵，現今的管理中存在著一些新情況和新問題，這大大影響了檔案的管理。因此，如何深入到檔案管理系統中去解決檔案管理中存在的問題，是現今最需要面對以及解決的問題，只有這樣才能提供最完整且全面的信息。

1 城市檔案管理存在的問題

1.1 內容廣泛，管理理念存在差異

城市檔案包含有衛生環境管理、城建管理、信息化管理、醫療技術管理等各種內容，這些都需要進入城市檔案管理處，由于多元化的行業使得檔案管理工作非常復雜。而現今城市的發展越來越迅速，產生的內容以及信息也越來越多，檔案內容也越來越多，使得檔案管理工作量增大。由于檔案管理部門工作人員年齡差異較大，從而導致員工在思想上具有非常大的分歧，這直接表現在檔案管理工作上，年齡較大的工作者一般沿用傳統的管理理念，而年輕人一般都使用較為創新的檔案管理方式，這使得他們在檔案管理的理念上存在著差異，使得檔案管理工作的效率非常低。

1.2 城市檔案管理機制落后

管理機制的存在是為了對檔案管理工作制定標準，讓工作人員根據這一標準更好地展開工作，在工作中減少錯誤。每個城市在檔案管理工作當中，都需要針對各自城市的特點對檔案管理進行統一的規劃，現今有些城市管理機制仍然延用過去的標準，這對現代化檔案管理系統來說根本不適用，讓政府的檔案管理工作難度加大，一些檔案管理方面的問題也會逐漸顯現。

1.3 工作人員缺乏創新意識

檔案管理部門中有些工作人員由于長時間在工作崗位做同樣的事情，所以產生了得過且過，不愿意去改變的現象，這就會使得他們缺乏創新意識。城市檔案管理工作人員不僅需要做好本職工作，還需要擁有一定的創新意識，隨著時代的進步與發展，現今的檔案管理人員如果缺乏創新意識，就會出現思想過于傳統的現象，從而降低檔案管理工作的效率，城市的發展離不開創新這一關鍵因素，檔案管理工作人員必須要不斷學習，讓自己的思想隨著時代的進步而進步。

1.4 城市檔案管理信息技術指標落實不到位

為了加強對城市檔案的管理，現今很多事業單位都將信息化融入到了自己的檔案管理中，但是城市檔案管理部門在這方面仍存在不足之處，會對城市的發展造成阻礙。城市的發展與信息技術密切相關，很多流程的管理都需要加入信息技術指標，但是現今檔案管理部門的這些技術指標還有些沒有落實，降低了工作人員在檔案管理方面的工作效率。檔案管理實現信息化，這是反映一個城市是否進步發展的關鍵因素，一旦檔案管理出現問題也是城市管理的不足，檔案管理中加入信息技術也符合現代化檔案管理要求。

2 對策及設想

2.1 智慧檔案管理

可以創建智慧檔案管理系統，這個系統可以將事業單位的檔案實行現代化的管理，主要屬于電子檔案管理的范疇，為使用者提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能。從技術層面進行分析，可以實現由檔案管理系統向內容管理系統的轉變；從使用的角度進行分析，可以實現由檔案管理向知識管理的轉變，最終建立起事業單位的電子檔案憑證中心和知識中心。首先，將收集的檔案信息手工錄入到智慧檔案管理體系中，智慧檔案管理系統會自動歸檔；其次，檔案管理人員進行科學的保管，直接登錄系統進行檔案的移交、匯交、鑒定以及分發，完成這一步操作，再將檔案分為四大類：檔案統計、檔案借閱、檔案編研、檔案發布。結合智慧檔案管理系統對檔案的收集整理、科學保管以及開發利用這些方面進行優化，實現系統性的檔案管理。從這些方面對檔案管理實現信息化的管理，一旦出現任何問題都可以立即查閱到檔案信息的動態，比如檔案什么時候被借閱、被誰借閱等都可以從系統中查詢到。

2.2 加強檔案安全管理

傳統的檔案管理一般都是采用紙質版的方式進行保存，這個過程中為了防止檔案損壞，一般都會給予一些保護性措施，比如防潮、防霉、防蟲蛀，而隨著現今檔案管理的信息化，大多都將檔案存在電腦系統當中，這就導致如果電腦出現問題造成檔案丟失，會出現重大的損失，為了防止這一情況的發生，現今的檔案管理當中大多都加入了云計算技術，可以將檔案資料備份、進行資料恢復、防黑客技術等，這些都是現今最先進的計算機技術之一，不僅可以防止檔案被破壞和竊取，一旦出現問題還能迅速恢復，提高了檔案管理的安全性。現今圖像識別技術發展，已經成為人工智能中不可缺少的部分，比如現今基于圖像識別的智能化車間體系，能夠實現更智能化的管理，在進入檔案管理系統的時候可以加入人臉識別系統，聯合身份信息，獲得一定的管理權限，這樣不僅可以讓檔案管理工作更加嚴謹，讓檔案管理系統的安全性得到進一步的提升。

2.3 遠程操控

隨著現今互聯網通信技術的進步與發展，無線移動通信也被應用于檔案管理當中，管理人員只要通過移動終端產品（手機、平板電腦等）就能隨時隨地的實現檔案的查看與管理工作。不需要到檔案室查詢就可以隨之了解檔案的各種信息，直接通過手機、平板電腦等就可以對檔案進行分類處理，并將其進行歸檔儲存，實現檔案管理的遠程操控，實現檔案管理的更加輕松、方便以及高效地工作。

3 小結

對檔案管理存在的問題與解決措施思路構建進行分析，可以找出現今檔案管理中存在的不足之處，將檔案整理清楚，使得檔案管理工作有序進行，不因管理不當造成資料混淆，才能以這些檔案管理為依據建設文明城市。

參考文獻

[1]王昕建筑工程檔案驗收工作中的問題及對策[J].城建檔案，2011（9）：47-48.

[2]黃國興，林燕.城市建設檔案管理存在的問題與應對措施分析[J].應用研究，2013（08）：106.

[3]張麗莉.如何加強城市建設檔案管理水平[J].城市建設，2010，9（23）：48-50.