論新形勢下衛生計生監督機構檔案管理工作的信息化建設

劉瑜

摘 要：新形勢下，衛生計生監督機構的檔案管理工作應該與時俱進，跟上社會發展的步伐，才能滿足人們的需求。隨著信息技術的快速發展，衛生計生檔案管理工作也逐漸朝著信息化、技術化、規范化方向發展。如何做好衛生計生檔案信息化建設工作，是目前該單位迫切需要解決的問題。

關鍵詞：衛生計生監督機構;檔案管理;信息化

一、衛生計生檔案信息化管理的重要性

檔案屬于直接性的歷史記錄，因此其管理工作涉及的信息量較大，而傳統的檔案管理工作主要依靠人工和紙質，資料的收集、儲存和整理都比較麻煩。而衛生計生檔案信息化管理主要是使用現代信息化的模式進行檔案管理工作，改變了傳統檔案管理工作效率較低，質量不高等現象，促使檔案管理朝著信息化、智能化、規范化和系統化方向發展，使衛生計生檔案管理能夠滿足時代發展的潮流。

（一）滿足信息化社會的需求

處于信息化時代，社會信息化進程速度日趨加快，信息資源已經成為人類社會發展中必不可少的重要資源。檔案作為一個單位或者個人歷史的真實、全面的反應，更是一個單位規范管理的重要基礎，其在人力資源管理中占據核心位置。隨著信息技術的快速發展以及檔案管理朝著開放化和社會化方向的改革，推動了檔案管理信息化建設的步伐，這是社會發展的必然要求，更是我國信息化管理工作的重要內容。

（二）滿足檔案信息安全的需求

檔案信息化管理是以計算機技術和網絡技術為基礎的一種現代化工作模式，是對傳統檔案管理的重要改革。檔案信息以電子文件的形式儲存在計算機中，可以為檔案管理提供全面信息，同時能避免紙質文件容易丟失、受潮等弊端。因此，實施檔案信息化管理能滿足檔案信息安全的需求，使得檔案信息利用效率得以提高。

二、目前衛生計生監督機構檔案管理的存在的問題

（一）檔案管理意識不強，檔案利用率不高

近年來，各級衛生計生監督機構都在積極完善檔案管理機制，但是仍然有許多管理人員尤其領導干部的檔案管理意識不強，認為檔案工作并不重要，致使檔案管理工作趨于形式化現象嚴重。其根本原因就是相關人員沒有從思想上意識到檔案管理工作在衛生計生監督機構的重要性，工作人員存在亂方檔案，檔案材料丟失或者損壞的現象經常發生。其次，由于領導階層不重視檔案管理工作，使得相關規章制度無法落實到位，檔案信息資源的開發也存在嚴重不足，最終影響了檔案的使用效率，影響了檔案工作的順利開展。最后，衛生計生監督機構還沒有構建完善檔案信息化管理制度。同時多數檔案管理一線的工作人員沒有正確理解檔案信息化建設的意義，在具體工作中出現不配合、懶散等情緒，這都不利于檔案信息化建設的實施。

（二）基礎設施建設不健全

因為我國的檔案信息化建設起步較晚，許多單位的基礎設施建設方面還不健全。缺乏完善的基礎設施，致使衛生計生監督機構的檔案信息化建設水平比較低。構建信息化檔案管理模式，不但需要具備外部硬件設施，還必須具有先進的內部軟件設施，比如專業的檔案管理軟件。但是，當前衛生計生監督機構基本都采用各行業通用版本的檔案管理軟件，缺乏針對性和實用性，致使許多軟件和具體的檔案管理工作不相適應，另外多數業務檔案所需要使用的功能軟件比較缺乏，相關業務檔案必須要工作人員來專門整理，這樣以來不但影響了工作效率，也造成了資源浪費。

（三）檔案管理人員的綜合素質不高

傳統的檔案管理主要依靠人工，信息化水平落后。新形勢下的信息化管理其管理人員必須具備信息化工作能力，可以熟練操作信息化設備和軟件進行檔案管理工作，才能把檔案信息化建設落到實處。但是，目前衛生計生監督機構缺少全能型管理隊伍，導致檔案信息化建設有效開展。首先，當前各級衛生計生機構的檔案管理人員綜合素質都不高，思想落后，專業能力不強。許多檔案管理工作人員不熟練計算機和相關軟件系統的操作，容易造成檔案工作中出現錯誤。其次，檔案管理專業人員沒有深入了解衛生計生監督等方面的專業知識，致使收集分檔數據和整理資料的時候速度較慢，準確性不高。

三、提高衛生計生監督機構檔案信息化建設的策略

（一）樹立先進的檔案管理意識

檔案管理信息化是檔案行業未來發展的主要方向，因此，衛生計生監督機構的領導和檔案管理部門應該樹立先進的檔案管理思想，意識到檔案信息化建設的重要性。衛生計生監督機構可以把檔案信息化建設納入到該機構信息化建設的總體目標當中，加大資金投入力度，配齊專業設備、專業軟件，組織檔案管理人員學習計算機知識，就強領導，始終把檔案信息化建設作為該機構信息化建設的重要內容。開展檔案信息化建設專題會議，詳細講解我黨對檔案管理工作提出的新要求，使相關工作人員真正從思想上意識檔案信息化建設對該機構發展所發揮的重要作用，使提高檔案信息化建設的認識深入到檔案管理人員的內心深處。

（二）重視檔案管理信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施主要分為網絡環境建設、硬件環境建設以及系統軟件建設等等。完善的基礎設施是實現檔案信息化建設的重要條件。因此，衛生計生監督機構應該重視檔案管理信息化的基礎設施構建。首先，針對基礎設施建設，需要檔案管理部門制備專業化的檔案信息處理軟件和硬件設施，這是保證信息化處理工作順利開展的前提。其次，檔案管理工作人員需要根據衛生計生監督機構檔案管理工作的具體情況，從整體出發研究檔案的數量以及信息化管理的標準等相關內容，積極創新研發出獨具特色的管理功能，體現信息化管理的價值。最后，檔案管理也需要努力構建完善的信息化資源機制，促使檔案信息實現資源共享的局面。

（三）構建完善的信息化管理制度，規范工作流程

完善的檔案管理信息化管理機制是檔案管理信息化建設的重要憑證，也能避免因為準則不同而帶來的麻煩。例如，錄入檔案信息、掃描和網絡傳輸等過程中，假如缺乏統一的要求，就會導致產生的信息文件格式存在差異，不同格式的信息文件進行轉變以后很難保證不出差錯，這就給后期的檔案信息化管理工作帶來困難。構建檔案信息化標準機制環節當中，不但要從整個檔案領域出發來規范檔案信息化的具體要求和內容，還需要細化到檔案管理信息化的每一個步驟中。

（四）培養一支復合型檔案管理人才隊伍

檔案信息化建設當中，工作人員是占據主導位置，檔案管理人員的綜合素養直接影響衛生計生監督機構檔案信息化建設的進度。首先，相關工作人員應該轉變傳統的管理理念，不斷學習新知識，在工作當中積極創新，熟練掌握各種新型的管理知識和技術，比如檔案管理知識、計算機網絡技術等，才能加快檔案信息化建設的步伐。其次，單位應該大力引進和培養高素質的檔案管理專業人才。對于具備衛生計生專業知識，缺少計算機相關知識和技術的檔案管理人員，要定期開展系統的培養，不但提高其實際操作能力;針對只具有檔案管理能力和計算機相關知識和技能的工作人員，衛生計生監督機構可以定期舉行知識講座、學術討論等活動，以此扎實相關工作人員的衛生計生專業知識。最后，大力引進具備衛生計生專業知識和計算機信息技能的綜合性人才，這是促進衛生計生監督檔案信息化人才建設順利開展的有效措施。

總之，檔案信息化建設屬于一項長期性、專業性以及系統性工作。隨著科技的迅猛發展，信息技術的普遍運用為檔案管理工作的發展提供了良好機遇。因此，衛生計生監督機構應該采取各種有效措施促進檔案管理信息化的建設，使檔案管理工作可以更好的使用信息技術，促進檔案管理工作的發展。

參考文獻：

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