檔案工作散記

宋洪亮

河北省檔案館建館60年，我在期間工作30年，盡職盡責，繼往開來，圈點業績，分享片段。

上世紀八十年代，開放歷史檔案，檔案館研究整理編輯出版檔案材料工作進入新階段。我參加和主持15部書籍資料編研，有省館獨立完成的，有與相關單位合作的;有接續前人的，有新立題目的;有內部資料使用的，有公開出版發行的;有叢書，有畫冊，主動為社會提供檔案信息服務。

省館第一部自編出版書籍《地道戰檔案史料選編》。馳名中外的地道戰，是冀中人民在抗日戰爭中的偉大創舉。編研科3名工作人員分工合作，利用館藏，第一次實踐從選題、收材選材、抄寫校對、文字加工、編排體例、統稿審稿，到印刷出版全程工作。后兩人被抽調，我聯系出版社印刷廠，連續幾天加班完成終校;給親歷地道戰的革命前輩發函，5位領導寄來題詞。該書收錄81件檔案24萬余字，1987年7月由河北人民出版社出版公開發行，開省館自編成果出版先河，同年獲河北省檔案優秀論著一等獎，此后陸續出版了幾部檔案史料選編。

省館第一部合編叢書《河北革命歷史文件匯集》。叢書是中央檔案館和各省檔案館合編地方文集中河北部分，是將中央檔案館館藏中國共產黨河北黨組織在第一、二次國內革命戰爭時期的檔案，編輯印刷為館藏本，在一定范圍內部使用。中央檔案館制定《關于編輯地方文集工作的幾項規定》，統一體例、版本、封面、內文設計，提供檔案復印件和抄稿，省館負責編輯印刷出版。1984年11月雙方商定合編，1985年11月省館收到第一批材料，1999年9月出版最后一冊，叢書共計24冊1645件600多萬字。參加編輯工作先后17人，少時3人。我1989年至1995年2月主持工作，任編纂研究室主任、副主編，結合實際，制定《編輯<河北歷史文件匯集>的規定》。編輯、審稿人員曾達11人。收到文件11批，根據文件作者分級分機構按時間排序分冊，以冊為單位，編輯、審稿、印刷校對責任到人。1991年9月第二冊首先印刷出版，獲河北省檔案學會第二屆檔案學優秀成果二等獎。到1995年2月工作中斷時，完成編輯21冊、審稿13冊、出版5冊;正在印刷1冊，審稿2冊，編輯2冊;尚未編輯2冊;我文字說明情況，為后續工作備查。叢書對保護珍貴檔案原件，豐富省館檔案資源，提升檔案利用效益發揮重要作用。

省館第一部合作出版檔案宣傳畫冊《中國檔案精粹·河北卷》。1999年為慶祝建國50周年編研工作選題時，內蒙古自治區檔案館領導一行來省局館交流工作，我作為征集利用編研處負責人，與對方編研處長座談，得知他們編寫《中國檔案精粹·內蒙古卷》，思想解放，方法可行，當即口頭匯報并書面請示局館分管領導，幾天后各位局館長作出批示。3月22日河北省檔案館與香港零至壹出版有限公司簽訂合作出版協議。時間緊，要求高，難度大。集中人員，研究選材、體例、寫作問題，以7名編寫人員為主，一人一章，我負責第一章選材，統稿，撰寫前言后記及組織聯系事務，相關局館人員和市縣檔案館配合，發現挖掘一批珍貴檔案，6月完成圖片拍照及文字寫作，7月起聯系英文翻譯、封面設計等，12月21日畫冊問世，在河北會堂舉行首發式，河北電視臺、河北日報、河北經濟日報、中國檔案報予以報道。畫冊精選河北省市縣檔案館館藏檔案珍品127組，省館館藏為主，以歷史時序結合主題分為六章，內容涉及政治、經濟、軍事、文化、教育、民俗等方面，形式多樣，優選有畫面感的。中英文對照文字說明力求簡要。攝影、翻譯、封面題字請到行家里手。省委書記署名序言。香港零至壹出版有限公司設計裝幀印刷精美，大增視覺效果。畫冊出版得到領導、專家、同行好評。主管省領導認為“以中英文對照的形式向海內外發行，這在我省檔案工作方面是個突破，為宣傳河北做了貢獻”。史學教授書評“精，珍品薈萃。美，文采斐然。高，具有較高的學術和社會價值。”2001年畫冊獲河北省檔案學會第六屆檔案學優秀成果一等獎，中國檔案學會第四次檔案學優秀成果二等獎。畫冊中明代諫臣楊繼盛遺書及后人題詞、清獲鹿縣永壁村保甲冊，2002年首批入選《中國檔案文獻遺產名錄》。

檔案整理是基礎業務工作。1995年省館清理積存文件，開始不久，我作為歷史檔案管理處副處長，分管商震信件整理工作。商震是近現代歷史人物，民國時期首任河北省政府主席。信件來源，未查到文字記載，據老領導說，1959年中國科學院搬家準備將這部分東西處理掉，國家檔案局捎信給河北省檔案館，省館認為這些檔案與河北省歷史有關，派人從天津托運回保定，當時裝在兩個柳條箱內，1963年保定發大水被淹后裝入木箱，以后隨舊政權檔案往返于省公安廳和省館，始終未得整理。名人信件立卷歸檔未見先例，關鍵是撰寫標題。設計印制《商震檔案信件提示表》相當文件標簽，一封信作為一份文件，逐件審視，破損的搶救裱糊，信瓤和信封脫離的盡量找齊，使其完整。信件通訊者多，內容龐雜，文筆、格式、書法講究，閱讀有難度。工作人員邊整理邊學習，借助商震傳記、民國人物大辭典、書法字典等工具書，為近2000封信件撰寫出標題。組件基本完成，我擬就《關于商震信件檔案整理進度及立卷歸檔方案》，以科學保管利用為原則，突出信件特點，按通訊者姓名筆劃排序確定檔號。整理結果565卷1976件檔案，歸入民國河北省政府秘書處全宗，單列目錄號，采用文件級目錄計算機檢索，設計大尺寸專用檔案盒，入庫上架。這些信件是1928年至1929年，商震任民國河北省政府主席期間，黨政軍要人、社會名流、部下故舊給商震的信，見于《民國人物大辭典》的有160余人，商震署名4件。內容多為推薦人才或求職的，也有提治理河北意見的，報告軍閥間竊取情報的，還有往來應酬的。商震信件檔案拓展商震等民國人物和歷史，以及書信、書法研究視野，整理方法和史料價值獨樹一幟。

隨著信息技術發展，省館檔案信息化建設提上工作日程。1996年局館“橫下一條心，大干一年半，實現981”，即到1998年省館晉升為國家一級檔案館，其中革命歷史檔案管理質量提升，查檔實現計算機檢索，是一項主要工作。局館分管領導協調保障，歷史檔案管理處、科技處配合，1996年3月組成4人準備小組。歷史檔案管理處承擔10萬余件檔案著錄，和檔案實體調整，我作為副處長主持工作，擬定《省館晉升國家一級檔案館中革命歷史檔案治理工作方案》，確定文件級著錄，計算機調整檔號，調整檔案實體，實現計算機檢索的工作程序。科技處為主制定《革命歷史檔案文件級著錄標引工作方案》《河北省檔案館革命歷史檔案著錄工作單》。每個階段工作先行先試，估計難易程度，所需時間、人力、物資。1996年4月經過培訓7人開始著錄，日工作定額30件，后增加為40件，任務到人，抽查質量。因時間所限，經局館分管領導同意，處內外先后20多人加班加點著錄，1997年8月完成。利用科技處計算機錄入著錄工作單數據調整檔號，尊重檔案管理基礎，糾正錯立全宗21個，減少目錄號123個，取消1號多卷，補齊空卷號空件號，形成336個全宗12848卷107376件檔案。專用庫房更新裝具，兩名工作人員把關，和實習學生一起，用兩個月時間，變按行政區劃與組織機構混合排列，為按全宗號順序排列，更換統一新卷盒，隨即上架，一目了然。建立數據庫，查檔實現計算機檢索，手工檢索成為歷史。革命歷史檔案治理1997年12月圓滿完成，科學化、系統化、信息化邁上新臺階，為省館晉升國家一級檔案館作出貢獻。1997年度我被授予三等功，這是對我工作的認可，更是對集體智慧和力量的褒獎。

（注：作者系原河北省檔案局（館）處長）