試談Access 2007數據庫在林業檔案管理中的應用

劉常玲

一、使用Access 2007數據庫管理林業檔案的意義

林業檔案形成于營造林生產活動中，包括立項、審批、可研報告、規劃設計、投資計劃、工程施工、檢查驗收、設計圖紙、報表等各階段歸檔材料，具有專業性、系統性、階段性的特點。目前廣泛使用的檔案管理軟件多為通用性管理系統，功能強大、操作復雜、行業針對性不強，后期維護需專門的技術人員。利用Access2007數據庫創建林業檔案管理系統，能很好地解決以上問題;Access數據庫具有簡單易學、易于掌握、維護便利等特點，可滿足林業檔案數據管理的需要。

二、林業檔案數據庫功能模塊設計

根據林業檔案管理的需要，設計“檔案管理”“ 檔案導入”“檔案利用”“系統設置”四大模塊（表1）。

檔案管理模塊包括“收文管理”“發文管理”“導入資料管理”“錄入資料管理”“資料的錄入、修改、刪除”等功能。

檔案導入模塊包括“資料導入臨時庫”“臨時庫資料修改、刪除”“臨時庫資料的歸檔管理”等功能。

檔案利用模塊包括“檔案借閱管理”“檔案查詢”“檔案目錄打印”等功能。

系統設模塊包括“全宗設置”“機構代碼設置”“保管期限設置”“密級設置”“登陸密碼設置”等功能。

由于篇幅所限，本文僅針對林業檔案數據庫結構、檔案錄入、檔案查詢、主控面板窗體的設計思路和方法做簡要闡述。

三、林業檔案數據庫設計

打開Access 2007，選擇“空白數據庫”，輸入文件名“林業檔案管理”和保存路徑，最后單擊“創建”按鈕，數據庫就建好了。

1.數據表設計

通過功能區的“創建”→“ 表設計”→“表設計器”創建以下數據表，文書類包括“文書表”、“ 收發文表”、“類別表”，工程、科技類包括“項目表”“案卷表”、“卷內表，會計類包括“會計表，實物類包括“實物表”。其它包括“附件表”“借閱表”“全宗表”“機構表”“期限表”“密級表”“用戶密碼表”和“臨時文件表”。其中“附件表”存貯電子文件存放路徑和文件名，“借閱表”存放借閱人信息，并為各表間創建關系如圖（表2）。

2.林業檔案錄入設計

以文書檔案錄入為例，導航窗格設為表并選中“文書表”，選擇功能區→創建→窗體，ACCESS2007會自動生成“文書表”的錄入窗體，打開窗體設計視圖對窗體布局、控件名稱和大小進行調整，在窗體底部加入“第一項記錄”“前一項記錄”“下一項記錄”“最后一項記錄”“添加記錄”“冊除記錄”等操作按扭，最后保存為“文書表錄入窗體”。

（1）自動錄入功能的實現

在“文書表錄入窗體”中，為實現資料錄入規范化，可以把一些特殊字段設置為自動錄入。

設計思路：組合框的行來源類型分為三種：表/查詢;值列表;字段列表。“表/查詢”是組合框的列表來源于表或者查詢中的記錄，用于顯示較多的列。值列表用于內容固定的場合，比如輸入“男/女”、“是/否”等;充分利用組合框的表/查詢、值列表，可以減少用戶輸入數據的操作，直接用鼠標選取數據而不需要手工輸入，簡化了操作程序，提高輸入效率。

方法：首先把“文書表錄入窗體”中的“全宗號”“期限”“機構”“密級”“類別”“是否歸檔”“是否借閱”等文本框更改為組合，然后依次加入選擇列表項;以“機構”文本框為例，選中“機構”文本框→鼠標右鍵→更改為→組合框，然后選中“機構”組合框→鼠標右鍵→屬性→數據，把“行來源類型”改為“表/查詢”，“行來源”打開查詢設計器，添加“機構表”，在“字段”中加入“機構ID”和“機構”，這樣就完成自動錄入功能的設置;“全宗號”“期限”“密級”“是否歸檔”“是否借閱”“類別”文本框也做相應設置;把“是否歸檔”和“是否借閱”“類別”的“行來源類型”改為值列表，“是否歸檔”和“是否借閱”的“行來源”中加入“YES;NO”，“類別”的“行來源”中加入“歸檔;收文;發文”;如圖（表3）所示，點擊“機構”右側下箭頭便可打開下拉列表進行選擇。

（2）檔號自動生成功能的實現

林業檔案的“檔號”一般由“全宗號-保管期限-歸檔年度-機構-件號”組成，“檔號”是檔案資料的唯一標識，錄入錯誤會造成檔案資料無法操作;為規范檔號的錄入，簡化操作程序，提高錄入效率，在“文書表錄入窗體”中對“檔號”進行自動生成設置。

設計思路是：把“檔號”和“全宗號”“期限”“歸檔年度”“機構”“件號”建立關聯，當“全宗號”“期限”“歸檔年度”“機構”“件號”中的內容發生改變后，檔號也會同步進行修改，從而實現“檔號”的自動生成功能。

方法：打開“文書表錄入窗體”的設計視圖→“全宗號”組合框→屬性→事件→更新后→代碼生成器，在代碼中加入“Me.檔號 = Me.全宗號 + "-" + Me.保管期限 + "-" + Me.歸檔年度+ "-" +Me.機構+ "-" + Me.件號”這樣一段代碼，然后依次對“期限”“歸檔年度”“機構”組合框，“件號”文本框也做相同設置。

3.林業檔案查詢設計

以文書檔案查詢為例，功能區選擇創建→查詢向導→新建查詢→簡單查詢向導→確定，在“簡單查詢向導”面板中依次選擇“文書表”“全宗表”“機構表”“期限表”“密級表”，把各表中需要的字段依次添加到右側，點擊“下一步”，選中明細（顯示記錄的每個字段），點擊“下一步，輸入查詢名稱“文書表查詢”，保存查詢。

（1）為查詢添加條件

打開“文書表查詢”設計視圖，在條件欄添加查詢條件，對查詢記錄進行篩選;例如查找2001至2008年度之間的所有歸檔記錄，可在“歸檔年度”的條件欄添加Between "2001" And "2008"，在“類別”的條件欄添加“歸檔”;要查找“機構”為辦公室的所有記錄，在“機構”條件欄添加“辦公室”;要篩選出“文號”中包含“冀林沙字”的全部記錄，在“文號”欄添加Like "*冀林沙字*"。

（2）多條件組合查詢設計

設計思路是：創建一個名稱為“組合查詢窗體”的窗體，把“文書表查詢”做為“組合查詢窗體”的數據源，把“組合查詢窗體”中錄入的查詢條件做為“文書表查詢”的條件，單擊“組合查詢窗體”中的“查詢”按鈕，“文書表查詢”會根據“組合查詢窗體”中輸入的查詢條件進行篩選，并把結果顯示在“組合查詢窗體”的數據區內，從而實現多條件組合查詢;當單擊“組合查詢窗體”中的“全部”按鈕，則清空“組合查詢窗體”的查詢條件并顯示全部記錄。

方法：以“文書表查詢”為例，選中導航窗格→查詢→“文書表查詢”，選擇功能區的創建“分割窗體”，創建一個上部為記錄明細，下部為記錄列表的分割窗體，并命名為“組合查詢窗體”，保存查詢。打開“組合查詢窗體”的設計視圖，在窗體最上部添加“起始年度”“終止年度”“組合機構”“組合期限”組合框，添加“文本題名”“文本文號”文本框，添加“查詢”“全部”按扭。

在“起始年度”“終止年度”組合框的屬性→數據→行來源中添加“SELECT 歸檔年度 FROM 文書表 GROUP BY 歸檔年度 ORDER BY 歸檔年度;”語句;“組合機構”“組合期限”組合框的設置同上文“自動錄入”;在“查詢”按鈕的屬性→事件→單擊→宏生成器→添加宏“Requery”;在“全部”按鈕的屬性→事件→單擊→代碼生成器→添加代碼“Me.組合年起 = Null”回車“Me.組合年止 = Null”回車“Me.組合機構 = Null”回車“Me.組合期限 = Null”回車“Me.文本題名 = Null”回車“Me.文本文號 = Null”回車“Me.requery”。

打開導航窗格→查詢→“文書表查詢”的設計視圖，在“歸檔年度”的條件中添加“Between IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[起始年度]），'1000'，[Forms]！[組合查詢窗體]！[起始年度]） And IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[終止年度]），'5000'，[Forms]！[組合查詢窗體]！[終止年度]）”;在“機構”的條件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[組合機構]），'*'，[Forms]！[組合查詢窗體]！[組合機構]）”;在“期限”的條件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[組合期限]），'*'，[Forms]！[組合查詢窗體]！[組合期限]）”;在“題名”的條件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[文本題名]），'*'，'*' & [Forms]！[組合查詢窗體]！[文本題名] & '*'）”;在“文號”的條件中添加“Like IIf（IsNull（[Forms]！[組合查詢窗體]！[文本文號]），'*'，'*' & [Forms]！[組合查詢窗體]！[文本文號] & '*'）”。

四、主控面板的設計

為了把各功能模塊集中在一個窗體中進行操作，創建主控面板窗體，實現功能的高度整合。

設計思路：創建多個窗體，然后為每個窗體添加多個命令按鈕用于打開不同的功能，再創建一個名為“主控面板窗體”的窗體并在窗體中加入一個子窗體，在“主控面板窗體”中添加命令按鈕，通過“SourceObject”代碼來更換不同的子窗體，從而實現各功能模塊間的切換，打開不同的功能操作。

方法：創建“檔案管理窗體”“檔案導入窗體”“檔案利用窗體”“檔案設置窗體”“子窗體”和“主控面板窗體”。在“檔案管理窗體”中加入“收文管理”、“發文管理”“導入管理”“檔案錄入”“記錄刪除、修改”等按鈕，為每個按鈕的事件中添加“宏”，如“OpenForm”打開窗體、“OpenQuery”打開查詢或“OpenReport”打開報表。在“檔案導入窗體”“檔案利用窗體”“檔案設置窗體”中添加相應的按鈕，并為每個按鈕的事件中添加相應的“宏”操作。

打開“主控面板”窗體的設計視圖，在窗體頁眉中添加標簽并把標題改為“林業檔案管理系統”（如表4）， 在窗體數據區左側添加五個命令按鈕，標題分別改為“檔案管理”“檔案導入”“檔案利用”“檔案設置”“ 退出系統”，在窗體數據區右側加入名為“子窗體”的子窗體;在檔案管理”按鈕的單擊事件代碼中加入“Me.子窗體.SourceObject = "檔案管理窗體"”，在“檔案導入”按鈕的單擊事件代碼中加入“Me.子窗體.SourceObject = "檔案導入窗體"”，在“檔案利用”按鈕的單擊事件代碼中加入“Me.子窗體.SourceObject = "檔案利用窗體"”，在“檔案設置”按鈕的單擊事件代碼中加入“Me.子窗體.SourceObject = "檔案設置窗體"”，在“退出系統”按鈕的單擊事件代碼中加入宏“Quit”。

結束語：access2007功能強大，可以創建完善的“林業檔案管理系統”，利用內部的“表”“查詢”“窗體”“報表”“頁”“宏”等功能就可以輕松實現檔案管理的基本操作，利用簡短的幾行VBA代碼就可以實現專業檔案軟件的復雜功能，Access2007作為Office2007的成員之一，日常維護簡單便利，與WORD和EXCEL高度兼容，便于檔案資料的導入導出，還可以與OA辦公平臺建立連接，實現檔案信息化管理，大大提高工作效率。

（作者單位：河北省林業科學研究院 ）