新時代職業學院檔案管理工作創新策略探究

蔣偉紅

[摘? ? ? ? ? ?要]? 職業學院對檔案的管理水平間接反映著學院的整體管理水平。為滿足時代發展要求，強化學校檔案建設無疑有著極其重大的意義。至于檔案，作為學生學習生涯的完成記錄，無論是對學校、社會或是學生個人均有著重要意義。對此，唯有科學管理學生檔案，方能切實維護學校與學生的多方面利益，繼而切實促進學生未來的有效發展。

[關? ? 鍵? ?詞]? 職業學院;檔案管理;創新策略

[中圖分類號]? G717? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）05-0220-02

傳統職業院校的檔案管理工作，其主要包含了檔案的采集與歸檔兩大事項。而以上兩大事項已然包含了學校、學生、教師等諸多方面的數據信息。當然，也正是基于這些數據信息的支持，方能有效促進學校與學生的共同發展。而如今，隨著我國社會經濟結構的轉型以及各方面產業的日漸興盛，使職業校園的發展格局也呈現出了嶄新的面貌，繼而使學校的檔案管理工作亦需納入更多的數據信息，對此，職業校園的檔案管理工作也唯有積極順應時代的發展趨勢，方能切實發揮出檔案管理的服務作用，繼而促進學校整體管理水平與質量的有效提升。

一、當前職業院校檔案管理工作存在的問題

（一）職業院校檔案管理人員檔案意識淡薄

一直以來，在職業院校的管理工作中，檔案管理始終占據著較為重要的地位，而有關檔案的管理，其對相關管理人員的第一要求便是要具有足夠的責任心。然而就我國職業院校當下的檔案管理現狀而言，無論是工作人員還是領導干部，均未對職業院校的檔案管理工作給予足夠的重視，以至于大多數職業院校或多或少都存在檔案利用效率低下的問題。不僅如此，由于大多數職業院校的檔案管理隊伍并不穩定，加之學校不夠重視，以致學校各部門的檔案管理工作通常是由辦公室人員兼任，這便使學校的檔案管理隊伍配置不合理，更遑論發揮學校檔案的積極作用。

（二）缺乏規范完善的現代化檔案管理運行機制

就目前我國絕大多數職業院校的檔案管理工作開展現狀而言，管理機制規范化與系統化的缺失無疑是掣肘學校檔案管理工作發展最主要的問題之一。不僅如此，由于職業院校幾乎所有工作人員，均未能對學校的檔案管理工作給予足夠重視，以致實際的管理過程中仍舊沿用著傳統、落后的管理方式以及遵循舊有、不完善的管理條例。這不僅導致管理效率與質量的低下，也容易導致檔案信息的丟失和疏漏，這對職業院校整體的信息管理而言無疑是一種巨大的威脅，嚴重者甚至將對職業院校的規范化發展帶來嚴重阻礙。

（三）職業院校檔案管理設備系統陳舊過時

基于如今這種信息技術高度發展的時代，職業院校要想確保自身檔案管理工作開展的流暢性，則必然要基于現代管理設備的輔助。然而，由于職業院校本身對檔案管理工作的不夠重視，使其在日常的檔案管理過程中并未能注重促進檔案管理工作的信息化發展，加之受老式歸檔設備的局限和影響，故不僅使得學校的儲存資源被大量消耗，且也同時增添了檔案管理工作的繁瑣程度。不僅如此，由于未能充分凸顯現代化輔助設備的優勢，使學院的檔案信息作用也無法得到充分、有效的發揮，這不僅將極大地阻礙職業院校的檔案管理工作發展，甚至對職業院校整體管理體系的建設亦將造成嚴重阻礙。

（四）高素質檔案管理人才匱乏

職業院校檔案管理各項工作的有效落實，其在很大程度上需仰賴于管理人員的專業能力及素質。然而，就絕大多數職業院校的檔案管理人員而言，其無論是在專業水平還是職業素養方面均未能達到此方面要求。這便使人工管理的優勢很難得到充分、有效的發揮，繼而不僅會導致職業院校工作資源的大量消耗，且將掣肘職業院校檔案管理工作的整體發展。

二、職業院校檔案管理工作的創新策略

（一）提高領導的科學檔案管理意識，創新檔案管理工作

目前，由于部分職業院校并未意識到檔案管理對維護學校發展的重要意義，故在此方面也未能投入足夠的經費，進而使學校在檔案管理的基礎設施建設方面也相對較為落后。不僅如此，由于管理意識的落后，使學校無論教師還是學生，均未能樹立起良好的檔案管理意識，這便使檔案的積極作用難以得到充分、有效的發展，這將嚴重阻礙學校整體的有效發展。對此，為切實改善這樣的檔案管理狀況，作為學校領導，自身除了要具備良好的檔案管理意識外，尚需積極致力于對檔案管理規章制度的合理創新，使之能滿足我國當代社會的發展需求。當然，鑒于檔案亦是體現學生綜合素質的重要方式，故有關學生檔案的建立，其應在搜集主觀分析材料的同時也參考部分客觀分析材料，以便加深學校對學生的了解。如基于時下的發展環境，在對學生檔案的設立方面便可增設“誠信”一條，如此方能促使學生意識到維護誠信的重要性，繼而對培養學生“講文明、懂禮貌”的個性與態度將有極大助益。除此之外，學校還可將學生在校期間的表現記錄到學生檔案中，如此將能為學生日后的入職提供方便，繼而為我國全面推進素質教育奠定良好基礎。

（二）加強制度建設，提升檔案管理創新水平

隨著時代的不斷發展，加之我國社會經濟結構的不斷轉型，使如今職業院校的檔案管理工作也逐步呈現出了新的面貌。而就職業院校當下的檔案管理工作而言，其除了要完成資料的搜集、歸類以及統計等傳統事項外，尚需基于完善的管理技能方有助于提升檔案信息資源的管理水平。當然，若能基于相關管理制度的輔助，則必然能進一步提升學校檔案管理工作開展的規范性與科學性。對此，為推動檔案管理工作的有效創新，并提升檔案管理的水平及質量，則相關管理責任制度的建立便顯得極其重要。

（三）推進檔案標準化管理，實現檔案信息化建設

長久以來，職業院校的檔案管理工作開展過程均呈現出較為分散的狀態，加之信息化水平的低下以及管理標準的不統一，更是讓職業校園的檔案管理工作始終難以提升其效力即水平。對此，當代的職業校園檔案管理工作，其應務必融入現代化的管理理念與技術，并來切實促進學校檔案管理的各環節工作逐步往規范化、科學化的方向發展，如此方能在確保檔案資料完整性的同時為后續的查閱即檢索提供方便。

隨著時代的不斷發展，如今，越來越多的信息技術被廣泛運用到了各大行業及領域。因此，作為職業院校領導者，其在面對職業院校檔案管理信息化水平低下的狀態時，便當對現代先進的信息技術引進給予高度重視，以此徹底改變傳統檔案管理工作的落后方式。當然，即便引進現代先進的信息技術，也并非意味著傳統的檔案管理手段便需全然摒棄，諸如對紙質檔案的管理仍舊需管理者對此給予高度重視。因此，有關中職院校的檔案管理數字化建設，一方面需做好對直至檔案的管理，另一方面則需致力于對數字化檔案資源數據庫系統的開發，以提升職業院校的檔案資源信息化水平。不僅如此，中職院校的檔案管理工作還需不斷致力于對當下管理手段與技術的合理創新，如此方能提升檔案的利用效率，繼而為職業院校的發展穩定提供有力支撐。

（四）建立檔案收集管理系統，提高檔案管理質量

隨著我國社會的不斷發展，職業院校的學生人數不斷增多，使職業院校學生的檔案量大幅增加。對此，職業院校有必要專門研制一套科學的檔案收集管理系統，并明確相關負責人與管理人員，來強化各專業教師與檔案管理部門之間的溝通，以促使學校全體工作人員均參與到對學校檔案的收集與歸檔工作中。與此同時，職業院校還需基于自身的檔案收集歸檔工作特點來明確相關人員各自所應承擔的責任及義務，如此方有助于形成一個覆蓋全校的檔案材料管理網絡，以避免因人員變動而對檔案管理工作的正常開展秩序造成影響。

（五）加強檔案管理人員業務培訓，提高檔案管理工作者的管理水平

職業院校開展檔案管理工作，其最主要的執行者當屬檔案管理專員，故其個人素質對檔案管理工作成效而言無疑至關重要。而隨著計算機網絡技術在學校檔案管理中的運用越來越普及，相應也對檔案管理人員提出了一定的要求。當然，如今的職業院校檔案管理人員，其要想滿足如今的崗位需求，亦當不斷充實自身，并始終致力于提升自身的綜合素質，如此方能滿足信息化視角下的學校檔案管理工作需求，同時切實維護學院的發展穩定與和諧。除此之外，為確保資料收集渠道的暢通以及避免不必要的麻煩產生，則學校亦需做好以下幾點：（1）盡可能確保學校檔案管理隊伍的穩定，以確保檔案形成過程的連續性與完整性，繼而防止因重要檔案資料遺失而讓學校蒙受不必要的損失。（2）確保資料搜集渠道的暢通，作為職業院校檔案管理工作人員，其除了需具備良好的管理技能外，尚需掌握豐富的法律知識，由此方能逐步樹立其正確的檔案管理意識，繼而在明確職業院校的檔案管理各方面工作事項的同時積極主動配合資料員的收集工作，切實保證收集渠道暢通。

三、結語

總之，基于如今這種信息化時代，則職業院校的檔案管理工作也唯有逐步往信息化的方向發展，如此在確保資料信息的完整與準確的同時促進檔案信息資源作用的充分發揮。除此之外，為確保以上目標的順利達成，則校領導亦需對此給予足夠重視，繼而積極建立相關的管理與培訓等各方面機制來不斷強化管理人員的專業水平與技能，以切實維護職業院校檔案管理工作的有序開展。

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編輯 馬燕萍