高校學生檔案三階管理對策研究

王希

高校學生檔案管理有三個主要階段，本文剖析了學生檔案管理三階段中存在的問題及產生的原因，并提出改善意見及建議，望能為高校學生檔案管理工作提供參考。

高校學生檔案是學生在校期間學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況等方面的文字記載材料，在校稱學籍檔案，畢業后即轉為人事檔案，是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。大學生畢業后考研、考公務員、工作后轉正定級獲取干部身份、評定職稱、工作調動、養老保險、計算工齡、辦理居住證、住房補貼發放等都會用到檔案。

高校學生檔案管理大致分為3個主要階段，新生入學初建檔階段;在校期間檔案材料收集整理階段;畢業前后檔案材料收集整理及檔案郵寄階段。三階段工作缺一不可，互相影響并促進。如何做好以上三個階段的檔案管理工作，確保學生檔案的準確完整，避免給畢業生的職業發展帶來困擾。是本文研究的主題。

1 檔案管理三階段現狀及問題

1.1第一階段

新生入學初建檔階段。大學生從進校開始由高校學生檔案管理部門組織新生建檔工作，新生建檔的內容主要包含，錄取通知書、入學原始檔案、黨團材料、入學登記表、入學體檢表等材料。某高校連續3個年級的檔案材料歸檔率統計數據表明

（1）部分檔案材料的上交率較低

從3個年份的檔案材料上交率對比可見，不同材料的上交率差距較大，最高為2017年的入學登記表為98.91%，最低為2015年度的團員材料為56.85%;

（2）不同年份同一項材料上交率有差距

差距最為明顯的是2015級與2017級學生的入學體檢表上交率分別為93.33、81.30%，上交率相差12.03%;

1.2第二階段

第二階段即收集整理大學期間反映學生在校學習、生活及個人發展等材料，包括學生的心理健康、誠信檔案、特長檔案、各類活動獲獎及社會實踐情況等材料。第二階段學生檔案管理中存在的具有代表性問題主要有：

（1）檔案材料整理上交的全面程度有差別

個別分院不注重及時收集學生培養過程中產生的材料，相比重視檔案材料收集整理上交歸檔分院的學生，同樣優秀的學生，檔案材料充實程度相差甚遠。檔案材料不充實的學生，在就業單位考核人才中必將受到一定影響。

（2）檔案材料中關于學生思想學習狀態描述上個性不突出

學生檔案材料中關于學生思想學習狀態的描述具有客觀真實性，應該是對每位個性鮮明的學生個體準確描述，而不是千人一面。而目前高校的輔導員不能100%按照這樣的標準去認真為每位學生書寫個性突出的鑒定。

1.3第三階段

第三階段即學生畢業前檔案材料收集整理歸檔及畢業生檔案郵寄、落戶等。主要歸檔材料有：高等學校畢業生登記表、成績單、學士學位申請表、黨員材料、報到證白聯等。畢業生檔案材料整理齊全后組織統一郵寄。

此階段的突出問題為：

①材料留存沒有統一的執行準則

部分材料為手工填寫，如《高等學校畢業生登記表》每位學生手填一份，歸檔后沒有備份留存，檔案轉出后學校沒有留存有關學生在校思想行為表現的任何材料，給之后校友檔案材料查詢帶來困難。

②畢業生檔案查收確認率不高

畢業生檔案郵寄后的確認查收工作未能引起廣大畢業生的高度重視。據不完全統計，某高校2015年、2016年、2017年畢業生檔案查收確認率分別為61.7%、65.2%、72.1%，為數不少的畢業生畢業7、8年，甚至10多年后，面臨升職、評職稱或者購房等重要事件需要審核檔案時，才到處尋找檔案。

③相關部門對畢業生檔案郵寄重視程度不高

政府層面對大學生檔案郵寄渠道及郵寄方式的指導不甚給力，導致大學生檔案在郵寄過程中出現丟失及損毀現象，給高校及畢業生帶來很大困惑。

2 產生檔案管理問題的主要原因

2.1高校學生檔案管理相關制度及政策不盡完善

大學生檔案材料中應包含哪些材料;學生畢業后高校應該留存哪些材料;畢業生檔案郵寄的過程監控等等均沒有統一的政策做支撐，尤其是自2015年大學生檔案不再作為機密文件由機要局統一郵寄后，大學畢業生檔案郵寄工作缺乏政策監控，造成丟失和損毀情況。

2.2檔案作用及重要性宣傳力度不到位

大學生檔案的作用及重要性有哪些？大學生檔案材料缺失對個人的職業生涯有哪些影響？檔案基本知識宣傳等沒有得到廣泛系統的宣傳。抽樣調查數據顯示，剛入校的大學生，只有不到30%的同學在高考前接受過關于高考后檔案去向問題的培訓。畢業前的大學生接觸過檔案相關事宜的宣傳雖然翻了一番，也才不過70%。

2.3檔案管理部門與檔案材料產生部門之間的溝通協作欠佳

檔案管理人員缺乏主動了解各類學生活動信息的意識，教學及學生工作第一線的老師，未能全面了解學生參加各類學術及社會實踐活動獲得的榮譽及資料對學生職業發展的意義，高校學生檔案管理普遍存在部門壁壘，有效的溝通協作更是無從談起，局限于“做好自己的事，做好當前的事……”。

2.4檔案管理的工具及方法未能得到及時升級及更新

相比我國高等教育的發展水平，高校學生檔案管理在設施、設備及信息化方面比較滯后，設施設備陳舊，檔案信息化建設推進緩慢，信息孤島現象普遍存在，檔案材料分散，收交難度大等問題長期得不到妥善解決。

3 解決檔案管理問題的建議

3.1政府及教育主管部門

3.1.1完善制度及政策

各級教育主管部門、學生檔案主管部門、人才中心、人事代理機構，要不斷加強并完善學生檔案管理，嚴格檔案審查制度，盡快出臺《高校學生檔案管理規定》，并下發執行。

3.1.2加大對學生檔案管理工作的指導監督力度

相關政府部門要通過下發文件、召開專題會議、深入實際考察等途徑，加大對學生檔案管理的指導監督力度，要嚴格落實責任部門，制定切實可行的工作落實方案，每年新生入學季及畢業季召開專題會議布置落實新生建檔、畢業生檔案材料收集標準及郵寄等工作，對學生檔案管理中存在的問題出臺相應的指導意見，提出具體標準。

3.2 高校檔案管理及檔案材料產生部門

3.2.1學生檔案知識宣傳的常規化，宣傳渠道的多樣化

學生檔案管理部門要利用新生入學教育、班會、校園網、微信公眾平臺等渠道，廣泛宣傳學生檔案的作用及重要性。另外，畢業生離校前夕，利用微信群、校園網、畢業典禮等渠道，給畢業生宣傳檔案在職業發展中的重要性，告知畢業生認真本人檔案落戶事宜。

3.2.2加強檔案管理部門與檔案材料產生部門的溝通及協作

學生檔案管理人員應建立好與二級分院、教務處、校團委、學生社團、學生社區等部門的業務溝通及聯系，及時掌握活動開展及材料產生的時間節點，并提出統一的材料上交要求及模板。

3.2.3充分發揮輔導員在檔案書寫中的重要作用。輔導員是學生在校期間思想、學習及生活狀況的重要見證人，檔案中要準確真實體現每個個性鮮明的學生個體形象，取決于輔導員的工作態度，因此，要求輔導員以認真負責的態度對每位學生在校期間的表現給出準確的評語。

3.2.4建立畢業生檔案材料的備份機制

針對部分手寫檔案材料無備份的現狀，由檔案部門組織人力對部分紙質材料掃描并保存，確保畢業生離校后，有盡可能多的信息資料實現可查性，滿足校友檔案資料查詢需求。

3.2.5重視學生檔案信息化建設

與教學部門實現學生信息共享，授予檔案材料產生部門相應的系統權限并提出數據更新及維護要求，教務處負責學籍變動情況更新，及各學期考試成績錄入;團委負責學生在社會實踐活動及社團活動中現實表現及獲獎情況錄入;分院負責學生獎懲信息及實習鑒定的錄入;資助中心負責導入學生獎助學金信息等，以上各種信息均可通過系統準確、安全、及時得到儲存及調用。通過建立全校共同維護的學生檔案管理系統數據庫，有效解決學生在校期間檔案資料分散，收交整理難度大，接交手續繁雜等矛盾。

高校學生檔案管理復雜、龐大、系統，需要政府重視、領導支持、相關人員認真負責。望在社會各界的共同努力下，高校學生檔案工作與時俱進，更加規范及完善。

（作者單位：西安歐亞學院 ）