教育局多舉措加強檔案管理工作的思考

化君麗

目前，教育局檔案管理工作開展的要求越來越高，工作越來越繁雜，這使得相關工作的開展質量受到了很大的影響。在這種情況下，深入探討加強檔案管理工作的多項措施具有非常重要的現實意義，本文就對此展開探討。

教育局作為重要的教育管理機構，其在日常管理工作中需要管理多所學校的檔案資料和信息，管理工作量較大，內容繁多且較為繁瑣，而在日常工作中，由于缺乏對于檔案的重視，使得相關工作的開展缺乏科學合理的規劃，讓工作質量得不到有效提升。隨著檔案應用頻率的不斷提升，檔案管理工作也變得日益重要。在當前形勢下，深入探討教育局的檔案管理舉措是必然的。基于此，本文就對此展開深入分析。本次研究認為，教育局多舉措加強檔案管理工作需要從以下幾個方面加以思考。

1 強化檔案管理隊伍的建設

為了提升檔案管理工作開展的質量，教育局需要進一步強化檔案管理隊伍的建設，一方面要有效確定專業檔案管理人員，強化管理的針對性，要對檔案管理人員進行系統的培訓指導，提升其檔案管理的專業技能，要求檔案管理人員具備必須的業務培訓能力并取得相應的證書，持證上崗，同時，教育局還要積極聘請或者邀請專業的人員做系統的檢查指導，從而讓教育局的檔案管理更加規范化。

2 強化檔案管理工作的資金突入，完善相應的硬件建設

在新的發展背景，教育局需要強化檔案管理工作投入，充分保障資金應用的有效性，要完善工作人員的配備，合理購置設備裝置，有效保證檔案管理工作的正常運轉及其安全性。同時，還要進一步強化檔案管理的硬件建設，統一集中管理，立足于教育局的客觀需求和未來發展要求，不斷強化檔案管理的基礎建設，相應的配備防護設施，充分保障檔案的安全性，設置相應的查閱記事本，記錄外界的查閱、復印相關檔案的時間、檔案號、單位名稱和查閱人等信息。另外，在信息化時代不斷發展的背景下，教育局還要努力強化檔案管理的信息化水平，深入完善檔案管理的電子信息系統，讓管理更加規范化和信息化。

3 增強檔案工作意識，完善檔案管理制度

在當前發展背景下，教育局及工作人員需要進一步增強檔案的工作意識，進一步完善檔案管理制度，要結合自身工作的客觀情況，設定相應的檔案管理制度、歸檔制度、檔案借閱制度、檔案資料保密制度等，同時，要強化對檔案文件的收集工作，對于鑒定銷毀工作，要做到有效監督和檢查，強化管理工作，從而讓檔案管理更為科學、合理，在日常管理中，要做到防火、防盜、防蛀、防潮、防光、防高溫，從而有效保障檔案的安全。不僅如此，還要進一步健全制度，有效規范相應的管理程序。在充分保障客觀需求以及上級安排的情況下，不斷優化并健全檔案管理的相關規章制度，無論是檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計，還是檔案的借閱、利用、安全、保密等，都需要進一步做好規范工作，努力保證檔案收集工作開展的質量，強化對各個學校及其他檔案的收集和整理，讓保管更為精確、高效。與此同時，還要進一步規范教育局的文書檔案管理，進一步明確規定檔案工作的責任和任務，結合實際工作需要合理界定歸檔的范圍及整理的要求，要深入完善目錄索引工作，并做到統一裝訂格式，從而更為有效地保障檔案歸檔的質量。

4 優化文件歸檔入庫和分類整理工作

教育局檔案的數量和種類都非常多，因此，想要提升管理的質量，就需要進一步優化文件歸檔入庫和分類整理工作。特別是在當前情況下，教育局要嚴格根據檔案工作的法律法規強化管理工作，檔案要對應歸檔，收集要更為系統，并嚴格做好針對性的鑒定、銷毀、歸檔工作。對于年度檔案，要做好系統的分類整理工作，并合理完成年度立卷裝盒工作。與此同時，在工作中存在的人事檔案和業務檔案，要做好分管工作，并強化人事檔案的保密工作。并立足客觀需要，深入完善電子歸檔制度，對文件管理做好系統記錄，并要嚴格落實保管制度，不但要在技術上強化管控，也要提升管理的效率，從而讓檔案管理工作更為有效。

5 強化檔案工作的監督管理

教育局要強化檔案工作的監督管理，強化檔案借閱程序管理。在檔案管理以及保密法的具體要求下，在教育局內部做好檔案管理以及保密工作的自查，讓相應的管理工作能夠嚴格按照程序要求進行，并針對性地做好查閱登記工作，如果存在檔案交接的情況，一定要做好記錄，并做好清點手續，同時也要積極做好登記造冊，從而有效保障教育局檔案的安全性。

結語：教育局想要強化檔案管理工作的質量，就需要從多個角度全面進行管控和建設，讓檔案管理工作更加系統、高效，要強化檔案管理隊伍的建設以及檔案管理工作的資金突入，并且完善相應的硬件建設，增強檔案工作意識，完善檔案管理制度，同時還要持續優化文件歸檔入庫和分類整理工作。另外，還要努力強化監督管理工作，提升檔案管理的質量。

（作者單位：河南省商水縣教體局）