“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息管理問題及對策研究

姚甜甜

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)+是以互聯(lián)網(wǎng)為工具，信息流通與共享程度更高，給檔案管理帶來的技術(shù)性變革和挑戰(zhàn)是信息時代的必然結(jié)果，檔案管理部門應(yīng)該認識這一發(fā)展趨勢，做到與時俱進，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，為檔案用戶提供全方位、個性化、針對性的檔案信息服務(wù)。同時，借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，解決空間和時間對于檔案數(shù)據(jù)使用的限制問題，實現(xiàn)在線分享檔案資源。在新形勢下，檔案管理部門一定要重視“互聯(lián)網(wǎng)+”這一趨勢，把握機遇，建立健全完善的互聯(lián)網(wǎng)運行機制，為信息化檔案管理模式提供保障。同時要強化現(xiàn)代管理理念，加大信息化理念的宣傳，培養(yǎng)檔案管理人員信息化技術(shù)，全面提升檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案信息管理;問題;對策

1認識“互聯(lián)網(wǎng)+”

從現(xiàn)有研究來看，我國“互聯(lián)網(wǎng)+”的含義是經(jīng)過了多個領(lǐng)域、多方學(xué)者共同探索后逐漸豐富發(fā)展起來的。最早的“互聯(lián)網(wǎng)+”主要是指各行各業(yè)目前的產(chǎn)品和服務(wù)，與PC屏、手機屏等多屏全網(wǎng)跨平臺用戶場景結(jié)合之后產(chǎn)生的化學(xué)公式，其實質(zhì)是傳統(tǒng)服務(wù)行業(yè)通過智能終端屏幕嵌入用戶場景服務(wù)系統(tǒng)。通俗來說，互聯(lián)網(wǎng)+就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個傳統(tǒng)行業(yè)”。2015年7月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，將“互聯(lián)網(wǎng)+”解釋為把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟社會各領(lǐng)域深度融合，推動技術(shù)進步、效率提升和組織變革，提升實體經(jīng)濟創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟社會發(fā)展新形態(tài)。

2檔案信息化的基本特點

目前，檔案信息化主要是指檔案管理方面的檔案電子化以及服務(wù)領(lǐng)域中的服務(wù)信息化。從檔案電子化角度來說，主要是參考紙質(zhì)檔案，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)制作檔案數(shù)據(jù)，從而替代紙質(zhì)的檔案，而只將紙質(zhì)檔案作為電子檔案的備份進行保存，這種方式解決了紙質(zhì)檔案一旦受損就無法復(fù)原的問題，使得檔案的利用率得到有效提升，并且還能為檔案管理機構(gòu)帶來更完善的信息資源。從檔案服務(wù)信息化方面來講，主要是利用當今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成對電子檔案的查詢搜索、檔案分類以及使用申請等工作，為整個檔案管理工作提供便利化以及信息化的條件，有效改變了以往傳統(tǒng)檔案管理工作效率低和準確率低的情況，進而使得檔案管理工作的作用得到充分發(fā)揮。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案管理帶來的機遇

3.1使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了技術(shù)上的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員基本是通過紙質(zhì)的形式收集和保管信息的，在長時間的保存過程中，紙張難免會受到溫度、濕度的影響而破損，信息內(nèi)容極易損壞、丟失。隨著計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用，運用數(shù)字化技術(shù)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息保存，方便使用者快速、準確地找到信息，節(jié)省大量的人力。在儲存介質(zhì)方面，可以使用計算機硬盤、移動硬盤、光盤和網(wǎng)絡(luò)存儲工具等，提高了儲存信息的方便程度。并且這類介質(zhì)受溫度、濕度等因素的影響較小，從而保證了信息的安全。過去，紙質(zhì)檔案信息需要人工記錄、整理、保存和提取，這種管理方式需要消耗大量的人力，而且工作效率低，不能保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。隨著檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)在只需要一臺計算機就可以實現(xiàn)對檔案信息的錄入、保存和使用，大大降低了檔案信息管理的難度。同時，信息技術(shù)也為檔案信息的管理提供了更多的存儲方式和路徑，比如常見的存儲方式有圖片、音頻和視頻等。在查找檔案信息時，檔案用戶只需要通過檢索就可以快速查找到需要的信息，而且在檔案信息管理中采取了分層分類管理，使檔案信息之間具有關(guān)聯(lián)性，在查找和使用上更加便利，有效提高了檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。目前，在檔案管理信息化方面已經(jīng)建立了相對完善的系統(tǒng)平臺，并且取得了理想的效果。檔案管理系統(tǒng)為檔案管理人員提供了更多的選擇，一些檔案管理機構(gòu)獨立研究開發(fā)或者與從事軟件開發(fā)的企業(yè)進行合作，設(shè)計、制作適合本單位實際的檔案管理平臺，定制屬于自己的檔案管理軟件，大大提高了檔案管理的工作效率和信息的準確性。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”，即在移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息通信技術(shù)下，給檔案管理工作帶來了更為豐富的技術(shù)手段，這些技術(shù)上的轉(zhuǎn)變與革新，使得檔案管理模式的發(fā)展日新月異，創(chuàng)造新的發(fā)展生態(tài)。

3.2提高了檔案信息的利用率和時效性

為了給檔案用戶提供更好的服務(wù)，檔案管理人員需要通過信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的詳細分類，提高數(shù)據(jù)的針對性和使用價值。云技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等都是在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展過程中出現(xiàn)的，通過這些更加先進的技術(shù)使各類檔案數(shù)據(jù)的整合更加高效和精準。現(xiàn)在，檔案用戶可以通過搜索引擎，輸入所需信息的關(guān)鍵字（詞），與之相關(guān)聯(lián)的信息都會呈現(xiàn)在面前，就像我們打開購物網(wǎng)站，搜索想要購買的東西，所有符合條件的東西和相似的東西都會看得到，可以非常直觀地利用數(shù)據(jù)，并且還可以通過比較信息數(shù)據(jù)間的差別和聯(lián)系，拓展思維，這極大地提高了信息數(shù)據(jù)的使用價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案信息的收集需要大量的時間，更新數(shù)據(jù)不及時，無法滿足對信息時效性的要求。通過互聯(lián)網(wǎng)，可以快速收集和保管信息，并且資源豐富，更新及時，大大提高了檔案信息的時效性。在互聯(lián)網(wǎng)影響下，檔案管理工作已經(jīng)得到了創(chuàng)新性發(fā)展，越來越多的先進技術(shù)將會隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟不斷涌現(xiàn)，檔案信息的使用價值越來越高，時效性越來越強，極大的方便了檔案用戶的使用。

4檔案管理應(yīng)對“互聯(lián)網(wǎng)+”的有效措施

4.1加強對檔案信息化相關(guān)硬件與軟件的建設(shè)

雖然一般檔案信息化系統(tǒng)所使用的硬件與軟件由系統(tǒng)供應(yīng)商提供與設(shè)計，并且在日常檔案管理工作中并不會對其進行頻繁的管理，但是仍需要在供應(yīng)商提供檔案信息化系統(tǒng)前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器的防護、軟件功能權(quán)限的分類、用戶權(quán)限的劃分、信息資源使用權(quán)限的劃分、軟件誤操作的保護以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)防火墻等;而硬件的安全需求主要包含用于保護檔案信息化系統(tǒng)正常運行的設(shè)備、硬件防火墻、較為正規(guī)的路由器以及對連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的接入限制等。

4.2建立完善的檔案信息管理制度

想要保證檔案信息化安全建設(shè)能夠順利進行，那么就要建立內(nèi)部的安全信息管理制度，并及時將信息制度落實在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設(shè)中的制度隱患主要體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案管理權(quán)限不夠規(guī)范、檔案網(wǎng)絡(luò)具有開放性、對移動存儲設(shè)備等管理不夠嚴格。針對以上三個方面可以制定相應(yīng)的管理制度，例如，針對檔案權(quán)限管理問題，就要以軟件層面為入手點來解決，第一要保證檔案信息終端網(wǎng)絡(luò)平臺能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用;第二，要確保檔案信息化的相關(guān)軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應(yīng)的管理系統(tǒng)，避免其他沒有訪問權(quán)限的用戶訪問檔案信息。

結(jié)束語

當今時代，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)是社會發(fā)展的重要特征，并且給人們的生活和工作帶來了積極影響，甚至在一定程度上顛覆了人們的生活方式。在這種背景下，檔案管理工作在技術(shù)上和理念上都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。互聯(lián)網(wǎng)帶來的便利是有目共睹的，在檔案管理工作過程中，也應(yīng)該積極引進互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，充分利用其優(yōu)勢為自身的發(fā)展帶來更多的服務(wù)與便利，更好地順應(yīng)時代變化。綜上所述，就是對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息管理問題及對策的論述。

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