“互聯網+”背景下檔案信息管理問題及對策研究

姚甜甜

摘 要：互聯網+是以互聯網為工具，信息流通與共享程度更高，給檔案管理帶來的技術性變革和挑戰是信息時代的必然結果，檔案管理部門應該認識這一發展趨勢，做到與時俱進，及時轉變傳統的檔案管理方式，為檔案用戶提供全方位、個性化、針對性的檔案信息服務。同時，借助互聯網的優勢，解決空間和時間對于檔案數據使用的限制問題，實現在線分享檔案資源。在新形勢下，檔案管理部門一定要重視“互聯網+”這一趨勢，把握機遇，建立健全完善的互聯網運行機制，為信息化檔案管理模式提供保障。同時要強化現代管理理念，加大信息化理念的宣傳，培養檔案管理人員信息化技術，全面提升檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：互聯網;檔案信息管理;問題;對策

1認識“互聯網+”

從現有研究來看，我國“互聯網+”的含義是經過了多個領域、多方學者共同探索后逐漸豐富發展起來的。最早的“互聯網+”主要是指各行各業目前的產品和服務，與PC屏、手機屏等多屏全網跨平臺用戶場景結合之后產生的化學公式，其實質是傳統服務行業通過智能終端屏幕嵌入用戶場景服務系統。通俗來說，互聯網+就是“互聯網+各個傳統行業”。2015年7月，國務院印發《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，將“互聯網+”解釋為把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。

2檔案信息化的基本特點

目前，檔案信息化主要是指檔案管理方面的檔案電子化以及服務領域中的服務信息化。從檔案電子化角度來說，主要是參考紙質檔案，并利用網絡技術制作檔案數據，從而替代紙質的檔案，而只將紙質檔案作為電子檔案的備份進行保存，這種方式解決了紙質檔案一旦受損就無法復原的問題，使得檔案的利用率得到有效提升，并且還能為檔案管理機構帶來更完善的信息資源。從檔案服務信息化方面來講，主要是利用當今網絡技術完成對電子檔案的查詢搜索、檔案分類以及使用申請等工作，為整個檔案管理工作提供便利化以及信息化的條件，有效改變了以往傳統檔案管理工作效率低和準確率低的情況，進而使得檔案管理工作的作用得到充分發揮。

3“互聯網+”給檔案管理帶來的機遇

3.1使傳統的檔案管理發生了技術上的創新

在傳統的檔案管理工作中，管理人員基本是通過紙質的形式收集和保管信息的，在長時間的保存過程中，紙張難免會受到溫度、濕度的影響而破損，信息內容極易損壞、丟失。隨著計算機在檔案管理工作中的應用，運用數字化技術取代傳統的紙質信息保存，方便使用者快速、準確地找到信息，節省大量的人力。在儲存介質方面，可以使用計算機硬盤、移動硬盤、光盤和網絡存儲工具等，提高了儲存信息的方便程度。并且這類介質受溫度、濕度等因素的影響較小，從而保證了信息的安全。過去，紙質檔案信息需要人工記錄、整理、保存和提取，這種管理方式需要消耗大量的人力，而且工作效率低，不能保證檔案數據的準確性和時效性。隨著檔案管理技術的創新，現在只需要一臺計算機就可以實現對檔案信息的錄入、保存和使用，大大降低了檔案信息管理的難度。同時，信息技術也為檔案信息的管理提供了更多的存儲方式和路徑，比如常見的存儲方式有圖片、音頻和視頻等。在查找檔案信息時，檔案用戶只需要通過檢索就可以快速查找到需要的信息，而且在檔案信息管理中采取了分層分類管理，使檔案信息之間具有關聯性，在查找和使用上更加便利，有效提高了檔案數據的準確性和時效性。目前，在檔案管理信息化方面已經建立了相對完善的系統平臺，并且取得了理想的效果。檔案管理系統為檔案管理人員提供了更多的選擇，一些檔案管理機構獨立研究開發或者與從事軟件開發的企業進行合作，設計、制作適合本單位實際的檔案管理平臺，定制屬于自己的檔案管理軟件，大大提高了檔案管理的工作效率和信息的準確性。“互聯網+檔案管理”，即在移動互聯網、云計算、大數據、物聯網等信息通信技術下，給檔案管理工作帶來了更為豐富的技術手段，這些技術上的轉變與革新，使得檔案管理模式的發展日新月異，創造新的發展生態。

3.2提高了檔案信息的利用率和時效性

為了給檔案用戶提供更好的服務，檔案管理人員需要通過信息技術實現對檔案數據的詳細分類，提高數據的針對性和使用價值。云技術、大數據處理技術等都是在互聯網不斷發展過程中出現的，通過這些更加先進的技術使各類檔案數據的整合更加高效和精準。現在，檔案用戶可以通過搜索引擎，輸入所需信息的關鍵字（詞），與之相關聯的信息都會呈現在面前，就像我們打開購物網站，搜索想要購買的東西，所有符合條件的東西和相似的東西都會看得到，可以非常直觀地利用數據，并且還可以通過比較信息數據間的差別和聯系，拓展思維，這極大地提高了信息數據的使用價值。傳統的紙質檔案管理，檔案信息的收集需要大量的時間，更新數據不及時，無法滿足對信息時效性的要求。通過互聯網，可以快速收集和保管信息，并且資源豐富，更新及時，大大提高了檔案信息的時效性。在互聯網影響下，檔案管理工作已經得到了創新性發展，越來越多的先進技術將會隨著互聯網技術的成熟不斷涌現，檔案信息的使用價值越來越高，時效性越來越強，極大的方便了檔案用戶的使用。

4檔案管理應對“互聯網+”的有效措施

4.1加強對檔案信息化相關硬件與軟件的建設

雖然一般檔案信息化系統所使用的硬件與軟件由系統供應商提供與設計，并且在日常檔案管理工作中并不會對其進行頻繁的管理，但是仍需要在供應商提供檔案信息化系統前向其描述使用需求。一般來講，軟件的安全需求一般包含對檔案數據服務器的防護、軟件功能權限的分類、用戶權限的劃分、信息資源使用權限的劃分、軟件誤操作的保護以及相關網絡防火墻等;而硬件的安全需求主要包含用于保護檔案信息化系統正常運行的設備、硬件防火墻、較為正規的路由器以及對連接內部網絡的接入限制等。

4.2建立完善的檔案信息管理制度

想要保證檔案信息化安全建設能夠順利進行，那么就要建立內部的安全信息管理制度，并及時將信息制度落實在檔案管理工作中。目前，檔案信息化建設中的制度隱患主要體現在以下幾個方面：檔案管理權限不夠規范、檔案網絡具有開放性、對移動存儲設備等管理不夠嚴格。針對以上三個方面可以制定相應的管理制度，例如，針對檔案權限管理問題，就要以軟件層面為入手點來解決，第一要保證檔案信息終端網絡平臺能夠只被工作人員所使用，防止非檔案管理人員隨意使用;第二，要確保檔案信息化的相關軟件專人專用，所有檔案管理員工在工作完成后必須退出相應的管理系統，避免其他沒有訪問權限的用戶訪問檔案信息。

結束語

當今時代，互聯網、信息技術是社會發展的重要特征，并且給人們的生活和工作帶來了積極影響，甚至在一定程度上顛覆了人們的生活方式。在這種背景下，檔案管理工作在技術上和理念上都發生了巨大的轉變。互聯網帶來的便利是有目共睹的，在檔案管理工作過程中，也應該積極引進互聯網技術，充分利用其優勢為自身的發展帶來更多的服務與便利，更好地順應時代變化。綜上所述，就是對“互聯網+”背景下檔案信息管理問題及對策的論述。

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