中職校秘書專業學生職業能力培養探索

宋曉瑛

[摘? ? ? ? ? ?要]? 秘書是企事業單位不可或缺的職業崗位之一，具有特定的職業能力要求，圍繞中職校秘書專業學生職業能力的培養，從專業能力、方法能力和社會能力以及職業素養的培養等四個方面展開論述，旨在準確定位中職校秘書專業學生能力培養的目標，探索積極有效的培養方法。

[關? ? 鍵? ?詞]? 中職校;秘書;職業能力

[中圖分類號]? G715? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）06-0232-04

一、中職校秘書專業學生職業能力內涵探索

（一）學術界對秘書職業能力的界定

秘書是企事業單位不可或缺的職業崗位之一，具有特定的職業能力要求，而對秘書職業的能力包括哪些方面是文秘專業教育工作者和相關專家和學者一直在探討的問題。教育部職業技術教育中心研究所研究員姜大源在2007年4月出版的《當代德國職業教育主流教學思想研究：理論、實踐與創新》一書中提到：德國職業能力的基本結構包括了橫向層面的能力，即專業能力、方法能力和社會能力以及縱向層面的能力，即基本職業能力和綜合職業能力即關鍵能力，如下圖所示。

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職業能力的結構示意

有較多的專家、學者采用了上述觀點，認為秘書的職業能力包括了專業能力、方法能力和社會能力。也有部分學者如丁建平博士將秘書的職業能力概括為五個方面：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力及團隊合作能力。史振洪教授等專家從崗位需求出發，認為秘書應具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協調能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達能力、操作與辦事能力。還有相關教科書經過歸納后認為秘書應具備較強的文字與語言表達能力、綜合協調能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等。各類研究真是百家爭鳴、百花齊放。

筆者通過多方面的研讀、分析，認為丁建平博士的“五個能力”和史振洪教授的“六方面能力”可以與德國職業能力的基本結構相融合，也就是說筆者更認同將秘書的職業能力分為專業能力、方法能力和社會能力。專業能力是指具備從事職業活動所需要的技能及其相應的知識，如丁建平博士倡導的組織能力、溝通能力、團隊合作能力，史振洪教授主張的口頭與書面表達能力、操作與辦事能力等;方法能力是指具備從事職業活動所需要的工作方法和學習方法，如史振洪教授主張的收集與選擇信息能力等;社會能力是指具備從事職業活動所需要的行為能力，如丁建平博士提出的獲取新知識的能力等。

（二）對中職“秘書專業”教學標準的解讀

《上海市中等職業學校文秘專業教學標準》明確了中等職業學校文秘專業的培養目標是培養在現代化辦公環境中能從事辦公室日常事務處理、信息收集和處理、文書擬寫與檔案管理等工作，具有公民基本素養和職業生涯發展基礎的中等應用型技能人才。該教學標準對中職秘書專業的基本定位體現在了兩個方面：（1）培養中等應用型技能人才;（2）從事辦公室的基礎管理崗位。對職業素質的具體要求為能從事辦公室日常事務處理、信息收集和處理、文書擬寫與檔案管理等工作，具有公民基本素養和職業生涯發展基礎。以上“標準“實際上就是要求該專業的人員需要具備應有的專業能力、方法能力和社會能力。

（三）企業對中職秘書專業畢業生的能力要求

為了更好地了解市場上秘書崗位對專業人員的職業要求，以便對本校文秘專業的培養目標有清晰定位，我們邀請了相關企業人力資源部的經理或主任以及文秘專業的學術專家，圍繞秘書崗位專業人員需要具備的專業技能、職業能力和職業素養等相關話題展開了激烈的研討。通過調研，筆者得出了這樣的結論，專業的文秘人員應該具備三個層面的能力：專業能力、方法能力和社會能力。專業能力是指具備從事職業活動所需要的技能及其相應的知識，包括口頭與書面表達（寫作）能力、操作與辦事能力、協調與溝通能力、團隊合作能力等;方法能力是指具備從事職業活動所需要的工作方法和學習方法，包括收集與選擇信息的能力、自我學習的能力等;社會能力是指具備從事職業活動所需要的行為能力，包括適應社會的能力、獲取新知識（發展自我）的能力等。除此之外，企業的HR和專家學者還表示良好的職業道德也是秘書人員需要具備的素養之一。

（四）秘書專業標準和市場調研對秘書專業能力培養的思考

整合了學術界對秘書職業能力的界定、《文秘專業教學標準》中的相關內容以及市場調研的結果，筆者研究了其中的共同點，發現了它們之間的交集在于：中專的秘書專業是中等應用型技能人才，主要從事辦公室的基礎管理崗位，于是針對現代中職生的特點，最終筆者將中職校秘書專業學生的培養目標定為——以學生的能力培養為核心，以學生的職業發展為本位，學生的能力包括如下。

專業能力：包括專業技能和技術技能，如辦文能力（以公文寫作為基礎的文字能力）、辦事能力（人際溝通、辦事流程、辦公設備的操作）、辦會能力（各種會議流程、溝通協調、團隊合作）等能力。

方法能力：包括學習和思考的能力。對中職生來說，是自我學習的能力、信息的處理能力以及選擇、判斷和處理信息的能力。

社會能力：包括自我評價、適應社會、悅納自我、融入團隊，發展自己的能力。

二、中職校秘書專業學生職業能力培養探索

（一）創設職業化訓練環境，在職業化訓練中培養學生的專業能力

專業能力包括專業技能和技術技能。剛進入專業學習，學生大腦的這部分區域是一片空白，如何在這張白紙上留下漂亮的圖片，就要看專業教師如何揮好這支畫筆。第一個階段自然是在一年級的專業初始化學習中在學生大腦的白紙上留下深刻的烙印。作為專業教師，筆者教授了秘書學概要、秘書實務、秘書寫作、檔案管理、中文速錄等專業課程。在教學過程中，筆者不斷強化學生的理論知識，用強化記憶、多角度練習、分析游戲、任務引領等教學方法和手段，引導學生學習秘書專業的理論知識。筆者會不斷創設職業化訓練場景，培養學生的專業能力。

比如說，辦文能力的培養，課堂上講解的理論知識是遠遠不夠的，因為這么專業的知識學生有時就像在聽天書一樣，所以除了在課堂上會通過實踐操作的案例進行輔助教學外，筆者也會利用平時班里經常收到學校發文的機會，借助主題教育課的時間，將理論知識和實踐繼續“合并”和延伸，讓學生能充分理解并“能夠做”。

對辦事能力的培養，筆者充分利用“班主任”這個平臺，在班級管理中建立“秘書處”制度，“班級”就是一個“企業”，學生就是員工，在“企業”中設立行政秘書，讓他們力所能及地管理“企業”的日常工作，培養秘書的角色意識。筆者也會不斷地給“秘書處”制定不同的任務，讓學生運用所學的秘書理論知識管理日常事務，并定期對任務進行檢查和分析。通過這個平臺給予學生更多實踐的機會。如每次主題教育課的組織其實就是對會務組織知識的運用;各種文檔、表格、文件等資料的制作，就是對Word和Excel的實際運用。

對辦會能力的培養，在學習會務組織的知識時，筆者將會務組織的所有知識分為會前準備、會中工作和會后收尾三個階段的內容，將知識進行分割，目的是讓學生有個清晰的概念和學習過程。同時在每個學習階段筆者采用的學習方法也是不同的，在會前準備階段，筆者采用了任務引領的教學方法，先設置了一個會議場景，然后邊講解理論知識，邊設置一些練習，讓學生邊學邊做。在講解會中工作時，筆者采用了會場模擬的教學手段，講解完相關的理論知識后，筆者設計了一些模擬題，讓學生根據所學的知識進行運用，現學現做。而在會后收尾工作的講解時，筆者又采用了做練習的方法，在講解完相應的理論知識后，讓學生完成筆者設計的相應練習。學生剛接觸專業知識，出錯自然很多，筆者便鼓勵學生，犯錯反而是反思的良好機會，并幫助學生糾正錯誤。理論教學結束后筆者會設計出不同場景的會議案例，如表彰會、座談會、簽約會、新聞發布會等，明確不同的要求后，根據學生不同的特點分成小組，讓學生根據不同的會議案例自行組織會議，通過角色扮演模擬出不同的會議場景，并實時錄像，最后通過錄像進行講解與分析，達到融會貫通的效果。

同時，筆者也會借助各種校外的機遇創設職業化的訓練環境。如上海市一年一度的政協會議中我校文秘專業的學生擔任了簡報組和提案組文字錄入等會務工作，每年筆者都會抽調近30位該專業中優秀的學生前往政協擔任此項工作。這項工作是一個很好的鍛煉學生實際運用能力、組織協調能力、臨場發揮能力等綜合能力的平臺。筆者有幸擔任了這項工作的負責教師之一，同時自己也直接參與了這項工作，因此深刻體會到其中的感受，這對筆者現場指導學生更有幫助。借助這樣的實踐平臺，能讓學生在學會做事中充分培養專業能力，這項工作筆者是分了三階段進行的。

第一步：在學校期間，通過我校德育選修將會務的速錄工作融入到課程學習中，從學生的基本指法到速錄速度的提升，從中文字符的初步錄入到最終100%的準確率，強化學生的速度和準確率。

第二步：距離會議開始前的一個月，筆者將重心移到了辨認各種手寫字體的能力上。因為在會議中人們輸入的資料是文字秘書總結好的政協委員的發言稿，是手寫體，然后發言總結稿要讓委員“過目”，在“過目”的過程中需要委員進行修改，也是手寫體，而且政協委員來自于各個領域，有單位領導，有醫療衛生系統，也有文體或主持明星等，他們的字體繽紛多樣，有時很難辨認，這對學生來講是一個巨大的考驗。于是筆者積累了大量各種字體的手抄本讓學生進行強化訓練，所以說政協的工作是一個很好的教育契機。

第三步：親自帶領學生前往會場參加政協的會務工作。每次開會前叮囑學生需要注意的問題，進行必要的心理疏導等，目的就是保證高質量完成任務。每次會議結束又給學生進行總結，提請注意的事項，并將大會會務組的反映及時反饋給學生，就這樣在指導—實踐—總結—反饋的過程中讓學生得到鍛煉，在實踐中提升自己。

平時我們也經常承接校外各種會議的會務接待工作、會議記錄工作、禮儀接待工作、資料輸入工作、上級教委的成績輸入工作等，筆者也都會將這些機會作為實踐教學的一種擴展，通過任務引領，讓學生學會在做事中培養秘書的角色意識，這比課堂上單純的理論教學的效率要高得多，學生也更容易接受，更容易提升自身的能力，更容易發展自己。

（二）理實一體，讓學生在“做中學”，培養學生的方法能力

方法能力包括學習和思考的能力。中專類學校的學生普遍存在學習力差、思維不夠嚴謹、分析力低等問題。這些問題并不是僅僅通過課堂能夠解決的，所以筆者首先將課堂的學習引入理實一體化的教學形式，筆者會先拋給學生一個案例，然后根據案例引入對應的知識點和技能點，無須面面俱到，因為當學生沒有真正具備相應的方法能力的時候，他的大腦是裝不進太多的理論知識的，于是讓學生做，并引導學生在“做”中去學習、去思考，當學生面臨問題需要求助的時候，筆者再發揮教師的作用，詳細講解相關的技巧和方法，這樣學生才會積累相應的方法和經驗。但是學生在課堂上學習時會運用得很好，一旦離開課堂可能很快就會忘記。于是筆者將課堂形式進行了擴展和延伸，將平時的各種鍛煉也都視為實踐教學的一種形式，創造各種實踐的機會，讓學生克服學習力差、思維不夠嚴謹等困難。在實踐教學中，筆者不斷提醒、督促、耐心講解，幫助學生建立愛動腦、會思考的好習慣，將所學的理論知識實踐化。

每次帶班，筆者都會設立班主任助理的崗位，相當于筆者的“小秘書”。交給“小秘書”的每項任務筆者都會有所設計和思考，讓學生有機會去親身體會課堂之外的秘書工作，而且這個崗位會不定期地換人，以便讓更多的學生有機會去體驗。云就是其中一位女孩，每當她完成一項任務后，筆者都會用專業的角度去評判和指導她完成的情況。她是一位聰慧的姑娘，每次只要筆者稍加提點，她都會學著去思考、去探索，在中職校期間她創設了動漫社，并成為晉江文學網的網絡簽約作者，擁有了自己的“Fans”。畢業后考取了上海行健職業學院計算機網絡技術專業。

只有不斷地實踐、不斷地“做”，才會更好地將理論知識轉化為實踐經驗，才會充分體現實踐教學的優越性，讓學生在“做中學”，培養學生的方法能力。

（三）任務引領，讓學生在學會做事中培養社會能力

“學會做事”已經不能再像過去一樣簡單地理解為就是為了培養某人去從事某一特定的具體工作，不能看作是單純的傳授多少重復不變的實踐方法，知識和信息的支配作用使得專業資格的概念變得有些過時，企業越來越注重能力方面的要求，能力是每個人特有的一種混合物，它把通過技術和職業培訓獲得的嚴格意義上的資格、社會行為、協作能力、首創精神和冒險精神結合在一起。這里所提的社會能力包括自我評價、適應社會、團隊合作的能力。當今的孩子由于是家長的“獨寶”，所以集全家人之愛于一身，從小嬌生慣養，“自我”的意識太過突出，因此培養學生的社會能力并不是一朝一夕的事情。于是筆者“兩手都抓，兩手都要硬”。一手抓課堂教學效果，按照工作任務的相關性進行課程設置，以工作任務為中心組織課程，通過任務引領的方式，消化所學的理論知識;另一手抓平時任務的訓練，在完成實際任務的過程中，讓學生相互磨合、相互協作，當有風險發生的時候，筆者只是起杠桿的作用，引導和協調。

筆者帶班的班委采用的是部門負責制度，部門的負責人競聘上崗，每個部門都有各自不同的班中成員，負責人和部門中的成員就是一個團隊，一個團隊完成他們所負責的任務，學期初筆者會指導他們制定部門一學期的計劃和任務，一學期中分兩個階段進行評估和小結，以保證任務的順利完成。當一個團隊在制定任務時由于各人的不同意見，大家需要配合、需要分析，通過多次討論后制定出最終的計劃，制定計劃就需要運用秘書寫作的專業知識。然后分工合作，分配任務，有的時候會因為任務分配的問題而發生沖突，筆者就會運用沖突處理的知識指導他們，引導他們用正確的方法化解矛盾。到了評估小結階段，有的學生因為功勞分配的問題又發生分歧，這時筆者又會運用按勞分配的制度、獎懲分明的原則、團結共進的原則進行指導，引導他們正確看待獎與懲，認識到精誠合作意識的重要性。通過實際任務的操作，學生“懂理”“明理”的過程會更快，更容易接受，社會能力的培養也就更容易。

目前，在上海中學工作的小孫同學，剛進校時雖然成績在班中名列前茅，但與教師、同學之間的相處一度進入到冰點，自我意識膨脹，缺乏正確的自我評價能力，缺少與他人合作的意識。于是筆者借助他英語強項的特點，通過做英語課代表，每階段布置給他不同的任務，讓任務引領他成長，通過完成任務的過程讓他慢慢意識到沒有正確的自我評價、沒有適應社會的能力，沒有團隊合作的精神和意識，即使再好的成績也是徒勞，慢慢地他學會了去改變，學會了去適應，學會了去合作，曾在上海市星光計劃—英語口語演講比賽中獲得二等獎的好成績。終于這只長滿“刺”的刺猬逐漸蛻變成一個成熟、穩重、優秀的男孩。進入上海中學的工作崗位后，他也以優秀的表現獲得了部門領導的肯定和喜愛。

三、過程育德，讓學生在踐行中培養職業素養

學生的職業化教育是一個長期的過程。素質靠養成，能力靠訓練。職業化教育的最終目標不是僅僅讓學生能找到合適的工作，能勝任崗位工作，還要能在今后的職業生涯中做一個有道德的合格職業人，因此，職業人的敬業意識和職業責任意識培養是職業精神培育的重要內容，專業教師就是要把敬業精神的培育滲透在學生專業教育的各個環節。蘊涵在學生職業活動的過程中，讓學生在實踐活動中體驗什么是職業人的責任意識，什么是職業人的敬業精神。指導學生在“成事”中學會成為一個合格的職業人。

筆者所在學校的文秘專業，近年來培養的學生一直受到用人單位的青睞，畢業生經常是供不應求，除了扎實的專業理論素養嫻熟的職業技能以外，學生到崗面試時的嚴格的時間觀念，整齊的職業著裝，飽滿的精神狀態往往會使用人單位眼睛一亮。眾所周知，對今天的獨生子女來說，尤其是生長在上海這樣大都市的青春年少中職生來說，從事秘書職業所需要的耐心、細致、服從和集體榮譽感以及對企業的忠誠度都是一種挑戰，要能夠做到從學校到崗位的無痕過渡，這就需要在學校期間就有意識向他們播撒“敬業愛崗”的種子。

當他們初步學習了專業知識以后，學校還給他們提供在學校的各辦公室做見習秘書的機會，讓學生近距離融入職業化的氛圍，盡早地遭遇問題，深刻地了解自我，在體驗式教育中感悟職業素質和職業道德在職業崗位上的重要作用。提高學生的實踐能力、應變能力、合作能力等各種綜合能力，為今后的職業工作打下良好基礎。

同學小陳平時學習成績名列班級前茅，在專業學習上也自我感覺良好。一次，在學校市場部做見習秘書，指導教師讓她發一封郵件，當時指導教師囑咐她，郵件寫好，一定要仔細檢查，讓教師看過以后，再發給有關單位，當時她嘴上應著，心里卻在嘀咕，“不就是發郵件嗎？教師上課時都教過了，我也在實踐課上操練過了，那么簡單沒問題的。”她把郵件寫完后，想等教師來檢查，可當時指導教師有事走開了，眼看下班時間到了，于是，她就自作主張將郵件發了出去。心里還美滋滋地等指導教師表揚她工作效率高，可是，對方單位很快來了回復，由于她的郵件中有一個數據不準確，導致了理解上的歧義，引起了對方的誤解，造成了不必要的麻煩。這件事對小陳的觸動很大，“原來秘書工作對責任心和仔細程度的要求這樣大，我真是沒想到”。

第二次見習實習，她選擇了學生會秘書的工作崗位，在這個崗位上她運用課堂的理論知識運用指導實踐，工作忙而不亂，有條不紊，充分顯現了她作為秘書的職業素養。回顧這段工作歷程，她說：“在秘書處的工作的日子里，我遇到了很多，學習了很多，掌握了很多……我學會了如何去寫會議記錄，學會了如何去搜集資料、統計資料、管理資料，學會了如何去處理事情……許多的學會都是經過無數次的失敗后所積累而成的經驗，這更使我明白了一句話‘只有經歷過，才會懂得如何才能做得好。有時候，我會把在秘書課上學習到的東西結合實際情況，運用在秘書處的工作中;有時候，我會去詢問教師，學習那些從來沒有遇到過的事情的解決方法、處理辦法。在不斷的失敗與挫折中，我增長了很多經驗，為我今后能夠立足于社會起到了很大的幫助。在做秘書處的工作的時候，需要的是比平時更多的仔細與認真，因為一個小小的數據上的錯誤都將會影響最終的結果，所以在做秘書處的工作時一定要認真、仔細，避免錯誤的產生。有些看來是一些不經意的小事，但有關職業素養和職業道德，在平時的專業考卷上是很難反映的，很多細節只有在實踐中才能去體會、去感悟。比如：在工作中，如何遵守秘書的保密原則，如何和不同的服務對象交流，秘書需要具備忍耐的能力，那么在具體的工作中，忍耐度如何把握，這些其實都是職業素質，也只能在實踐中去體驗和把握。這段時間我總結了這么一句話：面對群眾，耐心聽言;面對領導，誠心進言;把握分寸，細心傳言;擔負責任，靜心補漏;勤于學習，充滿自信！”

沒有經過實踐的磨煉，是得不出這樣的結論的。綜上所述，對中職秘書專業的學生培養需要多方面、多途徑、多元化發展和培養，通過培養學生的專業能力、方法能力和社會能力，才會不斷適應現代社會的高速發展，才能成為合格的符合市場需求的專業人員。

參考文獻：

[1]姜大源.當代德國職業教育主流教學思想研究：理論、實踐與創新[M].北京：清華大學出版社，2007.

[2]丁建平.企業秘書必備的五種能力[J].辦公室業務，2006（5）.

[3]史振洪，吳良勤，段赟.秘書職業能力的分解研究[J].現代企業教育，2010（11）.

[4]許憲國.論秘書職業能力培養[J].合作經濟與科技，2014（3）.

◎編輯 武生智