檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的影響

李偉春

[摘要]高職院校的檔案不但是高職院校歷史的真實記錄，還是高職院校進行發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，因此，高職院校的檔案管理工作是尤為重要的。隨著信息數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，高職院校的檔案管理工作也逐漸朝著智能化和數(shù)字化的方向發(fā)展。目前，我國的高職院校已經(jīng)逐步掌握信息數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用方法，并將其應(yīng)用到了檔案管理工作當(dāng)中，不但提升了檔案管理工作的水平，也推動了高職院校管理工作的信息化發(fā)展進程。就檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的影響做相關(guān)的闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案;數(shù)字化發(fā)展;高職院校;檔案管理工作;影響

[中圖分類號]G717

[文獻標志碼]A

[文章編號]2096-0603（2019）07-0180-02

隨著教育領(lǐng)域的不斷發(fā)展，我國的高職院校也得到了長足的發(fā)展。檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，通過檔案管理工作的順利實施，能夠為高職院校的發(fā)展規(guī)劃提供有效的依據(jù)。當(dāng)今時代是信息的時代，信息數(shù)字化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到高職院校的檔案管理工作中。就高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展而言，既會對高職院校的檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響，也會對高職院校的檔案管理工作產(chǎn)生一些不利影響，因此，針對檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的影響展開深入的研究和分析，以此來促使積極影響得到最大限度的體現(xiàn)，盡可能地消除不利的影響，進而使高職院校的檔案管理工作水平得到進一步的提升。

一、檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的積極影響近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息數(shù)字技術(shù)也逐步滲入社會的各個領(lǐng)域，推動各行各業(yè)的信息數(shù)字化發(fā)展進程。目前，信息數(shù)字技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用越來越廣泛，不斷提升高職院校檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在高職院校檔案進行數(shù)字化發(fā)展的過程中，對高職院校檔案管理工作的積極影響還是比較明顯的，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）使高職院校的檔案管理工作符合時代的發(fā)展需求

在當(dāng)今的時代，市場對實用性人才的需求與日俱增，因此，高職院校也應(yīng)該針對當(dāng)今市場的需求，在加強培養(yǎng)實用性人才的同時，不斷提升自身檔案管理工作的水平，以此來迎合當(dāng)今市場的發(fā)展需求。通過信息數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用，不但實現(xiàn)了對海量檔案資料的高效管理，還有效降低高職院校檔案管理工作的難度，提高高職院校對學(xué)生信息的管理水平，進而提升畢業(yè)生的就業(yè)幾率。總而言之，信息數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用，使高職院校的檔案管理工作符合當(dāng)今時代的發(fā)展需求。

（二）有效提升了高職院校檔案管理工作的水平

在高職院校檔案進行信息數(shù)字化發(fā)展的過程中，通過信息數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，不但提高了高職院校檔案管理工作的效率，還有效提升了檔案資料的應(yīng)用價值，進而提升了檔案管理工作的整體水平。在高職院校以往開展檔案管理工作的過程中，其工作的重心往往放在了檔案資料的收集和保存方面，對檔案資料的應(yīng)用方面卻存在著一些不足之處，沒有對檔案資源進行進一步的開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案資源存在浪費的情況，降低了檔案資源的利用率。在高職院校的檔案資料還是紙質(zhì)文件的時代，紙質(zhì)檔案資料的實際應(yīng)用效果并不理想，很容易導(dǎo)致大量的檔案資料得不到及時的應(yīng)用。通過高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展，有效改善了這方面的問題，不但提升了檔案資料的應(yīng)用便捷性，還提高了檔案資料的利用率。另外，通過高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展，還實現(xiàn)了檔案資源的共享，使高職院校的檔案資源得以在各個部門之間共享，提高了高職院校檔案資源的實際應(yīng)用價值，進而提升了高職院校檔案管理工作的水平。總而言之，在高職院校檔案進行信息數(shù)字化發(fā)展的過程中，能夠使高職院校更好地進行檔案資源的利用，提升對學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量和水平，為其將來的工作生涯提供強大的助力。

（三）推動了高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

隨著高職院校的不斷發(fā)展，其內(nèi)部管理工作的壓力也在逐步加大。就高職院校的檔案管理工作而言，隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，學(xué)生的數(shù)量也在不斷增加，學(xué)校檔案資料的數(shù)量也就隨之增多了，因此，高職院校的檔案管理工作也需要與時俱進地進行創(chuàng)新性的發(fā)展，以此來對檔案管理工作中的不足之處進行優(yōu)化升級。首先，針對學(xué)校檔案資料不斷增多的問題，就需要推動高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展來加以解決。通過高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展，不但提升了檔案歸類的科學(xué)性和具體性，還提升了檔案歸類工作的效率，進而提升了學(xué)生檔案資料建設(shè)和管理的專業(yè)化水平。其次，高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展，有效提升了高職院校的教學(xué)評估水平。在此過程中，一方面，通過對學(xué)生檔案的信息數(shù)字化建設(shè)，能夠有效分析出學(xué)生的特點，以此高效地達到教學(xué)評估的目的;另一方面，通過對學(xué)生檔案的信息數(shù)字化建設(shè)，能夠有效實現(xiàn)對學(xué)生動態(tài)表現(xiàn)的綜合評估，以此掌握學(xué)生的培養(yǎng)需求，促進其全面發(fā)展。總而言之，高職院校檔案的信息數(shù)字化發(fā)展，不但推動了高職院校評價考核體系的創(chuàng)新發(fā)展，也推動了高職院校辦學(xué)能力的提升。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的不利影響在高職院校檔案進行信息數(shù)字化發(fā)展的過程中，雖然對高職院校的檔案管理工作產(chǎn)生了許多積極影響，但是也產(chǎn)生了一些不利影響。為了促進高職院校檔案管理工作的進一步完善，就要對這些不利影響展開深入的研究和分析。

（一）設(shè)備和技術(shù)的浪費

首先，在高職院校檔案進行信息數(shù)字化發(fā)展的過程中，為了構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，必然需要購置大量的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件資源。在此過程中，一方面會對高職院校的技術(shù)層面帶來一定的壓力;另一方面會大幅增加高職院校的運營成本，增加其自身的經(jīng)濟負擔(dān)。其次，很多高職院校檔案管理部門由于剛剛脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，對現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化管理模式還不是很熟悉，還沒有充分掌握現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與相關(guān)的信息技術(shù)的應(yīng)用要領(lǐng)，同時也缺乏完善的管理制度和管理體系，導(dǎo)致大量的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與相關(guān)的應(yīng)用軟件不能夠被充分地加以利用，造成設(shè)備與技術(shù)被浪費和閑置的情況。

（二）檔案管理人員難以適應(yīng)信息數(shù)字化的管理模式

在高職院校檔案進行信息數(shù)字化發(fā)展的過程中，必然會對檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平提出更高的要求。首先，很多高職院校的檔案管理人員并沒有接受過信息數(shù)字化管理方面系統(tǒng)培育和指導(dǎo)，當(dāng)其直接投入信息數(shù)字化檔案管理工作的時候，就很難以適應(yīng)這種創(chuàng)新型的管理模式。在這種情況下，不但會引起檔案管理工作上的失誤，還會使檔案管理工作存在一定的安全隱患，進而對檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生嚴重的影響。其次，針對這一問題，很多的高職院校對現(xiàn)有檔案管理人員的工作崗位進行了重新布置，這種方式也并不能從根本上解決這一問題，反而會引起更多管理方面的問題。因此，只要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行相應(yīng)的培訓(xùn)和選拔才能夠切實地解決這一問題。但是，在此過程中又會增加一定的人力成本、物力成本以及時間成本。

（三）信息安全隱患

首先，很多高職院校檔案管理工作的信息數(shù)字化發(fā)展運行模式還不夠完善，導(dǎo)致其檔案管理工作會存在一定的信息安全隱患，使其檔案信息管理系統(tǒng)存在很多的信息安全漏洞。在這種情況下，很容易出現(xiàn)信息泄露的情況。其次，很多高職院校的檔案管理部門缺乏相關(guān)的信息安全意識，對檔案信息的安全控制工作的重視程度不夠，沒有對學(xué)校內(nèi)部的檔案資料實施有效的保護措施，從而對其自身檔案管理工作的信息安全水平產(chǎn)生了直接的影響。另外，在某些高職院校中，人為泄露檔案信息的情況也是存在的，因此，對高職院校而言，一定要對檔案管理工作的信息安全予以高度重視。

三、推動高職院校檔案信息數(shù)字化管理水平的有效措施

首先，要加強高職院校檔案管理部門的信息數(shù)字化管理意識，以此來促進高職院校由傳統(tǒng)檔案管理模式到信息數(shù)字化檔案管理模式的轉(zhuǎn)型。在此過程中，一方面要向高職院校的檔案管理部門普及相關(guān)的信息數(shù)字化檔案管理知識，同時對相關(guān)的信息數(shù)字化檔案管理技術(shù)手段進行講解;另一方面要使相關(guān)的檔案管理人員能夠正確地認識到檔案資料管理信息數(shù)字化發(fā)展的重要性，以此來提升其對檔案資料管理信息數(shù)字化發(fā)展的重視程度。另外，還要建立起相關(guān)的管理制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，使其能夠明確自身的責(zé)任，進而推動信息數(shù)字化技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的貫徹落實。其次，高職院校在引進相關(guān)的設(shè)備與技術(shù)的過程中，要結(jié)合自身檔案管理工作的實際發(fā)展需求，確保引進的設(shè)備與技術(shù)能夠與自身的發(fā)展運行需求相匹配，不要盲目追求過高的設(shè)備性能與技術(shù)應(yīng)用效果。再次，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，以此來確保檔案管理人員能夠迅速的適應(yīng)信息數(shù)字化的檔案管理模式。在此過程中，一方面要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息數(shù)字化技術(shù)的指導(dǎo);另一方面要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行信息數(shù)字化管理意識的培養(yǎng)。另外，還可以適時引入具備專業(yè)能力的信息數(shù)字化管理人才。最后，提升高職院校檔案管理部i]的信息安全意識，構(gòu)建出完善的信息安全防護系統(tǒng)。另外，還要科學(xué)合理地設(shè)置相關(guān)的管理權(quán)限，以此來有效杜絕人為泄露信息的情況出現(xiàn)。

綜上所述，針對檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的影響展開的研究和分析是十分有必要的。在此過程中，不但能夠為高職院校檔案管理工作的進一步完善提供有效的依據(jù)，還能夠促進高職院校整體管理水平的提升。

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