如何優化高校機關部門的行政管理效能

潘怡蒙

[摘要]對如何有效提升高校機關部門行政管理效能進行系統性闡述，從高校行政管理資源整合、把握管理和服務關系、提升管理者綜合素養等路徑，為行政管理工作質量的提高奠定良好的基礎。

[關鍵詞]高校;機關部門;行政管理;效能

[中圖分類號]G647

[文獻標志碼]A

[文章編號]2096-0603（2019）07-0168-02

一、建立高校機關部門之間行政管理資源整合的有效機制高校機關部門是對高校人、事、財務、信息進行管理的部門，其以實現輔助教學目標為宗旨。對行政管理信息資源進行取舍、調配和組合的過程就是行政資源整合的過程，該過程可以實現對行政信息資源的高效利用，進而在高校機關部門之間建立優化、和諧、融為一體的工作模式。也就是說，我們的目的是建立一個高效有序的行政管理系統，打破機關部門之間分散割裂的工作狀態，充分發揮資源應有的效能，在原本具有相關和連接關系的機關部門之間建立聯系網絡，實現一加一大于二的工作效果。任何人在做任何事的過程中都希望取得事半功倍的成效，筆者認為高校機關部門要實現這樣的目標可以從如下途徑進行行政資源的整合。

（一）隊伍資源整合是基礎保證

行政資源整合中最重要的因素是人，在行政資源整合中隊伍整合是第一位的。高校需在堅持統一、精簡和效能原則的基礎上對交叉和重疊的機構進行歸并和整合，解決決策層次過多、機構冗余、職責劃分不清晰、效率低下的管理問題，構建高效廉潔、公正透明、規范和協調的行政管理體制。隊伍資源整合最關鍵的一點就是建設一個業務熟練、具有改革創新精神、善于組織協調、能夠抵御歪風邪氣的領導班子，領導班子的素質提升了，行政管理隊伍整體的素質才能有效提升。與此同時，還要做好領導班子隊伍的動態規劃和優化，即時進行人員調配組合的變化，堅持以人為本的思想和理念，對行政管理隊伍成員的能力特長、氣質、優缺點進行摸底和梳理，在團隊合作中強調團結協作、取長補短。行政管理部門內部要制訂科學的用人機制和人才選拔程序，建立領導干部民主推薦、擇優任用的機制，通過科學評價和競爭激勵的方式為能者提供有效的晉升渠道，讓庸者從不適合的崗位上走下來，提升每個人的工作積極性和主動性。

提升行政管理人員的素質是在關鍵環節上提升行政管理效能的主要手段。不論行政管理人員是否出身專業管理專業，既然他們已經坐在了行政管理部門的工作崗位上，就要從根本上促進機關部門管理團隊的進步。建立崗位競聘機制是必須的，雙方通過簽訂管理合同達到人才選拔的目的。機關部門需要對現有隊伍的政治素養、專業知識素養進行定期考核，在辦公室內建立良性競爭機制，同時通過績效考評機制讓行政管理人員形成終身學習意識，使其能夠主動地充電和拓展自己，開闊視野、豐富知識、增強活力，為更好地處理各項管理工作打下堅實的基礎。

（二）信息資源整合是關鍵載體

信息資源整合的目的是構建一個管理規范、交流順暢、協作融合，能夠提升資源整體價值的信息平臺，這個平臺應該能夠向高校師生和社會各界提供高效高質的信息服務和辦事窗口。因此，加強信息化建設、構筑資源共享機制、進行數據庫系統和應用系統的整合是必須的而且是必要的。高校機關部門需要將不同時期、不同技術條件和不同內容的信息系統聯結整合成為一個整體，在整合的過程中盡量避免出現各自為政的局面，盡最大可能實現信息資源的共享，為行政管理工作效率的提升奠定良好的基礎。

（三）經驗資源整合是創新源泉

一個機關部門可能在工作實踐中積累了先進的經驗并實現了理論研究成果的突破，這種現成的經驗對其他部門來說就是極具價值的借鑒資源，同時還可以規避重復建設的問題，部門內部的資源可以被廣泛地應用在發展創新和改革深化上。這個過程需要各個機關部門結合自身情況進行去偽存真、去粗取精，將那些經不起考驗和浮于表面的經驗剔除出去，建立具有實踐價值和理論突破的資源轉化推廣機制，使資源整合結果能夠真正為已所用，在各部門的工作中起到積極的推動作用。

上述三方面的資源整合方式在高校機關部門中具有很強的可行性和針對性，它們是環環相扣、動態聯結的關系，需要在動態中穩步前行，逐步形成完善的一體化工程，最終實現整體效率的提升。

二、正確理解和把握高校機關部門管理與服務之間的關系

一般來說，管理具有組織生產力、調控協調生產關系的雙重職能。在行政管理中，這兩方面的職能具體體現為管理和服務。管理和服務是既有區別又有聯系的兩種控制手段，它們在實踐中能夠形成辯證的統一。管理是實現服務目的的手段，脫離了服務的管理將失去管理的意義，離開管理探討服務將會導致低劣的服務和成效。可以說，在管理與服務中，服務是主導型的，服務工作能夠在很大程度上促進管理工作的開展，科學有效的管理反過來又能夠促成高效科學的服務。

高效機關部門在高等教育開展的過程中可以積極地進行人性化建設和管理，提供人性化服務，將機關管理人員和高校師生作為鮮活的人進行管理，這樣才能真正地意識到人性化服務和管理之間的關系，才能從根本上意識到人性化建設的內涵和本質。管理和服務關系的協調處理中應將上級領導機關和群眾之間的關系處理同步起來。管理本身就是按照規章制度和上級指示辦事的過程，這應該是容易做到的事情，高等教育事業的發展需要依靠師生群眾按照規章制度辦事，但是同時也要看到群眾的訴求，從根源上解決問題，提升教師和學生的積極性，為教育事業的發展提供堅實的動力。

三、著力提高高校機關部門管理人員的綜合素質

一方面，高校需要高水平的師資隊伍，另一方面，高校還需要高素質的行政管理隊伍。但是，部分高校僅僅將行政管理工作視為事務性工作的一部分，認為沒有科研能力和教學能力的人才會從事行政工作，學校行政人員對本職工作缺少認可和尊重，學校也沒有提供足夠的激勵機制和發展機會。高校行政管理人員大多并非管理專業出身，真正的教育管理專業的從業人員如同鳳毛麟角，一些缺乏高等教育理論基礎和行政管理經驗的人從事行政性工作必然會出現問題。部分機關部門的領導雖然具有碩士或者博士的高學歷，但是他們在日常工作中將大部分的時間和精力放在科研和帶研究生上，本身行政管理能力有待提升。部分行政管理人員難以適應現代管理崗位要求，缺乏現代行政管理工作所需的知識結構，在工作中主觀臆斷、缺乏創新意識，嚴重影響了行政管理水平的提升。筆者認為行政管理人員的素質提升中要把握以下兩個定位。

（一）做好思想定位

本質上來講，管理就是組織和整合資源的過程，需要在高校運轉的過程中解決各種各樣的現實問題，最大限度地進行組織協調，實現組織目標。高校機關部門管理人員要從思想上意識到自身的工作就是為教學和科研工作開展而服務的，是學校教學、科研工作開展的服務部門。部分高校機關部門沒有認清自身的崗位職責，將自身視為工作開展中心，影響教學進度和對外辦事效率，阻礙高效科學研究工作的開展。

（二）進行科學定位

行政管理是一門科學和一門藝術，是在先進的管理理念和管理知識的基礎上以科學的原則對工作進行審視的過程，是需要不斷在實踐中探索服務方式的一種管理模式。首先，應當進行科學合理的崗位設置和機構設置，明確各個部門的職責和權限，徹底落實崗位責任制和績效激勵機制。其次，對不同類型的管理模式進行區別，精簡其中不必要的管理環節。最后，處理好計劃內工作和意外工作之間的關系，真正地做到保質保量、責任明確。

四、“有效管理者”理論對優化高校行政管理效能的借鑒

美國著名的管理學者德魯克在八十年代提出了著名的有效管理者理論，他認為以前的管理理論過度地研究管理他人的過程，管理理論本質上變成一種御人術。德魯克認為這是一種錯誤的觀念，一個能夠管理好別人的管理者并不一定是一個好的管理者，只有那些能夠管理好自己的管理者才能成為真正的優秀的管理者。有效管理者強調對管理者自身的約束，認為不論職位高低，管理者首先要約束自己。德魯克強調，想象力、知識和智力對人來說確實是重要的資源，但是依靠這些資源達到的成就是有限的，只有效率才能讓人經驗豐富、積累碩果。有效管理者理論的研究可以為高校行政管理改革帶來一定的理論支撐，使高校行政管理中一些效率低下人浮于事的癥結得到徹底解決。

管理者不完全有效性是由以下幾點造成的：（1）管理者的時間常常被別人占用;（2）管理者不可避免地會陷入日常作業;（3）管理者的工作績效和貢獻只有在得到其他部門管理者或者最主要人物的認可時才是有效的;（4）管理者屬于組織范圍之內的人員，對外部的認知存在局限性。

為了有效地應對上述管理者非有效性的現象，德魯克提出針對性的管理措施和管理對策。要提升管理者的管理水平，使其對自身工作行為和工作成果產生滿足感，唯一的途徑就是提升管理有效性。德魯克認為有效性是后天習得的過程，需要在實踐中不斷摸索和探索。一個有效的管理者必須在心理上形成五個習慣：（1）有效利用自己的時間;（2）關注自己對組織的貢獻;（3）發揮組織中成員的特長;（4）首先將重要的工作做好;（5）科學的決策。高校機關部門中所以會出現效率低下的問題，根源在于領導者被陷入文山會海中，他們雖然是辦公室最后的關燈者，但是事務性工作使其在決策中顯得手足無措、捉襟見肘，最終導致管理的失效。改變這種情況可以從有效的管理者理論中吸取一些經驗，轉變行政管理工作評價標準，以師生群眾的滿意作為標準，精簡會議，積極地運用有潛力的工作者。

總而言之，高校行政管理效能的提升和行政管理質量的提升需要和學校教育改革和發展相適應，應當作為高校長遠發展體系之一納入高校戰略發展框架中。高校應意識到行政管理工作本身就是為教學科研工作服務的，只有行政管理工作做好了，教學科研工作質量才會有堅實的保障。

參考文獻：

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