檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施

胡晶

【摘要】檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是其在發(fā)展中的主要方向，在檔案現(xiàn)代化管理活動的開展過程中其可以有效的提高管理質(zhì)量及管理效率，促使檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化的方向發(fā)展，以此來達(dá)到有效提高檔案管理工作水平的目的。而目前在檔案管理工作中受多種因素的影響其現(xiàn)代化的發(fā)展在實(shí)際中存有許多問題，針對這些檔案現(xiàn)代化存有的問題則需采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣磉M(jìn)行科學(xué)的處理，以此來達(dá)到有效加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化水平的效果。

【關(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化 問題 建議

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理認(rèn)識有待加強(qiáng)

目前在檔案管理工作中受其固有管理理念的影響使得檔案管理的作用沒有得到充分的認(rèn)識，而此種問題所存在的弊端也直接體現(xiàn)在檔案管理工作的實(shí)行過程中。并且以檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需求來看若是沒有足夠的認(rèn)識則可能使其各項(xiàng)工作的開展仍以傳統(tǒng)的方法及措施來進(jìn)行，此種情況導(dǎo)致在管理工作中沒有充分的理論指導(dǎo)作為支持，進(jìn)而影響檔案管理工作實(shí)際的開展效率。

（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入

在實(shí)際的檔案管理工作中其基礎(chǔ)設(shè)施投入不足是一種較為常見的現(xiàn)象，其主要是因?qū)n案管理工作認(rèn)識不足所導(dǎo)致的問題。目前在社會發(fā)展的過程中其檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展要想適應(yīng)社會形勢則需要對其所采用的技術(shù)及設(shè)備等進(jìn)行及時的更新，但是在實(shí)際中存在著由于基礎(chǔ)設(shè)施投入不足而導(dǎo)致檔案管理設(shè)備較為落后老舊的情況，此種問題也會使得檔案管理資源出現(xiàn)緊缺的情況，進(jìn)而限制現(xiàn)代化管理技術(shù)手段實(shí)行的效果。

（三）檔案管理體系不夠完善

在檔案管理工作中要想促使其可以向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展則需要制定完善的規(guī)章體系，這樣才能在實(shí)際的管理活動中促使工作人員按照規(guī)定的制度來進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。而目前在一些檔案管理部門中其檔案管理體系的制定未能全面的落實(shí)檔案局所提出的規(guī)范要求，再加上受固有管理制度的影響使得檔案管理體系未得到及時的改進(jìn)及革新，因此也無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求，使得在管理工作中一些業(yè)務(wù)活動的開展存有混亂的情況，因此也無法使檔案管理現(xiàn)代化的作用在實(shí)際中體現(xiàn)出來。

二、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的建議

（一）強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識

想要更好的強(qiáng)化檔案管理建設(shè)，那么提高檔案管理現(xiàn)代化的意識是非常重要的，其主要的原因就在于，檔案管理現(xiàn)代化是一個全新的內(nèi)容，如果人們的意識存在一定的問題，那么無法對這個內(nèi)容有著全面的認(rèn)識，從而難以更好的進(jìn)行建設(shè)，這是一個非常重要的問題，而且急需解決。而加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識的關(guān)鍵就在于兩個方面：第一個就是加強(qiáng)對于此類內(nèi)容的宣傳，這個宣傳應(yīng)該是以國家主要為主，以各大公司為核心。這樣才能多角度，多層次的完成意識的強(qiáng)化，這是極為重要的。第二就是進(jìn)行全社會性質(zhì)的檔案管理工作轉(zhuǎn)型，這樣才能確保其不會出現(xiàn)任何的問題。因?yàn)槿鐣歼M(jìn)行了轉(zhuǎn)型，那么這種全新的建設(shè)和知識就成為了必要的內(nèi)容。

（二）增加軟硬件設(shè)施的投入

在當(dāng)前來看，大部分的公司和集團(tuán)無法有效的完成檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要原因就在于，軟硬件設(shè)施的投入不到位。基于此類情況，那么就需要慢慢進(jìn)行檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施投入，其主要采用的辦法就是專項(xiàng)基金的設(shè)置，這是因?yàn)樵谠S多的企業(yè)之中，都會出現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)資金撥款太少，或者優(yōu)先級太低的情況。這種情況就會導(dǎo)致檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入不夠，從而影響檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的情況。而有了檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)專項(xiàng)基金的出現(xiàn)，那么就可以在很大的程度上保證檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金不被其他項(xiàng)目占用，而且能夠最大程度的確保檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的完成度。這對于大部分的企業(yè)而言都是非常重要的內(nèi)容。

（三）制定完善的檔案管理制度體系

完善的檔案管理制度體系制度體系可以為檔案管理活動的開展提供基礎(chǔ)依據(jù)，使其在實(shí)際中的各項(xiàng)管理行為可以得到有效的控制及約束。因此在進(jìn)行檔案管理制度的制定上則需要綜合考慮檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求，并以相關(guān)的法規(guī)制度作為基礎(chǔ)來對檔案管理制度中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化及明確，以此來使以此來保證檔案管理制度的內(nèi)容可以具備科學(xué)性、合理性、合法性，這種方式有利于推動檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，其也推動了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此在實(shí)際中檔案部門需結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際特征，不斷調(diào)整與改進(jìn)本部門的檔案管理制度，以此來增強(qiáng)其制度體系的實(shí)用性及可行性。

（四）協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

筆者認(rèn)為，可以采用兩種方法，第一種方法就是強(qiáng)制公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)方案，將各個部門都納入其中，這樣就讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)變成了每個部門必須完成的工程，從而能夠有效的提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。第二種辦法就相對困難，主要是對各個部門的人員進(jìn)行檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)思想教育，讓這些人才從內(nèi)心中，從根本上能夠支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能保證檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)是每一個部門的人員都發(fā)自內(nèi)容完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)也能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

（五）注重現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)

在當(dāng)前來看，人才的培養(yǎng)和招納是兩種解決檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)人才困境的辦法。第一種方法傾向于對現(xiàn)有人員的全面培養(yǎng)。現(xiàn)有人員是事業(yè)單位中的中流砥柱，因此，全面的培養(yǎng)這些人才，會是極其有效的一種方式，能夠增強(qiáng)人員的能力，而且這些人員穩(wěn)固可靠，非常適合事業(yè)單位。第二種方法就是招聘，招聘的方式有很多，除了常規(guī)的招聘還有獵頭招聘，校企培養(yǎng)等多種模式，這些模式能夠?yàn)槠髽I(yè)大量的擴(kuò)充人才，同時，因?yàn)槭聵I(yè)單位的特殊性，這種方式也將特別容易，因?yàn)槭聵I(yè)單位的吸引力巨大非常容易招聘人才。

總結(jié)：檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，其主要的原因在于當(dāng)前的時代中，大數(shù)據(jù)傾向非常嚴(yán)重，如果不能較好的完成檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，那么就會出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的情況。因此本文提出上述內(nèi)容，以供參考。