EPC總承包項目檔案管理之過程控制初探

李蘭平

【摘要】當前，我國基礎設施建設實現了突飛猛進的發展，在建筑行業的工程項目管理方面也實現了長足的發展和深遠的進步，在工程項目檔案管理方面進行了大膽的嘗試和不斷的探索，有越來越多的企業不斷創新項目管理模式和方法，并取得了十分理想的成效。當前，從某種意義上來說，EPC總承包項目檔案管理模式已經成為我國工程承包市場上大力推行的總承包模式之一?；诖?，本文著重分析和研究EPC總承包項目檔案管理之過程控制等相關方面的內容，希望為相關從業者提供有益的參考。

【關鍵詞】EPC總承包項目 檔案管理 過程控制

1 EPC總承包項目檔案管理的內涵

EPC總承包項目檔案管理主要指的是總承包工程項目檔案從收集、歸檔、整理編目、妥善保管一直到向相關的企業檔案部門進行移交，在整個過程中都需要總承包商的設計、施工、設備供應、安裝、調試、試運行、監理等一系列相關方面的工程參建單位共同參與，團結協作，這是一項需要各個部門進行緊密協作的系統性工程。參與的任何一個方面都要充分完善自身的工作，切實實現有效的交流和互動，形成合力。

2 EPC總承包項目檔案管理的主要職責

2.1對于分包商檔案工作進行業務指導和監督的職責：

（1）整個總包工程項目建立檔案管理系統，建立建全統一的檔案管理制度規范和標準；實現檔案的現代化管理。

（2）指導并監督分包商們，將工程檔案管理同步到工程建設工作中；執行統一的檔案整編標準和分類方法。

（3）將總承包工程項目檔案工作納入項目負責人的責任制；項目文件材料的收集，管理納入工程建設計劃中，納入各部門的崗位責任制與職責范圍，定期考核；將檔案管理納入到合同之中，將檔案移交完整與否和工程款結算相掛鉤。

2.2.檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業檔案管理部門移交職責：

（1）指導總包工程項目各部門工程建設的前期文件、項目現場管理、施工、試運行、竣工驗收等各類文件材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，并及時向企業檔案部門移交檔案。

（2）接收分包商文件材料的檔案歸檔，并進行審核、驗收。對總包項目的全部檔案進行整理并匯總。

（3）按照業主及EPC合同相關規定，在工程項目竣工驗收后三個月內向業主檔案部門移交工程項目竣工檔案。

3 EPC總承包項目檔案管理之過程控制分析

3.1.工程前期收集和整理以下資料：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設計任務書及其報批文件、招投標文件、合同評審及談判記錄、合同、協議書，各種往來函件等。

3.2.設計階段所涉及的文件資料主要包括：基礎文件、設計文件、工程設計計算書、概預算材料和相關的信函等等。

3.3.采購階段的檔案信息主要包括：設備的采購合同文件、工程采購合同文件、采購詢價文件、報價文件、招標/評標/中標文件及其記錄、設備檢驗文件等等。

3.4.施工階段所涉及的檔案信息主要包括：開工報告、工程技術要求、施工計劃、施工招投標中標文件、施工分包合同、項目進度計劃、工程開工審批文件等。

3.5.設備試運行階段檔案管理的過程控制主要包括：機組試運行計劃和方案、啟動驗收鑒定書、工作報告、調試試驗大綱、審核意見，機組并網發電的請示、批復等文件。

3.6.工程竣工驗收階段所涉及的檔案信息主要包括：竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關文件、工程設計總結、工程施工總結等。

4加強工程檔案管理工作的過程控制的方法

4.1.總包工程的檔案管理與工程建設同步開展，共同促進。EPC總承包項目所涉及的工期特別長，制項目眾多，并且相關的參與單位和具體工作存在著比較明顯的交叉問題，這使得檔案管理工作面臨很大的難度，特別容易產生文件丟失的問題，為了在最大程度上確保EPC總承包項目檔案收集的完整性和及時性，要有效確保檔案工作和工程建設同步進行，在項目的初期，檔案部門就要委派專人進行負責，針對項目各個階段的文件材料都維持在每道工序結束階段，及時歸集，在最大程度上確保歸檔文件材料的完整性及時性。

4.2.根據具體情況進一步建立健全工程總承包文件跟蹤管理網絡。把內部網絡系統作為主體，有效通過INTERNET網和電子郵件與各分包商進行緊密的溝通和聯系，根據總承包項目的工作程序和檔案工作自身的特點，布網、建點、設人，以點接線以線聯網，確保網絡覆蓋整個工程項目。

4.3.與工程技術、管理人員等相關方面進行有效的聯系。檔案人員要深入到施工現場與相關的工程技術管理人員進行緊密的溝通和密切的聯系，通過多種方式進行技術交流，督促相關人員對于項目的每一個環節進行深入細致的記錄，同時，在編制文件材料中涉及檔案方面的問題進行有針對性的解答，指導具體的案卷編制方法，以滿足檔案管理的要求。

5 EPC總承包項目檔案管理之過程控制工作中需要注意的問題

5.1.在實踐的過程中要有針對性的嚴格根據國家檔案局和相關的行業及業主檔案管理標準，來制定出相對應的與本工程實際情況相符合的檔案管理制度，進一步明確各自的職責和工作范圍，并和經濟責任制有效連接。例如：文件材料如果沒有按照相關的要求進行歸檔，就不能展開相對應的工程結算。

5.2在工程總承包項目的初始階段，總包項目部一定要有針對性的把檔案管理工作提到領導議事日程中來，并從根本上確保每一個負責人都具備檔案工作的分管責任。

5.3.由于工程總承包項目所涉及的單位十分復雜，并且各個分包商都不具備基本的專職檔案人員，在這樣的情況下，總包項目部一定要針對分包商的人員進行職業技能培訓，使他們的職業素養和綜合素質有效提升，為后續的檔案管理和歸檔工作夯實基礎。

6結語

綜上所述，有針對性的對于EPC總承包項目檔案管理之過程控制工作進行有效的分析和研究是十分重要而且必要的，在工程總承包項目當管理的過程中要統一規定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件等一系列相關方面內容，進行標準化管理，在最大程度上有效確保整個工程總承包項目檔案管理的有效性和一致性，使檔案管理工作實現平穩有序的推進。