汽車4S店內(nèi)控管理的常見問題及對策

陳潔

摘要：隨著行業(yè)競爭的日益加劇，內(nèi)控管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)提高管理水平、增強企業(yè)競爭力的重要管理方式。汽車4S店要結(jié)合自身業(yè)務(wù)活動特點建立內(nèi)控管理機制，降低經(jīng)營風(fēng)險，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。本文從分析汽車4S店內(nèi)控管理常見問題入手，提出問題的解決對策，期望對提升汽車4S店的經(jīng)營管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：汽車4S店;內(nèi)控管理;業(yè)務(wù)管控;財務(wù)管控

一、汽車4S店內(nèi)控管理的常見問題分析

汽車4S店在經(jīng)營過程中一直存在著重發(fā)展、輕管理的問題，導(dǎo)致汽車4S店關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏有效管理控制，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）業(yè)務(wù)管控力度不足

汽車4S店在汽車銷售、銷售服務(wù)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)關(guān)節(jié)存在著管控疏漏，常見問題包括：整車銷售定價機制不完善，可能導(dǎo)致銷售價格混亂，影響公司經(jīng)濟效益;在銷售環(huán)節(jié)，銷售人員在銷售業(yè)務(wù)中未及時對銷售線索進行跟進，導(dǎo)致客戶流失，影響企業(yè)的銷售業(yè)績;在車輛售后維修中，缺少對維修折扣的適當審批，可能導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失，甚至滋生舞弊;在事故車維修中，一些事故專員存在著擅自變更維修內(nèi)容的情況，以舊件代替新件，而導(dǎo)致客戶滿意度降低或公司經(jīng)濟利益受損。

（二）財務(wù)管控薄弱

汽車4S店的財務(wù)基礎(chǔ)工作薄弱，在財務(wù)活動中缺乏有效的管控機制進行約束，導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險增大。財務(wù)管控常見問題如下：汽車4S店的收銀人員發(fā)票開具不當，導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險。出納付款審核不嚴格，付款方式不恰當。會計記賬欠缺規(guī)范性，未定期進行往來賬款的核對，返利估算差異大造成收入成本不匹配。會計檔案沒有按照相關(guān)規(guī)定進行妥善保管，造成會計資料缺失、會計檔案管理混亂。財務(wù)部門缺乏對經(jīng)濟業(yè)務(wù)和資金運行的有效監(jiān)督管理，尤其針對重大經(jīng)濟事項缺乏事前預(yù)審、事中管理與事后評價，嚴重弱化了財務(wù)監(jiān)督職能。財務(wù)預(yù)算編制偏離4S店的實際經(jīng)營情況，在預(yù)算執(zhí)行中，費用審批流程不完善，經(jīng)常出現(xiàn)費用超預(yù)算的現(xiàn)象。

（三）風(fēng)險管控缺失

汽車4S店的風(fēng)險管控意識淡薄，尚未建立起完善的風(fēng)險管控體系，導(dǎo)致4S店在經(jīng)營過程中潛在著諸多風(fēng)險因素。汽車4S店的風(fēng)險管控常見問題如下：只對主要業(yè)務(wù)進行風(fēng)險管控，信用管理、投資管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)未作為風(fēng)險評估重點，致使存在管理漏洞。內(nèi)控評估的過程過于形式化，實際操作難以實現(xiàn)。已識別出來的風(fēng)險未及時采取有效措施進行整改，降低了風(fēng)險評估的效用。

（四）內(nèi)部審計監(jiān)督弱化

大部分汽車4S店都沒有專門的內(nèi)部審計部門，在業(yè)務(wù)開展過程中只是接受公司總部審計部門的監(jiān)督管理，使得汽車4S店自身的監(jiān)督管理弱化，難以對內(nèi)部控制建設(shè)與執(zhí)行進行監(jiān)督評價。并且由于審計工作方法落后、審計人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對關(guān)鍵業(yè)務(wù)的過程性監(jiān)督審查，所以導(dǎo)致審計工作效能偏低。

二、強化汽車4S店內(nèi)控管理的對策

（一）強化關(guān)鍵業(yè)務(wù)管控

1.加強銷售環(huán)節(jié)管控。汽車4S店要規(guī)范汽車銷售流程，制定相應(yīng)的制度，科學(xué)、合理的設(shè)置相關(guān)崗位，明確崗位職責并確保不相容職責的分離。銷售定價機制必須根據(jù)市場變化時時更新，杜絕銷售環(huán)節(jié)出現(xiàn)管理漏洞。在銷售過程中，由銷售顧問填寫銷售合同明確車價、贈送精品及相關(guān)衍生業(yè)務(wù)的金額，并報銷售經(jīng)理簽批，不允許銷售顧問擅自決定車輛銷售價格和贈送精品，合同必須要獲得客戶的簽字確認。避免在精品銷售、精品加裝、金融按揭、保險繳費、二手車置換等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不規(guī)范操作。

2.強化售后服務(wù)環(huán)節(jié)管控。汽車4S店要嚴格按照接待流程提供售后服務(wù)，在車輛進廠時認真核對派工單和客戶簽字認可的維修項目，杜絕出現(xiàn)小病大修。對于事故車而言，要保證事故車與保險公司定損單上的維修項目一致;在維修過程中，必須按照派工單上的維修項目進行維修，不得擅自更改或增加維修項目;汽車4S店還要加強配件的采購管理，特別是對于廠家采購以外的備件采購，每年度由售后部及銷售部對零部件供應(yīng)商，按照評估標準對供應(yīng)商的供貨及時性、供貨質(zhì)量、訂單到貨率、價格等進行綜合評價并形成供應(yīng)商評估報告。年度供應(yīng)商評估報告經(jīng)配件主管、用品主管復(fù)核后，交財務(wù)部備案作為采購配件的依據(jù)，以杜絕備件采購出現(xiàn)舞弊。

（二）加強財務(wù)內(nèi)控管理

1.強化財務(wù)審批管理。汽車4S店所有的資金支付都應(yīng)該由財務(wù)部進行復(fù)核，由公司管理層審批后予以開支。特別要明確各項資金支付的審批權(quán)限，按照支付金額的區(qū)間確定審批層級。每筆資金的支出要明確性質(zhì)、用途、金額等事項。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員發(fā)起后并將用款申請?zhí)峤坏礁鲗蛹夁M行審批，財務(wù)部門一定要認真審核原始憑證的真實性和合法性，針對重要業(yè)務(wù)產(chǎn)生的票據(jù)，要建立起雙簽制度，經(jīng)由不同審核人員進行復(fù)核。

2.強化資金收付控制。會計人員要根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，及時核對賬款的相關(guān)信息，尤其要跟蹤管理大額資金的收付是否到賬或撥出;財務(wù)部門要加強與業(yè)務(wù)部門的溝通聯(lián)系，了解業(yè)務(wù)活動情況，并及時與付款方和收款方進行對賬，掌握資金動向;財務(wù)部門要有資金支付的計劃性，確保資金額度滿足4S店的運營需求;財務(wù)部門應(yīng)加強應(yīng)收賬款管理，建立起應(yīng)用賬款信用機制，對客戶信用風(fēng)險進行評估，并做好應(yīng)收賬款賬齡分析工作，足額計提壞賬，與業(yè)務(wù)部門相互配合開展賬款催收工作，降低企業(yè)壞賬損失。

3.強化預(yù)算控制。汽車4S店應(yīng)提高預(yù)算控制在財務(wù)管控中的地位，通過預(yù)算執(zhí)行控制嚴把費用支出關(guān)。在預(yù)算執(zhí)行過程中，根據(jù)費用預(yù)算控制各項實際支出，定期對費用支出情況進行分析對比，找出費用預(yù)算執(zhí)行偏差。同時，汽車4S店還要進一步完善費用報銷程序，建立起費用預(yù)審制度，對于各項業(yè)務(wù)一定金額以上的費用采用預(yù)審制度。費用經(jīng)過預(yù)審后才能實際開支，避免費用發(fā)生時審批層并不知情，而過于被動。

（三）強化風(fēng)險管控

1.明確風(fēng)險管控重點。汽車4S店要有專人負責公司的風(fēng)險管理工作，由總經(jīng)理牽頭負責風(fēng)險管理工作的開展。風(fēng)險管理人員應(yīng)要深入到4S店運營的各個環(huán)節(jié)，在日常工作中根據(jù)業(yè)務(wù)重要等級和資金關(guān)聯(lián)程度，確定風(fēng)險管理重點，將銷售、采購、投資、財務(wù)以及信用等活動都納入到風(fēng)險管理范圍，消除4S店內(nèi)部管理漏洞。