大數(shù)據(jù)檔案管理信息化探索

【摘 要】 文章簡介了大數(shù)據(jù)對提高高職院校檔案管理水平，提高檔案利用率的促進(jìn)作用，提出利用大數(shù)據(jù)提升高職院校檔案管理水平的對策：收引進(jìn)復(fù)合型人才;加大檔案管理數(shù)字化資金投入;加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)輸入;高校共同建設(shè)檔案資源共享平臺，使各類檔案信息資源得到合理開發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】 大數(shù)據(jù);檔案管理;信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)滲入到各個領(lǐng)域，對社會經(jīng)濟(jì)民生產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，大數(shù)據(jù)憑借容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價值高、真實性強(qiáng)等特點，推動了組織結(jié)構(gòu)管理和決策行為模式的變革，為管理者提高工作效率、提升管理水平提供了科學(xué)先進(jìn)的理念，尤其是在高職院校檔案管理領(lǐng)域，面對繁復(fù)的檔案數(shù)據(jù)資源，管理者需要掌握大數(shù)據(jù)環(huán)境下的信息化檔案管理趨勢，采用有效的保障手段來促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高高職院校檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)高職院校可持續(xù)發(fā)展，以適應(yīng)新時期快速發(fā)展的高職院校信息化和數(shù)字化校園建設(shè)。

一、大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來

數(shù)據(jù)是一個國家的命脈，是21世紀(jì)的戰(zhàn)略性資源，當(dāng)前，全球新一輪的信息產(chǎn)業(yè)大潮中，各個領(lǐng)域正處于加速變革時期，大數(shù)據(jù)技術(shù)和應(yīng)用得到迅猛創(chuàng)新和突破。加快大數(shù)據(jù)發(fā)展，對高職院校提升管理能力、優(yōu)化服務(wù)水平、促進(jìn)創(chuàng)新發(fā)展有著重要的意義。大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)量巨大、來源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲和關(guān)聯(lián)分析，從中發(fā)現(xiàn)新的知識、創(chuàng)造新的價值、提升新的能力，催生新一代信息技術(shù)和服務(wù)業(yè)態(tài)。堅持創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，加快大數(shù)據(jù)部署，深化大數(shù)據(jù)應(yīng)用，已成為穩(wěn)定增長、促進(jìn)改革、調(diào)整結(jié)構(gòu)、惠及民生和推動現(xiàn)代化內(nèi)在需要和必然選擇。大數(shù)據(jù)就像水、礦、石油一樣，正在成為新的自然資源，挖掘資源中潛在的價值并加以開發(fā)利用，成為這個時代走向創(chuàng)富的重要條件。[1]

二、激發(fā)高職院校檔案潛在價值

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高職院校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是必然趨勢，也是實現(xiàn)校園信息化建設(shè)的必要條件。同時，大數(shù)據(jù)為高職院校檔案管理帶來了全新的發(fā)展契機(jī)。我們必須建立現(xiàn)代化的管理體系，以適應(yīng)新時代的需求，我們應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，確保高職院校檔案管理信息化建設(shè)更加科學(xué)、合理、高效，最大限度發(fā)揮檔案的價值。依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)建立起一座規(guī)模較大、信息完整的數(shù)字化檔案庫，讓以往在不同業(yè)務(wù)管理部門靜止的檔案資源流動起來，提升其利用效率，有效開發(fā)檔案的潛在價值，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的智能預(yù)測、精準(zhǔn)研判、高效決策等功能，準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容，發(fā)掘信息間相互內(nèi)聚性和關(guān)聯(lián)性，使檔案信息資料能夠更方便、更快捷、更準(zhǔn)確地被檢索、統(tǒng)計、分析、應(yīng)用，使數(shù)據(jù)信息有效地為高職院校未來的發(fā)展提供決策依據(jù)，真正發(fā)揮檔案自身應(yīng)有的價值。[2]

三、提高高職院校檔案利用率

高職院校的檔案主要包含教學(xué)、科研、師資、學(xué)生等幾大塊內(nèi)容，擁有龐大的數(shù)據(jù)量和重要的歷史信息資料，具有很高的利用價值，從檔案管理應(yīng)用層面上看，將檔案資源建檔、歸檔的主要目的，是為將來的開發(fā)利用提供歷史數(shù)據(jù)支撐。但是在以往的檔案管理過程中，要想查閱獲取檔案信息，需要經(jīng)過復(fù)雜的審批程序和查找流程，使得提取檔案成為了檔案管理工作中的瓶頸，導(dǎo)致檔案的使用率不高，也阻礙了對檔案信息的有效利用。為適應(yīng)新時期信息化大潮，各高職院校應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)工作的投入力度，確保檔案管理工作在實現(xiàn)信息化建設(shè)中獲得充分支持。檔案管理需要堅持探索發(fā)展路徑，優(yōu)化管理流程，改進(jìn)工作方法，提升業(yè)務(wù)水平、提高管理效率，既要升級管理體系，同時也要升級管理手段。大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理模式下，依托檔案管理信息化的持續(xù)開展，借助信息技術(shù)實現(xiàn)和現(xiàn)代化設(shè)備對檔案的數(shù)字化處理，把原始的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化成全數(shù)字化形式，實現(xiàn)快速檢索調(diào)用目標(biāo)檔案信息，對檔案資源進(jìn)行最大程度的挖潛，提升檔案資源的開發(fā)和利用程度。

四、提升高職院校檔案管理水平

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作將會發(fā)生巨大變化。不再停留于初淺的整理歸檔，而是要向數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘的模式轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)技術(shù)激活了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，大幅提高了檔案質(zhì)量，有效提升檔案資源的價值，拓寬檔案服務(wù)的廣度和深度。大數(shù)據(jù)對于提升檔案管理水平起到了十分關(guān)鍵的作用。如何做好大數(shù)據(jù)與檔案管理的融合，我們需要做好以下幾點。[3]

1、加快人才引入

在這場檔案管理信息化的革新中，得人才者得天下。合理的人才結(jié)構(gòu)更是信息化人才的核心與關(guān)鍵，不僅要求有各個層次的信息化技術(shù)人才，還要有精干的管理、營銷、法律和情報人才。然而在現(xiàn)階段，各高職院校只重視教學(xué)、科研，卻都忽視了檔案管理的重要性。由于檔案工作不易做出成效，少有業(yè)績產(chǎn)出，檔案管理部門通常被認(rèn)作為輔助部門、服務(wù)部門，或把檔案管理工作僅僅作為一個科室歸附于其他部門。很多院校的檔案管理崗位沒有清晰的職業(yè)規(guī)劃和上升通道，檔案管理工作人員沒有強(qiáng)烈的職業(yè)成就感，和專職教師或行政職能部門工作人員競聘職稱時處于劣勢，以至于檔案管理崗位吸引不了年輕高學(xué)歷人才，沒有新鮮血液加入檔案管理隊伍，造成檔案管理崗位隊伍日趨“老齡化”。

人才是大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的成功之本，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理信息化的新理念、新要求，轉(zhuǎn)變固有思想，樹立正確職業(yè)觀，是當(dāng)前檔案管理工作者的必修課程。于此同時，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫管理、計算機(jī)操作等業(yè)務(wù)水平，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)手段，深度挖掘檔案信息資源的存在規(guī)律和潛在價值，提升檔案管理水平。培養(yǎng)或引入專業(yè)型、復(fù)合型檔案管理的高素質(zhì)人才，是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的必由之路。[4]

2、加大信息化數(shù)字化資金投入

在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已無法滿足當(dāng)前信息化時代檔案資源開發(fā)和利用的要求，而基礎(chǔ)設(shè)施是保障檔案管理由傳統(tǒng)模式向的信息化數(shù)字化發(fā)展的物質(zhì)條件，對大數(shù)據(jù)時代下檔案管理建設(shè)增加資金投入，加快檔案管理信息化所需的技術(shù)設(shè)施建設(shè)，更新數(shù)據(jù)儲存、整理和分析的硬件設(shè)備，購置專業(yè)的檔案信息處理軟件是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，把檔案管理信息化納入信息化校園建設(shè)規(guī)劃中，加大經(jīng)費投入，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理信息化數(shù)字化，以滿足大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理需求。

3、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)輸入

大數(shù)據(jù)須采用分布式架構(gòu)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，和云計算的有關(guān)分布式處理、云存儲以及虛擬技術(shù)等密不可分，只有把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理的實際工作緊密結(jié)合起來，才能優(yōu)化和提升檔案管理工作。必須“走出去”，積極尋求有大數(shù)據(jù)背景的機(jī)構(gòu)，合作開發(fā)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。也要“請進(jìn)來”，讓合作機(jī)構(gòu)進(jìn)入校園，摸清高職院校的運行模式和管理特點，針對不同檔案需求，開發(fā)出先進(jìn)實用的，適合檔案管理的系統(tǒng)。同時，還需輸入先進(jìn)的檔案管理理念和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化數(shù)字化水平，提升檔案管理效能。

4、高校共同建設(shè)檔案資源共享平臺

大數(shù)據(jù)時代各類檔案信息呈現(xiàn)出開放性和多樣性，我們需要有一套符合時代發(fā)展的檔案管理模式，提高檔案管理的多元化發(fā)展。因此，各高職院校之間應(yīng)抱團(tuán)合作，共同建設(shè)檔案資源共享平臺，分級分層次地將彼此的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，進(jìn)一步推動各高職院校信息化數(shù)字化校園建設(shè)。同時，在共享平臺成員內(nèi)構(gòu)建一體化工作標(biāo)準(zhǔn)，建立健全組織體系，制定檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，明確相應(yīng)的職責(zé)，完善檔案管理的監(jiān)管制度，提高檔案信息的準(zhǔn)入制度，建立起檔案信息之間的互通對接工作，嚴(yán)格把控檔案檢索、統(tǒng)計、分析、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)，加強(qiáng)保護(hù)檔案信息和數(shù)據(jù)的安全。[5]

檔案不是枯燥的文字和數(shù)字，他是我們研究歷史、預(yù)測未來的重要資源，如何發(fā)揮檔案管理的作用，積極探索挖掘檔案深處潛在的巨大價值，是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代下能夠屹立潮頭的關(guān)鍵因素，高職院校檔案管理信息化建設(shè)是一項有劃時代意義的事業(yè)。加大對檔案管理工作的探索和研究，是高職院校長期發(fā)展中需要研究的內(nèi)容。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 劉欣欣試析大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.152-152.

[2] 曾建勛.大數(shù)據(jù)時代需要數(shù)據(jù)館員[J].數(shù)字圖書館論壇，2017（6）1.

[3] 張莉.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].現(xiàn)代信息技術(shù)，2017（09）.

[4] 衛(wèi)麗亞.“大數(shù)據(jù)”時代下的電子檔案建設(shè)趨勢[J].企業(yè)文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[5] 李曉輝.信息化背景下檔案管理改革初探[J].信息記錄材料，2018（01）.

【作者簡介】

董芳琳（1982—）女，浙江杭州人，本科，浙江金融職業(yè)學(xué)院研究實習(xí)員，研究方向：應(yīng)用心理學(xué)、人力資源管理.