財務共享服務中心信息系統應用設計

張少云

（內蒙古電力（集團）有限責任公司，內蒙古 呼和浩特 010020）

引言

縱觀國內外優秀企業實踐，財務轉型普遍始于共享服務，財務共享服務模式對于公司持續開展財務轉型至關重要。近年來，國內優秀企業紛紛響應改革要求，大力推進財務共享管理。一時間，財務共享服務中心建設呈現如火如荼的趨勢。在眾多建設財務共享服務中心的企業中，存在部分企業建設過程中出現難以掌控或協調的問題，最終導致財務共享服務中心建設失敗。而信息系統建設的科學合理性更是其中最關鍵的問題之一。根據企業自身特點合理設計適合的信息系統功能是在財務共享服務中心建設成功的基礎支撐。

一、財務共享服務的定義與發展趨勢

（一）財務共享服務的定義

財務共享服務中心（Finance Shared Service Center）通過將易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化，并由共享服務中心進行統一處理，以客戶需求為導向，根據市場價格和服務水平協議，為企業內部各業務單位提供專業化的服務，通常具有服務性、技術性、規模性、統一性及專業性的特點，目的是為整個企業提供高效、標準和優質的服務。財務共享服務中心是企業集中式管理模式在財務管理上的應用，其目的在于通過一種有效的運作模式來解決大型集團公司財務職能建設中的重復投入和效率低下的弊端。“財務共享服務”將集團內各分公司的某些事務性的功能（如會計賬務處理）集中處理，以達到規模效應，降低運作成本。目前，眾多世界五百強公司都已建立“財務共享服務”運作模式。

（二）財務共享服務的發展趨勢

縱觀共享服務的發展歷程，大致經歷了離散（單職能）共享服務、多職能共享服務、全球化共享服務（GBS）和綜合性共享服務（IBS）四個階段。從最開始的財務、人力資源和IT服務的單一服務職能逐步將綜合型、跨區域的全面共享服務中心發展。

財務共享服務是共享服務管理的重要組成部分。共享服務的價值也從單一財務、人力資源和IT服務逐步向跨地域、多職能方向發展。而在中國，財務共享是企業普遍熱衷和優先開展的內容。實踐中，限于職能管理壁壘，中國企業共享服務中心大多數屬于單職能財務共享服務中心。

（三） 財務共享系統建設的發展趨勢

優秀的信息系統是共享中心建設成功和高效運作的基礎報賬。縱觀國內外大型企業集團財務共享服務中心建設的成功經驗，完善的信息系統是確保共享服務中心高效運行和快速見效的基礎保障。隨著“云大物移”等新技術不斷普及和深化應用，RPA、AI等技術在共享中心應用越來越普及和深入，成為輔助財務管理轉型的重要手段。

共享中心信息系統應用示意

二、財務共享服務中心業務架構

實施財務共享管理后，企業的財務組織和職能一般來講將被劃分為戰略財務、業務財務和共享財務三部分。其中戰略財務通常由集團財務部承擔，業務財務由各業務單位的財務部門（屬地財務）承擔，共享財務通常由財務共享中心承擔。根據財務共享服務中心的職能定位，一般來講，它會聚焦于四個業務方向，分別是服務提供、業務運行、管理支撐和戰略銜接。

作為服務提供者，財務共享中心關注自身提供服務質量，建立并運作相應的管理機制和流程以確保服務質量保持高水平；業務運行是共享中心的核心業務，一方面聚焦于專業化的服務交付，另一方面為企業提供數據處理和分析等創新業務服務；管理支撐是共享中心運作的基礎保證，通過業務分析管控為質量評估輸入信息，促進共享業務運行持續改進；戰略銜接是共享中心通過分解集團戰略目標形成自身的管理目標，并通過業務運行分析為戰略目標監控提供基礎支撐。財務共享中心的四方面業務相互依托，不可或缺。標準化的業務服務框架是信息系統功能建設的必須要求。

財務共享服務中心業務架構示意

三、財務共享服務中心信息系統建設應用架構設計

根據財務共享服務業務架構，設計其應用架構和功能。共享中心信息系統主要包括用戶交互類應用、運營管理類應用和運營績效類應用三方面。用戶交互類應用管理業務內容包括業務執行的工作流管理、事件管理、報賬應用、協作工具、RPA應用和門戶集成等內容；運營管理類應用管理業務內容包括影像管理、文檔管理、知識管理和服務管理；運營績效類應用管理業務內容包括績效管理與服務管理。通用的系統架構總體如下：

財務共享服務中心通用信息系統應用架構示意

（一）用戶交互類應用

與業務架構中的財務共享中心業務運行部分相對應，用戶交互類應用，顧名思義是為業務用戶、共享中心用戶和管理用戶分別提供信息交互功能。各主要功能介紹如下：

1、財務自助應用：這是財務共享服務中心系統的主要功能。在具體的系統功能設計和建設中，財務自助應用中至少需要完成兩個層面的工作。一是為廣大報賬人員提供便捷的系統報賬應用，系統數據服務以及個人信息管理等內容；二是為財務共享中心人員提供豐富的管理功能。從而實現共享財務與業務財務的完美對接。分別概要介紹如下：

（1）自助業務處理

業務處理內容包括報賬人員在線提交服務請求、報賬單據管理、分類報賬業務入口、個人信息管理，以及與系統應用有關的服務管理。其中，數據管理服務因不同企業所用管理系統差異而各異。在員工自助服務平臺中，自助報賬是核心應用。一般按照費用報銷、應收應付、資產等業務進行區分。

（2）共享財務人員工作臺

財務共享人員以處理業務單據的方式接收來自業務財務的工作請求。在系統功能上，所有業務報銷報賬業務、數據處理業務等均以單據記錄。單據關聯財務共享系統或企業其他財務管理應用。

2、工作流：工作流是財務共享中心業務執行的主要功能。它是業務單據傳輸的紐帶。對于工作流應用，根據企業信息系統建設情況的差異，需要區別設計和建設。通常情況下，由于集團企業信息系統普遍較多。因此，大多數財務共享中心工作流功能建設會采用跨系統工具，以保證業務應用效率。在工作流應用建設方面，還應注意應用功能的靈活性，建設真正能夠隨時根據業務調整而調整的“柔性”應用，以減少系統功能后續運行維護的工作量。

3、門戶集成：通常企業的管理信息系統僅應用在內網。為了提高系統功能的易用性，近年來，越來越多的企業建設了移動應用工具。而對于大多數企業，財務共享應用的門戶集成則是通用選擇。它通過將企業的管理應用發布到內外或外網的門戶應用中，減少操作的復雜度，從而保證業務人員良好的應用體驗。

4、RPA應用：RPA應用通過設置自動工具，取代人工重復性勞作，從而大幅提升工作效率。在財務共享中心中普遍存在的數據處理業務（如對賬業務、主數據建立和大批量修改等）都可以應用RPA工作處理。

5、事件管理：財務共享中心與戰略財務管理和業務財務銜接的過程中，由于財務管理要求變化、服務管理等經常導致的共享中心業務和服務管理需求變化，因為，共享中心內部管理中，設置事件管理流程和相應的系統功能是必備的。

6、協作工具：是指財務共享中心與業務人員、共享中心內部的溝通協作，所采用工具一般包括呼叫中心、電話系統、郵件系統等溝通工具。

（二）運營管理類應用

與業務架構中的財務共享中心服務管理和支撐管理相對應，運營管理類應用，主要包括文檔影像管理、知識管理和服務管理的部分內容。各主要功能介紹如下：

1、文檔影像管理：由于企業集團往往分布與不同地區，通過建立影像管理系統能夠集中將業務單據傳輸至共享中心，大幅提高工作效率。一般影像管理系統業務是財務共享中心的必建系統。影像管理的主要功能包括影像上傳、在線取閱及歸檔管理等。

2、知識管理：與其他任何組織類似，共享中心通過知識管理不斷提升人員能力，增強組織的凝聚力，因此知識管理是共享中心通常會建立的系統功能。具體功能主要包括知識存儲、獲取、知識共享、和創新管理等內容。其所支持的業務內容包括財務業務動態、專業知識、規章制度、辦公技能管理等。

3、服務分類管理：建立財務共享中心為業務財務和戰略財務服務的目錄，以指標和服務水平協議為核心，構建共享中心的服務框架。在系統功能上，體現為服務目錄，服務管理工作臺，整合服務內容管理。

（三） 運營績效類應用

與業務架構中的財務共享中心績效管理和大部分服務管理業務相對應，運營績效類應用，主要包括調查工具、績效管理和服務報告管理等功能。各主要功能介紹如下：

1、調查工具：收集并整合財務共享中心在提供服務的過程中所產生的服務類數據，用以支撐快速計算共享中心的服務指標數據，支撐財務共享服務報告快速出具。

2、績效管理：以流程數據為基礎，提供實時共享人員績效監控與定期績效分析的功能，支持共享中心卓越運營提升。該功能能夠在現場大屏上實時跟蹤共享流程，及時發現操作問題，定位流程瓶頸；提供定期考核及績效分析報表以支持運營提升。

3、服務報告管理：服務報告是財務共享服務中心績效的總結與分析，其中主要包括財務績效、內部運營、客戶服務、學習與成長四個維度的表現情況總結，同時針對考核主體，以報告/報表的方式展示績效結果。

四、 財務共享服務中心信息系統建設的難點與應對

信息系統功能建設是財務共享中心建設的重要組成部分，因此，在建設財務共享中心信息系統時，同時也要關注與系統建設相關的業務設計、組織變革以及共享中心運行的持續改進。一般來講，企業集團在建設財務共享中心信息系統時，必須注意和認真面對的主要難點和應對方式如下：

（一） 系統建設與業務建設并重

財務共享中心建設不僅僅是完成系統功能建設，還需要結合既有信息系統功能變化、企業集團財務轉型提升需求重點開展業務設計工作，以確保財務共享中心能夠平順過渡到新的業務模式下。因此，各方建設團隊組建和工作開展應統一協調，形成建設合力，才能保證建設成功實現。否則，將造成系統功能與業務實際脫節，浪費人力物力。

針對此問題，在建設共享中心系統功能時，需要聘請具有豐富共享服務中心建設經驗的項目團隊；并且在實施過程中，需要業務咨詢顧問同步介入，與系統開發團隊工作開展工作。雙方有機結合，不可脫節，務必將業務與功能緊密結合。

（二）財務共享中心建設不是簡單的核算集中，而是復雜的組織變革

財務共享中心建設不是簡單的信息系統+標準流程，更涉及到企業的組織、人員調整。因此，在建設過程中更需要關注共享中心的服務特性，關注業務建設、服務質量、持續改進等內容，方能確保建設成效。

財務流程只是其中一部分內容，需要全面考慮中心建設的各個環節要素，協同推進，才能確保財務共享服務中心建設達到預期目標。

（三）共享中心系統如何確保持續高效運行

部分企業在進行財務共享服務中心建設時，沒有業務與系統發展的總體規劃，只是將人員集中、設定標準的流程后開展業務。在此種模式下，財務共享中心往往無法持續高效高質運行。

在完成共享中心信息系統功能初步建設后，更應根據共享中心實際運行成效，不斷引入新的工具，建設及更新更有力的功能，與業務發展同步進行系統功能持續優化完善，才能確保共享中心系統建設時效性，對集團財務的發展形成有力支撐。

五、結語

信息系統建設是財務共享中心建設的基礎保證。其建設過程不是一蹴而就的。在開展建設工作時，要遵循信息系統建設的一般規律，參照先行企業的優秀做法，既不可追求完美，建設過度；更不可疏于管理，無法滿足業務需求。在建設過程中要緊密結合業務需求，扎實打好基礎，保證功能性、靈活性與可擴展性兼備，方能支撐起不斷變化的業務需求，助力財務共享中心持續改進。