科技報告文獻質量控制研究*

黃曉林 王 輝 夏艷紅 黃 卉

（湖南省科學技術信息研究所 湖南 長沙 410001）

1 研究背景

科技報告是科研人員為了描述其從事的科研、設計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進展和結果，按照規定的標準格式編寫而成的特種文獻[1]。在我國，科技報告作為政府科技管理部門要求科技項目承擔者強制提交的技術性文件之一，與科技項目關系密切，是對科技項目科學技術內容的完整闡述，對科研項目的監督管理和科研成果的繼承創新有重要價值，是重要的國家戰略資源。

我國自2012年啟動國家科技報告制度建設以來，覆蓋全國的科技報告工作體系已基本建立，科技報告收藏量增長迅速。截止到2018年12月，國家科技報告服務系統已收藏各類科技項目產生的科技報告16萬余份，各省科技報告系統也已收藏科技報告數百至萬余份。但是由于我國民口的科技報告工作開展時間不長，許多問題尚在探索階段，導致在科技報告數量激增的背景下，收藏的科技報告質量參差不齊、監督管理功能未完全發揮和利用率較低等問題顯得尤為突出。文獻質量是科技報告質量的重要方面，它是指科技報告的表述、語言格式以及內容陳述等層面的基礎質量[2]，一般包括元數據規范、語言語法、篇章結構和格式規范等。作為科技報告質量的基礎，文獻質量的優劣直接影響科技報告的可讀性、內容的完整度，影響后續的科技報告資源挖掘和利用。

2 文獻回顧

科技報告制度起源于美國，科技報告質量控制研究最早也開始于美國。1996年，美國學者Wang即提出了信息質量IQ四維評價體系[3]，隨后美國政府對其加以利用頒布了《信息質量法案》，提出了包括客觀性、實用性和完整性的三級信息質量控制體系，對包括科技報告在內的政府信息質量作出了原則性的要求[4]。朱麗波、裴雷等在我國最早開始研究科技報告質量控制與評價，提出了科技報告質量評價指標體系設計的原則、方法、描述框架和參考體系，并將科技報告質量分為文獻質量、專業質量和效益質量3個層次（如表1所示）[2,5]。任惠超等參考借鑒國防科技報告評價經驗，將科技報告質量分為科學價值、編制質量和使用價值3個方面，將科技報告質量評價分為驗收階段和收錄1～2年后兩個階段，并分別賦予不同的評價指標及其權重[6]。宋立榮等就科技報告資源建設中存在的類型眾多、管理環節繁雜、標準不統一等問題，提出了提高科技報告資源質量的對策建議[7]。喬振、高巍等提出了基于PDCA循環的科技報告全面質量管理流程，探討包含質量管理標準、質量管理主體、質量管理方法和質量管理流程的科技報告全面質量管理內容；并從科技報告質量控制與評價標準、評價指標體系、控制與評價方法對山東省的科技報告工作現狀和存在的問題進行了分析梳理[8-9]。陸海燕等則分析了影響農業領域專業研究所科技報告質量的具體因素，并提出了加強宣傳指導和進行指標評價的質量控制工作思路[10]。

表1 科技報告質量評價體系層次構成[2]

綜上所述，科技報告質量由多方面構成，文獻質量是其中的基礎性質量。但是已有的研究中，只有少數研究將文獻質量單獨列出來研究，有些研究僅提及某些指標，尚未見有專門針對科技報告文獻質量控制的相關研究。本文從科技報告文獻質量影響因素、評價指標體系構建和質量提升策略3個方面對科技報告文獻質量控制問題進行了研究。

3 影響科技報告文獻質量的因素分析

關于科技報告文獻質量的影響因素，部分學者的研究已有提及，但尚未見完整的闡述。本文認為，影響科技報告文獻質量的因素主要包括：科技報告政策規范的制定及宣傳、撰寫者的認識和寫作水平、項目的屬性及實施情況和科技報告審核的控制。

3.1 科技報告政策規范的制定及宣傳

科技政策和規范標準是科技報告質量控制的原則依據。在政策制定方面，國家已經發布《關于加快建立國家科技報告制度的指導意見》和《國家科技計劃科技報告管理辦法》，各省也陸續發布了科技報告相關指導意見和管理辦法，為科技報告工作的開展提供了政策依據。在規范標準上，國家已發布了《科技報告編寫規則》（GBIT 7713.3—2014）、《科技報告編號規則》（GBIT 15416—2014）、《科技報告元數據規范》（GBIT 30535—2014）和《科技報告保密等級代碼與標識》（GBIT 30534—2014）4個國家標準，這4個標準為科技報告的撰寫提供了通用性的規則。科技報告工作體系雖然已基本實現了全國覆蓋，但各地方出臺對應的配套政策情況不一，對科技報告政策和規范標準的宣傳力度也不一。這些都會影響科技報告工作的落實情況，進而影響科技報告文獻質量。

3.2 研究者的認識和撰寫水平

研究人員作為科技報告工作的主體之一，是科技報告初稿撰寫的直接責任人。研究者對科技報告的了解程度和態度將直接影響其撰寫出的科技報告文獻質量。對科技報告政策背景、工作流程和撰寫要求有較多了解的研究者，如已經參加過相關學習培訓的，或者以往提交過科技報告再次提交報告的，往往也能撰寫出文獻質量較好的科技報告。而對科技報告了解甚少，或存在應付監管等被動情緒的研究者，往往對科技報告工作不夠重視，撰寫的科技報告文獻質量也較低。另外，研究者的撰寫水平也體現在文段結構的布局、語言的表達、用詞的把握上。撰寫水平的高低影響研究內容的表達是否準確到位，以及報告的可讀性，從而影響科技報告的文獻質量。撰寫水平影響科技報告文獻質量這一情況在中小企業承擔研發項目產出的科技報告中較為突出。

3.3 項目屬性及其實施情況

國家雖然已經出臺了4個標準來控制科技報告的文獻質量，但是不同科技項目類型千差萬別，其形成科技報告的難易度也不盡相同。科技項目根據其科技活動性質可以分為基礎研究、應用研究、試驗發展、研究與發展成果應用、推廣示范與科技服務、生產性活動6個大類。前3類屬于研發（R&D）科技項目，有大量的理論和數據支持，項目團隊也多為大學或科研機構，撰寫科技報告較容易，科技報告文獻質量也較高；而后3類屬于非研發（非R&D）科技項目，常見的創新成果轉移轉化、新技術推廣示范、科技平臺建設、科技扶貧等類型的活動均屬于非研發類科技項目。這一類項目往往更注重經濟或社會目標的實現，而研究性活動和直接產生的科學數據往往較少，且項目的實施團隊層次不一，部分團隊研發能力較弱，有的項目承擔單位甚至是農民專業合作社。因此，這部分科技項目產出的科技報告內容質量和文獻質量也往往參差不齊。

項目的實施情況直接關系到研究內容是否得到充分研究，有沒有達到預期的研究目標。由科技報告的定義可知，項目研究的過程和結果數據是科技報告的重要內容。沒有較好地實施執行的科技項目，其科技報告內容完整性欠缺，文獻質量也必然受到影響。

3.4 審核的控制

科技報告形成初稿提交后，必須經過科技管理人員的加工審核，存在問題的還需要退回給作者修改，直至合格，才能審核通過成為終稿，并根據報告密級，面向公眾提供報告摘要或全文。因此科技管理人員對科技報告加工和審核標準的把控，將直接影響科技報告終稿文獻質量。目前的科技報告加工審核工作均是由人工完成，部分科技管理部門實行二級審核（初審和復審）制度，而有的科技管理部門則實行一級審核（一審終審）制度。各科技報告管理機構之間在審核時沒有嚴格的統一規范，因而在文獻層面的審核控制難免出現疏漏和嚴格程度不一的問題，導致科技報告終稿的文獻質量不一。

4 科技報告文獻質量評價指標體系

科技報告文獻質量的影響因素作用于科技報告形成的全過程，影響著科技報告文獻質量的所有構成要素。對科技報告文獻質量的構成要素進行整理并建立評價指標體系，可以有效地對科技報告文獻質量進行定量評判。合理的科技報告文獻質量評價指標體系也是科技報告文獻質量控制的重要工具。

已有的研究中，裴雷[2]、朱麗波[5]和任惠超[6]等均提出了科技報告質量評價體系，但這些科技報告評價體系比較宏觀，關于文獻質量的評價指標較少也較抽象，不夠具體，或者在實際評價中應用較困難，尚需進一步細化。

本文基于作者工作經驗和專家建議，運用頭腦風暴和專家調查問卷的方法，首先列出了所有的科技報告文獻質量評價指標，然后在此基礎上對這些評價指標進行歸類，形成了基本信息質量、結構布局質量和正文格式質量3個一級評價指標（如表2所示）。再以定義清晰具體、可操作性強為原則，對每個大類下的評價指標進行篩選整理，最終確定了14個二級評價指標。評價指標層次結構關系及其說明如表3所示。該指標體系中指標具體、易于評分，可以為科技報告文獻質量評價提供參考。

表2 科技報告文獻質量一級評價指標

表3 科技報告文獻質量二級評價指標

5 科技報告文獻質量提升策略

科技報告文獻質量是科技報告質量的基礎，直接影響科技報告文獻的可讀性和知識傳播效果。本文根據科技報告文獻質量的影響因素和評價指標構成，提出有針對性的科技報告文獻質量提升策略，改善科技報告質量，提高科技報告的文獻價值。

5.1 細化政策落實，提供規范、有代表性的范文模板

國家和各省雖然已經制定了科技報告相關的政策，但是這些多為規范性和原則性的指導文件，而各個科技項目屬性不一，都有具體的研究對象。有些項目，尤其是生產應用類的項目，在撰寫科技報告時找不到合適的參考范文，導致撰寫時無法確定格式規范和內容取舍等問題。這一情況，不少基層科研人員和科技管理人員也有反映。因此，有必要依據這些已出臺的文件，結合實際情況制作更接近實操層面的指導手冊，以指導包括提高報告文獻質量在內的具體工作。針對不同科技活動類型的科技項目，對其撰寫的要點進行區分和明確，并提供相應的優秀科技報告模板或范文，以供科研人員撰寫科技報告時參考。

5.2 加強宣傳培訓，提升科研人員撰寫能力

在科技報告工作中，科研人員是科技報告的撰寫者，是科技報告文獻質量最重要的責任主體，同時科研人員也是被管理者，是科技管理活動的被動接受者，傾向于被動接收科技管理人員發出的信息。因此要提升科研人員的撰寫能力，提高科技報告的文獻質量，需要科技管理人員加強宣傳培訓，積極主動地把工作做到高校、科研機構、醫院和科技企業等基層單位，并建立高效便捷的科技報告線上、線下指導咨詢服務途徑。為科研人員解讀科技報告政策，講解科技報告撰寫、提交的規范和要求，對科技報告撰寫、提交過程中的常見問題及時進行解惑，以培養科研人員的科技報告意識，提升科研人員的科技報告撰寫能力。

5.3 明確審核分工，實行多層次審核

審核是從管理者的視角對科技報告質量進行查驗和控制。產生科技報告的科技項目屬性多樣，且科技報告大部分篇幅較長，有的甚至多達上百頁，另外不同審核人員對審核業務的熟悉程度不一，因此“一審終審”的模式往往不能較好地控制科技報告的文獻質量，而多層次的審核則可以有效避免這一問題。將科研人員撰寫完成的科技報告，首先經由項目承擔單位的科技管理部門進行科技報告內容的真實性和完整性的初審，通過的科技報告再提交到科技報告管理中心。科技報告管理中心實行二級審核制度，提交上來的科技報告首先經過初級審核員的初審，初審通過的再進行修改加工，使其形式上更為規范統一，然后由經驗豐富的高級審核員對初審加工后的科技報告文獻質量進行復審確認，復審通過的，即可認為審核通過。其中任意環節不通過的，科技報告都將退回到下一級審核者或者科技報告作者，進行返工修改，直至合格。

5.4 落實評價制度

關于科技報告評價，已有一些學者做了研究，提出了不同的科技報告評價體系。但是目前尚未發現這些研究應用于實際工作中的報道。科技報告評價可以對科技報告的文獻質量、專業質量和效益質量進行評定，分出高低優劣。評價為優秀的科技報告，不但表明被評報告形式規范、內容專業、參考應用價值大，更是對科研工作者所做工作的肯定，反之則表示不但科技項目產生的科技報告質量存在問題，科研工作者所做的工作可能也未被重視，甚至是不被認可。科技報告工作應及時啟動科技報告評價機制，推動以評促改，倒逼科研工作者重視科技報告文獻質量的提升。

5.5 納入項目管理考核，實施激勵機制

科技報告是科技項目的成果產出之一，應將科技報告工作納入項目管理流程，嚴格執行《關于加快建立國家科技報告制度的指導意見》[11]和《國家科技計劃科技報告管理辦法》[12]的有關要求。將科技報告的提交，作為項目結題驗收的必備條件之一；將科技報告的提交情況和評價結果，作為對科研單位和科研工作者后續滾動支持的重要依據。使撰寫質量合格的科技報告成為完成科研項目的基本要求。同時引入激勵機制，對科技報告工作完成較好的先進單位和個人給予適當的表彰和獎勵，提高科研工作者重視科技報告工作、提升科技報告文獻質量的積極性和主動性。

6 結語

科技報告既是科技管理部門進行科技項目監督管理的重要工具，又是科研工作者開展后續科研活動的有益參考，還是公眾了解財政科研投入產出的有效途徑。作為科技報告的基礎性質量，科技報告文獻質量將直接影響科技報告的可讀性和內容的完整度。科技報告文獻質量受科技報告政策制定及宣傳、研究者的認識和撰寫水平、項目屬性、項目實施情況及審核控制等因素的影響。建立科技報告文獻質量評價指標體系可以明確文獻質量構成要素。通過細化政策落實，加強宣傳培訓，優化審核流程，實施評價、考核和激勵機制，有助于提高科技報告文獻質量。