軍工企業(yè)資產(chǎn)檔案信息化管理實(shí)踐與探索

/神舟實(shí)業(yè)總公司

軍工企業(yè)是國(guó)防建設(shè)中的核心力量和重要支柱。多年來(lái)，軍工企業(yè)依靠國(guó)家財(cái)政撥款和自主發(fā)展，已經(jīng)形成了具有一定規(guī)模的國(guó)有資產(chǎn)，國(guó)有資產(chǎn)的充實(shí)為科研生產(chǎn)能力、創(chuàng)新創(chuàng)造能力和企業(yè)綜合實(shí)力提供了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。其中，資產(chǎn)檔案管理作為固定資產(chǎn)管理中的重要組成部分，以企業(yè)的產(chǎn)品研制和生產(chǎn)為需求，為新時(shí)期軍工企業(yè)各項(xiàng)工作得以順利開展提供了強(qiáng)大的物質(zhì)保證。如何能夠做好資產(chǎn)檔案管理工作，探索出適合軍工企業(yè)的資產(chǎn)檔案信息化管理模式已成為不容忽視的問(wèn)題。因此，針對(duì)當(dāng)前管理中存在的問(wèn)題，必須加快信息化建設(shè)的步伐，運(yùn)用快速發(fā)展的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)替代傳統(tǒng)的手工數(shù)據(jù)管理模式，是新時(shí)期軍工企業(yè)者面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、資產(chǎn)檔案管理發(fā)展歷史與現(xiàn)狀

軍工企業(yè)從建國(guó)初期至今發(fā)展已約70年時(shí)間，經(jīng)過(guò)了大半個(gè)世紀(jì)的時(shí)間跨度，在發(fā)展的不同時(shí)期，資產(chǎn)檔案管理方式本身就存在很大的差異性,大致可以分為2個(gè)階段。

第一階段是從建國(guó)初期到計(jì)算機(jī)普及使用前，管理方式主要采取純紙質(zhì)檔案管理，所有資產(chǎn)需要根據(jù)類別分別進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。管理過(guò)程中需要多人參與，并且檔案的建立過(guò)程復(fù)雜，容易出錯(cuò)。

隨著時(shí)代的變遷和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，資產(chǎn)檔案管理發(fā)展到了第二階段，即慢慢過(guò)渡到紙質(zhì)檔案+計(jì)算機(jī)管理的模式，這種模式也是當(dāng)前使用的資產(chǎn)檔案管理的主要方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)上電子表格和數(shù)據(jù)庫(kù)等工具的應(yīng)用，使檔案的信息整理、保管和統(tǒng)計(jì)可以進(jìn)行電子化存儲(chǔ)及處理，通過(guò)電子檔案的實(shí)施來(lái)有效節(jié)省人力，同時(shí)可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)方便的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和生成相應(yīng)報(bào)表等功能，提高了檔案的使用效率。

通過(guò)對(duì)2個(gè)階段的橫向管理來(lái)看，它們的管理方式主要采取計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的條塊式管理體制，如資產(chǎn)檔案管理中的房產(chǎn)檔案分別由企業(yè)中房產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門和發(fā)展計(jì)劃部門等多個(gè)部門共同管理，同時(shí)管理中采取自底向上的層級(jí)化管理模式。

二、存在的問(wèn)題

1.管理手段落后，管理效率低下

目前，仍有許多軍工企業(yè)在資產(chǎn)檔案管理上采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)或紙質(zhì)+電子存檔的管理方式，這種落后的管理手段容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、統(tǒng)計(jì)困難等諸多問(wèn)題。同時(shí)，由于資產(chǎn)管理需要從下到上的集中統(tǒng)計(jì)，容易造成數(shù)據(jù)重復(fù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)缺失統(tǒng)計(jì)等問(wèn)題的同時(shí)發(fā)生。通過(guò)歷次的清產(chǎn)核資盤查可以看出，這種管理方式效率非常低下，造成人員浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，并且使人員陷入到各種矛盾數(shù)據(jù)的泥潭中不可自拔。

2.數(shù)據(jù)詳實(shí)性難以保證，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)性不連續(xù)

在資產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，房產(chǎn)、土地等資產(chǎn)檔案模板和檔案主體框架有具體的編制要求，但是由于個(gè)人的主觀因素，容易造成檔案中一些細(xì)節(jié)的描述存在著不夠詳實(shí)，甚至是無(wú)任何描述的問(wèn)題。而且，同一個(gè)人在不同時(shí)間編制的檔案詳實(shí)度也可能存在很大差別，容易增加后期資產(chǎn)檔案使用的難度性。同時(shí)，紙質(zhì)檔案在較長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)后會(huì)造成檔案受損或遺失等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，而電子檔案易遭受病毒和木馬攻擊等，這些都給資產(chǎn)管理帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)。

3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)沒有有效地統(tǒng)一和整合

軍工企業(yè)資產(chǎn)管理通常都會(huì)涉及到單位內(nèi)部多家二級(jí)企業(yè)或者部門，通常二級(jí)單位填報(bào)的檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、缺項(xiàng)、矛盾等情況，這給軍工企業(yè)資產(chǎn)管理的一致性帶來(lái)了困難。而且，要核實(shí)每家單位具體數(shù)據(jù)的真實(shí)性需要投入大量的人力和物力，這為后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和統(tǒng)一管理帶來(lái)了問(wèn)題。此外，由于各家單位資產(chǎn)管理是先各自歸檔，再上報(bào)企業(yè)總部統(tǒng)一匯總管理，所以使企業(yè)總部在多次清產(chǎn)核資盤查過(guò)程中無(wú)法對(duì)資產(chǎn)實(shí)施有效的管理。

4.多頭管理，所有者和使用者職責(zé)不明

“多頭管理，職責(zé)不清，所有者缺位”的問(wèn)題，本源是因?yàn)檐姽て髽I(yè)資產(chǎn)檔案管理中的管理制度問(wèn)題。由于資產(chǎn)所有者的缺位加上資產(chǎn)管理本身所具有的不透明性，造成資產(chǎn)的所有權(quán)與使用權(quán)混淆。同時(shí)，資產(chǎn)又分散在多家使用單位，這從客觀上增加了資產(chǎn)管理的難度，從而導(dǎo)致賬物不符、家底不清、利用率低、財(cái)產(chǎn)流失等問(wèn)題的出現(xiàn)。此外，由于多個(gè)部門在資產(chǎn)管理中均承擔(dān)相似的角色，且同一個(gè)固定資產(chǎn)使用者和所有者分屬多個(gè)不相同的機(jī)構(gòu)，這就造成了固定資產(chǎn)管理中存在多種角色交叉，責(zé)任不明、職責(zé)缺失的問(wèn)題。

三、解決措施

近年來(lái)，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)的快速發(fā)展，軍工企業(yè)資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作也在不斷的推進(jìn)和發(fā)展。資產(chǎn)檔案管理的本質(zhì)是對(duì)數(shù)據(jù)的管理，如何做到數(shù)據(jù)的正確性、連續(xù)性、統(tǒng)一性、共享性是解決資產(chǎn)管理多個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)。為此，筆者提出了軍工企業(yè)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需求，旨在借助最新的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)在資產(chǎn)檔案管理上的探索和突破，逐步并最終解決資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題。

1.資產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化

在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下提出建設(shè)全新的軍工企業(yè)資產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，通過(guò)全新系統(tǒng)建設(shè)可以完全替代原有手工模式和電子化文件模式。管理信息系統(tǒng)采用B/S軟件架構(gòu)設(shè)計(jì)，以便于用戶使用和系統(tǒng)升級(jí)，檔案信息數(shù)據(jù)不再保存于檔案管理員本地，而是統(tǒng)一保存在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中。此外，將系統(tǒng)設(shè)計(jì)為面向服務(wù)的SOA系統(tǒng)，系統(tǒng)中檔案組件可以當(dāng)做對(duì)外提供服務(wù)必要的數(shù)據(jù)和操作，使得資產(chǎn)檔案能夠真正的打破密封的獨(dú)立系統(tǒng)管理，為企業(yè)的ERP、CRM、人力資源管理等其它系統(tǒng)提供必要的數(shù)據(jù)支持。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)的校驗(yàn)和數(shù)據(jù)的連續(xù)性保證

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，考慮到資產(chǎn)管理中易出現(xiàn)的數(shù)據(jù)正確性問(wèn)題，所以重點(diǎn)加強(qiáng)了這部分內(nèi)容的設(shè)計(jì)防護(hù)。首先，要求系統(tǒng)在用戶錄入完檔案數(shù)據(jù)后，能夠根據(jù)錄入數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行校驗(yàn)和匹配工作，糾正并提示錄入數(shù)據(jù)不完整或錄入數(shù)據(jù)存在重復(fù)的問(wèn)題，以保證錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不會(huì)存在缺失和重復(fù)現(xiàn)象。其次，錄入過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)之間可能存在的耦合現(xiàn)象進(jìn)行模糊查詢處理，以保證數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)前后矛盾和不一致的現(xiàn)象。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)非常珍貴，不能允許數(shù)據(jù)有任何意外問(wèn)題發(fā)生，所以系統(tǒng)采取雙服務(wù)器雙機(jī)熱備，每臺(tái)服務(wù)器單獨(dú)采取RAID盤陣的方式，以保證數(shù)據(jù)不會(huì)丟失，同時(shí)系統(tǒng)能夠提供持久的服務(wù)，以確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性。

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，考慮到資產(chǎn)管理中易出現(xiàn)的數(shù)據(jù)正確性問(wèn)題，所以重點(diǎn)加強(qiáng)了這部分內(nèi)容的設(shè)計(jì)防護(hù)。首先，要求系統(tǒng)在用戶錄入完檔案數(shù)據(jù)后，能夠根據(jù)錄入數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行校驗(yàn)和匹配工作，糾正并提示錄入數(shù)據(jù)不完整或錄入數(shù)據(jù)存在重復(fù)的問(wèn)題，以保證錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不會(huì)存在缺失和重復(fù)現(xiàn)象。其次，錄入過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)之間可能存在的耦合現(xiàn)象進(jìn)行模糊查詢處理，以保證數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)前后矛盾和不一致的現(xiàn)象。

3.系統(tǒng)權(quán)限、數(shù)據(jù)完整性和安全性設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采取基于角色的權(quán)限分配，主要為系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員、檔案操作員和用戶4級(jí)管理權(quán)限模式，通常一個(gè)用戶只具備一種權(quán)限。軍工企業(yè)各家二級(jí)單位的相關(guān)管理人員可以通過(guò)檔案操作員權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和錄入，但錄入完成后需由更高級(jí)別的業(yè)務(wù)管理員進(jìn)行審批操作后方可正式歸檔，以進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)的正確性。同時(shí)，打破層級(jí)的管理模式，采取扁平化的管理手段，由各二級(jí)單位和部門根據(jù)權(quán)限設(shè)置用戶，不再單獨(dú)依據(jù)部門和職級(jí)設(shè)置管理賬戶。但各級(jí)用戶對(duì)檔案的增加、刪除和修改等操作均需在更高一級(jí)權(quán)限的用戶審批后方可進(jìn)行，但查詢數(shù)據(jù)不受限制，這樣可以充分保證數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，考慮到網(wǎng)絡(luò)的特殊環(huán)境，系統(tǒng)后臺(tái)對(duì)所有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，以確保數(shù)據(jù)的安全性。

4.數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性設(shè)計(jì)

系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)支持打印格式的定制，可以根據(jù)資產(chǎn)管理類別設(shè)置不同的打印模板，考慮到現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案依然需要繼續(xù)存檔的需求，因此將模板設(shè)計(jì)為可以直接存檔的格式，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)錄入完成后可以直接打印并存檔，而不需要再進(jìn)行額外的紙質(zhì)文檔編輯工作，以此保證紙質(zhì)存檔和電子存檔的一致性，可節(jié)約大量時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)，系統(tǒng)支持報(bào)表的導(dǎo)出操作，可以根據(jù)資產(chǎn)清產(chǎn)的要求選取合適的數(shù)據(jù)進(jìn)行一次性統(tǒng)一導(dǎo)出操作，以避免多家單位數(shù)據(jù)的不一致性，以及確保數(shù)據(jù)的正確性和有效性，提高管理效率。