高校財務報銷難成因及對策

暢蓓

關鍵詞：財務報銷;成因;高校

基金項目：天津市普通高等學校本科教學質量與教學改革項目：“基于產教融合的經管類專業應用型創新人才培養模式的改革與實踐”（項目編號：171006604B）

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2019年3月24日

人才是立國之本，教育是強國之路。在實現社會主義現代化強國進程中，國家不斷加大對教育的投入，財政撥款不斷增加，科研經費投入力度加大，各項財務資金來源多元化，導致高校財務核算報銷工作日趨繁瑣、業務更加復雜。與此同時，高校資金用途的精細化、規范化管理，促使財務報銷審核流程更加嚴格，給高校財務管理帶來了嚴峻的挑戰。“財務報銷難”已經成為繁瑣審簽報銷手續的代名詞。因此，破解高校財務報銷難的問題，對提升高校財務科學、有效管理具有重要的現實意義。

一、高校財務報銷難成因分析

財務報銷難的問題主要體現在支出報銷簽批手續繁瑣、現場報銷等候時間過長、發票審核不合格易退單、經辦人不熟悉報銷流程等。其主要原因如下：

（一）高校相關財務制度不完善。《高等學校財務制度》為高校財會從業提供了宏觀的指導法規，但對財務報銷標準的描述較為籠統，使得財務人員在工作中缺乏明確依據，很多高校的財務報銷制度都是靠實際報銷工作經驗總結而來，缺乏統一而完善的報銷審核制度。經費管理制度混亂，在普通業務支出或者教職員工差旅費報銷時，無計劃的支出會造成無法報銷;審批制度不完善，會造成財務人員可能無法取得合理合法的原始憑證，從而無法獲取有效信息;預算制度欠缺，將導致編制預算無法對應具體項目，對資金調度和使用造成阻礙。缺乏完善和統一的制度，給財務工作帶來巨大阻礙，審核工作復雜，財務人員在核算經費使用時的工作量劇增，增加經費管理難度。

（二）高校財務信息化建設滯后。目前，高校開通網絡申報報銷平臺可以有效緩解報銷排隊耗時長的問題，但也存在一些弊端。信息化財務軟件包括財務預算、工資、銀行來款及對賬、學生勞務費發放、學生收費、學生津補貼查詢、合同管理、憑證綜合查詢、銀企互聯、公務卡發放等功能模塊。但實際可以應用到工作中的模塊少之又少，各功能模塊之間相互獨立，無法資源共享。各操作員需要重復錄入相同的變更信息，有些模塊例如“銀企直聯”還會因第三方銀行軟件的技術不支持而無法正式投入使用。而且財務信息系統與各部門管理系統之間也無法建立有效連接，資產招標與采購、科研項目負責人審簽、師資隊伍建設、教務處教學系統等，均無法互通有無，未能實現各部門間的信息化溝通與共享。

（三）高校財務人員配備嚴重不足。教育事業的發展，高校辦學規模持續擴大，高校教育經費增多，教育資金總量成倍增加，導致財務報銷業務量驟增，對財務人員的需求日益加大。由于受到招聘人員學歷、工作經驗、編制等各種條件的限制，每年新進財務人員寥寥無幾。導致目前高校財務人員總量嚴重不足、人員結構不合理、學歷學位較低。實際工作中，現場報銷人員在處理業務的同時還需不斷接聽電話解決教職工的各種問題，也需不停接待隨時前來插隊咨詢報銷細則的經辦人，審核到一半的業務經常被打斷，與此同時還要安撫焦急等待的報銷經辦人，長此以往，超負荷的工作壓力和焦慮的工作環境加重了財務人員的心理負擔，降低了財務工作的質量和效率。比如天津中德應用技術大學，在職教職員工人數由2014年初的498人增長至2019年3月的977人，增長率高達96.18%。目前，學校財務核算科只有4人負責報銷，其中3人審核制單，1人核算支出，報銷工作壓力很大。

（四）高校財務管理人員和報銷人員信息不對稱。財務制度依照國家新政策和實際工作經驗不斷更新和進步，教職員工對于新制度、報銷流程、業務操作細則等信息的掌握較為有限。盡管高校財務部門在第一時間利用校內辦公網絡平臺將財務制度和報銷流程公開上傳，方便師生及時查閱和學習。但教師往往將精力投入在教學與科研任務上，對新財務信息知之甚少。老師由于忙于教學，往往委托其他老師來咨詢和進行票據傳遞。經辦人畢竟不是業務當事人，對于業務并不清楚，一筆報銷業務來回跑幾次財務處，效率極低。

（五）高校財務報銷簽批環節返工率高。領導簽批實行“一支筆”制度，是報銷流程里至關重要的一環，也是經常出現二次報銷的一環。經辦人將填有開支指標的報銷單，根據金額范圍找各院系、行政部門負責人簽字，支出金額較大的需要該項目或部門的分管校領導簽字審批。高校的中高層公務繁忙，往往身兼教學、科研及行政數職。經辦人能找到相應負責人簽批實屬不易，因高校管理層對財務政策制度掌握相對有限，簽批的單據因為不符合財務制度規定而被退單，都需再重復簽批流程，增加簽批環節的返工率。

雖然網絡化報銷系統的實施可以緩解這一矛盾，經辦人將簽批完畢的報銷單據封袋投入投遞箱，再傳遞到財務審核人員手中，解決了現場排隊耗時長的問題，但財務人員審核過程中也時常發現漏簽字，簽錯字的現象，結果依然是按照制度退單，仍然無法避免重復簽批，反而耗費更多時間和精力。

二、完善高校財務報銷難對策建議

（一）建立健全財務審核報銷制度。目前，我國高校的財務制度及相應經費管理制度有待進一步梳理，規范制度是財務報銷工作的基礎，完善的規章制度可以使每一筆出款都有據可循。根據工作實踐把現有的財務制度進行修整和匯總，淘汰已經不合時宜的舊制度，重新匯總建立新的財務報銷制度，有利于規范學校經費的開支和讓財務人員在進行財務問題解釋時有據可循。財務報銷制度可細化為：財務業務問題解答、報銷業務流程、出差業務流程、合同業務流程、收費業務流程。工作中應嚴格按照財務制度執行報銷，制度是紅線，一切觸及紅線的不合理經濟支出予以拒絕支付。項目經費支出涵蓋人員支出、公用支出、專項經費、科研經費、固定資產等，也應分別建立完整的財務報銷審核制度，利用校內網絡平臺面向全校師生進行宣傳推廣，既要保證財務工作人員熟練掌握本部門制度和報銷流程，又要確保報銷人熟知自己報銷的業務相關手續，與此同時積極與各部門及各項目負責人進行良好溝通，督促管理層對開始指標簽批的流程進行了解，實行高校財務制度公開化、透明化管理。

（二）優化高校財務信息共享平臺。高校在優化財務信息化建設時應成立信息化小組，根據工作中的實際需求，因地制宜地制定符合財務信息化發展要求的宏觀規劃和發展策略。要求信息化小組的工程師將信息系統的數據代碼進行規范和統一，在規范數字資源的基礎上，使各部門之間可以在統一信息系統內實現聯動互通，真正意義上的實現信息化共享平臺，達到數字化資源共享的目的。把各部門及二級學院的信息有效地進行串聯，將全校電子信息透明化，保證數據可以準確及時地實現共享，同時提升高校財務管理的水平。

（三）推選財務秘書，彌補財務人手不足。高校各行政部門和各二級學院推選一名固定人員為財務秘書，由財務人員對其進行集中財務知識指導和培訓，其主要職責是對教職員工提供的原始票據進行歸集整理，檢查報銷的開支指標是否允許列支、填寫大小寫金額是否一致和正確、各級簽批手續是否齊全等。通過信息化辦公，在全校范圍內建立財務秘書聯絡群，進行電子單據的傳遞、及時高效的通知相關財務報銷文件。財務秘書作為財務部門與全校師生的橋梁，節約了教師的報銷時間，使教職工有更多的時間和精力投入教學工作中，同時彌補了財務人手少的不足，節省了財務人員的審核答疑時間，提高報銷速度。

（四）增設財務志愿者，對報銷發票進行初審。受高校人事編制、部門工作效率、績效考核等諸多限制因素的影響，短時間內增加財務人員編制可能很難實現。為此，財務部門領導可與學生工作部和經貿管理學院負責人協調溝通，由這兩個部門聯合推選學習優異、綜合能力強的學生代表重點培養，由財務志愿者從事簡單而重復性強的工作，例如發票信息是否準確、多張發票及原始票據如何粘貼、如遇打車出行經辦人需要怎樣填寫外出事由、網絡報銷封袋單據的收集與傳遞等。現場指導報銷經辦人需要辦理的手續，發現手續欠缺或票據不合格，經辦人可及時回去補全，手續齊全的可繼續留在現場排隊等候報銷。財務志愿者對財務票據進行初審，既有效地解決報銷人排長隊、耗時長的棘手問題，又大大節省了財務審核人員的時間，在每天的工作時間內辦理更多筆業務，大大提高工作效率。

（五）加強與其他部門關于審批權限的溝通，減少信息不對稱。高校財務業務往往需要幾個部門聯動配合完成，財務部門只是根據審批文件最后進行審核付款。高校財務報銷人員主要分為校領導、行政部門中層、二級學院負責人、科研項目負責人及師生。根據報銷業務的不同主要分為教育事業支出業務和科研經費支出業務，為了減少信息不對稱，應對不同報銷人進行分別培訓。校領導、行政部門中層、二級學院負責人、科研項目負責人掌握報銷簽批權限，應普及財務簽批制度、教學經費收支管理規定、科研項目支出管理辦法、經濟類支出合同審簽權限，以便簽批過程中更好地了解自身職責、明確各項經費的使用規范、正確使用簽批權限。學校教職員工主要負責業務經辦，應熟知各種業務的報銷流程和注意事項，通過對財務信息的學習，可以熟練掌握根據業務類型和總金額找到相應開支指標負責人進行審簽，以便能夠得心應手地處理報銷業務。明確自己的權利和義務便于更順利地開展報銷工作，減少因信息不對稱而造成的“耗時長”問題，有效地避免經辦人重復簽批，同時也提高了財務報銷工作的效率。

（六）加強財務政策宣傳力度，展開財務相關知識宣講會。首先，利用信息化辦公建立學校財務處網頁，將與日常工作相關的財經法規、財務制度、報銷申請表單等文件上傳，方便全校師生學習和下載。當制度或者申請單有調整時，第一時間通過校辦公室面向全校進行通知。將財務各類業務報銷流程“制度上墻”掛在財務報銷大廳，同時制作宣傳冊下發二級學院和各行政部門方便師生隨時查閱。建立財務微信公眾號，上線財務處手機大廳，包含學生學費查詢、教職工工資查詢、財務最新通知等實用功能，宣傳推廣財務知識;其次，定期開展財務報銷宣講會，從基礎的票據粘貼方法、大小寫規范書寫、報銷申請表填寫須知，到報銷流程、網絡報銷平臺報銷操作方法等進行宣傳普及。增強與二級院系與各行政部門間的溝通、透明化財務信息、規范報銷票據、糾正報銷盲點、減少二次報銷，進而提高財務工作效率，減輕報銷矛盾。

總之，我國高校財務報銷問題由來已久，如何利用各種資源提高財務報銷工作效率，是徹底解決“財務報銷難”的根本問題。

主要參考文獻：

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