大數據背景下檔案信息化建設的問題與對策研究

房霞

【摘 要】隨著互聯網的發展和移動終端的普及，互聯網數據急劇增長，大數據應運而生，人們的工作、學習都深受大數據的影響，各企業的檔案管理也不例外。因此，企業如何做好大數據背景下的檔案信息化建設工作，受到社會各界的共同關注。

【關鍵詞】大數據背景；檔案信息；問題；對策研究

一、大數據概述

1.大數據的定義。大數據的概念最早是由全球著名的咨詢公司麥肯錫所提出，但是關于大數據的具體定義，每個人的看法各有不同。有人認為大數據是一種依托信息技術，對數據進行收集整理和分析的形式；也有人認為大數據是通過計算機的高速運轉，對一些有參考價值的信息進行分析，至今對大數據仍未有一個統一的界定概念。

2.大數據的特征。雖然大數據并未有一個統一的界定概念，但是其擁有自己專屬的4種特性。

（1）大量的數據。如今許多人通過互聯網搜尋自己想要的信息，或者在互聯網活動中會留下許多有關于自己的個人信息。依據以上兩點，計算機可以從中獲得數量繁多的各類數據。

（2）低密度價值。以前人們只需在一個相對有限的范圍內，搜尋自己想要的各類信息，但是隨著大數據內容的增加，人們需要從一個較大的范圍內搜尋自己所需要的信息內容。對比之下，數據的可利用性呈現了低密度價值。

（3）較快的處理速度。互聯網資源容納了越來越多的信息內容，為了滿足用戶的搜尋體驗以及更好地管理這些信息，就需要提高信息的處理速度，只有較快的信息處理速度才可以顯示出大數據時代下的高效信息管理優勢。

（4）多種數據模式。在傳統信息化模式下，數據的表現方式主要為圖文和表格，但是在大數據背景下，有動畫、音頻等多種數據模式。

二、大數據背景下企業檔案信息化建設的必要性

1.提升檔案管理效率。在大數據時代，企業可以運用檔案信息管理系統合理分析企業內部的信息內容，研究不同數據之間存在的因果聯系，使企業可以站在科學的角度，對企業內部未來的人力資源狀況進行準確預測。總體而言，企業內部的檔案管理工作中所經過的每個流程都可以在大數據的背景下進行，使企業的人力資源工作始終在具有科學理論依據的情況下完成，從而提高了檔案管理工作的效率，提高了檔案管理工作的質量。

2.實現科學化管理。早期的企業檔案管理工作，往往是在工作人員常年積累的工作經驗的基礎上開展的，僅能為企業人力資源管理工作提供有限的幫助。然而在大數據的幫助下，企業可以針對人力資源管理工作進行相關人員培訓，對人員比例、崗位職責等內容進行信息化處理，將其系統地記錄在檔案中，并對這些信息內容進行相關對比，實現量化的管理模式。在這種管理模式下，企業內的檔案管理工作更具科學性。

三、企業檔案信息化建設的現狀

1.信息內容來源過于簡單。信息內容來源只有檔案，內容所覆蓋的信息十分有限，且具有較高的相似性，主要表現在以下幾個方面。①對檔案信息的填寫不足以體現個人特征。②在個人考核評價內容中，也存在抄襲現象，許多企業員工的評價內容十分相似，無法看出個人特征。③檔案撰寫的內容篇幅有限，每位員工僅書寫一份工作總結，就是年度考核表，所填寫的文字部分僅占據A4紙張面積的2/3大小，無法詳細反映每位員工在全年中的工作業績，且受限于檔案的保密要求，當事人無法通過查閱自身檔案，檢查檔案內容是否齊全，更不能做到隨時補充和完善。

2.資金分配不合理。企業管理層主要思考的問題在于，如何在這種情況下謀求更高層次的發展，只能選擇將更多的經費投放在人才培養以及科研等領域。此外，企業管理層不重視檔案管理工作的信息化建設，不能投入足夠的經費，使有的企業缺乏基本的檔案保管硬件設施，有的企業只配備了電腦與掃描儀，個別企業雖然采用了較為先進的檔案信息管理系統，擁有了專屬的服務器，但是其卻并未與互聯網和其他系統相連接，無法自動收集大數據信息，更無從談起使用云計算等技術。

3.不能充分利用檔案。目前，各企業中的檔案信息主要用于企業日常管理中的信息統計，偶爾可以滿足外界的信息查詢需求。檔案管理系統中的主要信息是將原有的紙質檔案進行電子化，所含的信息內容量較小，只能反映當前人力資源現狀，無法借用大數據進行人力資源管理過程中的細節量化，更不能預估企業人力資源的未來發展趨勢。

4.缺乏相應的企業檔案管理人員。近年來，隨著我國經濟市場的不斷繁榮，企業的數量和規模正在逐年增多，需要進行管理的檔案數量呈直線上升趨勢，企業內的檔案管理工作內容日益增加。現階段，許多企業內部缺乏相應的檔案管理人員，即便設置了專人進行管理，但這些人員往往缺乏專業的檔案管理知識，甚至有的企業聘用兼職人員進行檔案管理，這些人員礙于本職工作，沒有足夠的精力完成檔案管理工作。

5.檔案管理工作的信息化程度較低。近幾年，雖然已經有一些企業在推進檔案管理工作的信息化進程，但是仍然存在企業內信息化水平較低的現象，例如有的企業僅將信息化水平停留在打印檔案目錄的階段。如此一來，不僅無法對檔案信息進行分類與匯總，而且也無法檢索所需的檔案信息，甚至有的企業使用紙質檔案來完成檔案管理工作。此外，由于部分企業的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通過手工完成，浪費人力。

四、改善企業檔案信息化建設工作的對策

1.加強企業教職工的檔案管理意識。檔案資料對企業的發展十分重要，因此，企業應從管理層做起，加強對檔案管理的重視程度。在日常工作中，企業應通過有效的宣傳和教育手段，向企業員工普及檔案管理的相關知識，使其認識到檔案管理的重要性。在這種氛圍下，從事檔案管理工作的人員才能從內心深處對這份工作產生熱愛之情，才能將這份工作做到盡善盡美。

2.增強企業檔案管理的信息化程度。近年來，隨著企業對檔案管理工作的改革，檔案管理逐漸走向信息化。現階段，所強調的檔案管理信息化，是指用電子化載體代替傳統的紙質檔案，用動態管理模式代替靜態展示模式。在信息化建設過程中，要注意聽取檔案管理人員所提出的種種意見，選取適用本企業管理模式的管理軟件，逐步提高信息化建設水平，完成信息化建設工作。

3.健全檔案管理數據平臺。若想合理運用大數據進行管理，要做到數據標準與數據開放。針對房地產開發公司的工程管理而言，如果將企業的工程管理檔案信息同時存放于一個數據平臺中，建設一個大數據檔案信息管理平臺。在此平臺上，運用大數據技術，可以對相關的檔案信息數據進行深入對比，例如可以分析出工程實際工期進度和計劃工期進度的差距，方便工程管理方及時進行工期施工調整，加快工程施工進度。

五、結語

以大數據為背景下的企業檔案管理信息化建設是一個漫長的歷程。在該過程中，企業要意識其重要性與必要性，使檔案管理信息化建設為其人力資源、工程管理等工作提供強有力的支撐。現階段，全國范圍內的多個企業及事業單位的檔案數字化工作正處在建設與驗收階段，相信在不久的將來，數字化、大數據化的檔案必將全面建成。

【參考文獻】

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